（1）開頭，概括性說明制定意見的緣由，目的或依據。常用“現提出如下意見”作為承啟語轉入意見的主體部分。　　（2）主體，主體部分解決“如何認識”和“如何解決”這兩個問題。結構安排上應先寫原則性指導意見，後寫具體性指導意見；先寫理論性認識，後寫解決辦法。內容較多篇幅較長的意見，可以用序號或小標題形式排列，以使結構更清晰明朗。　　（3）結尾，上報的意見，結尾可提出請求批轉的要求，如“以上意見如無不妥，請批轉各地（單位）執行。”　　下發的意見一般要求下級結合實際情況貫徹執行，有的還可以提出在貫徹執行中遇到的困難和問題及時上報或結合本單位實際情況制定具體實施方案的要求。

擴充套件資料：

範文：

（發文單位名稱 ） 關於 （發文事由） 的覆函（文種）

×××:

（單位） 關於 （來函的標題） 的來函收悉。 （有關工作） 計劃，經（單位）上報已下發到 （有關單位貨部門） 。關於 （具體計劃或工作問題），要求應按照 （工作執行標準）的計劃形式，要 （向有關部門） 說明。

因此，關於 （發文的事由）問題，應以 （工作計劃或標準） 計劃為準

×××（公章）

×年×月×日