想要提高會議效率，開會前一定要做好充分準備，包括會議的議題要明確，會議的參會人員要明確，參會人員一定要提前熟悉會議議題的相關材料，參會人員一定要自行準備相關的資料和材料。

只有會前準備充分，會議時才能減少一些不必要的時間浪費。例如，開會時，對於會議議題的材料，只用說主線，不用說細枝末節，只用說重點，而不用說前因後果。這些內容，都應該事先由會議主辦部門將其內容提前跟參會人員進行溝通，達成一致，只有達不成一致的內容，才在會上研討並最終拍板定案。只有這樣才能縮短不必要的會議時間。

會議的議題一定要聚焦，且不可寬泛和發散。開會的目的，是匯聚眾智、凝聚共識的一個過程，所以，會議召開時，商議的議題一定要有針對性，太過天馬行空的議題，應該在會前進行收斂，否則，只會浪費所有參會人員的時間。當然，以發散思維為主的務虛會則不受此限制。

例如：公司某產品的銷售業績下滑，要開會研究解決方案。如果會前準備不充分，會議議題失去焦點的話，整個會議就會成為一個推諉扯皮的會議。有的人可能說是渠道出了問題，有的人會說是廣告宣傳不夠，有的人會說待遇太差導致銷售人員流失，有的人會說產品給渠道的銷售補貼太少。如果是這樣的會，一定是毫無意義的。

所以，對於這樣的會議，一定在事前，由主辦部門預先與相關部門溝通，找出資料依據，然後擬定議題來討論。就拿上面的議題為例，市場部門經過分析，發現是產品的代理渠道減少了20%，所以，產品銷量下滑了25%，這就找到了問題的焦點，渠道的問題。那會議就要針對補齊渠道或是增加渠道補貼等具體的工作來商議，這樣，會議的議題就聚焦了，浪費的時間就少了。

會議是否有效率，會議的主持人很關鍵。會議的主持人如果不能控場，任由會議人員毫無邊際地發言，或是毫無時間限制的發言，會議就會議而不決，拖泥帶水。

好的主持人，要首先明確會議人員的發言時間，不得超過多少分鐘，發言是否有資料支撐，必須要事先提供相關的資料。其次，在與會人員發生爭執的時候，主持人要能控場，並從中協調或引導，避免會議陷入僵局，影響會議效率。最後，會議要有決策者和定案人，使得會議各方意見最終形成一個結論，避免會議議而不決，毫無用處。

為保證會議效率，會議的各項基本紀律必須要遵守。例如：會議期間，不得看手機，避免分心，影響會議效果。再例如，會議發言時長必須遵守，保證所有參會人員都能得到充分的意見要求。

還有會議發言的順序也要講究，會議主辦部門要首先發言，相關責任部門要盡到把關和提意見的責任，同時，決策層的發言也要講求順序，避免一把手先發言定論，其他人無法發表不同意見，這樣才能在充分論證和商議的情況下，把商議事項的各方面都能夠討論到，規避風險，保證會議效果。

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會議的把控是全程性的，會前準備、會中組織、會後總結督查環環相扣，一個環節出問題就可能影響會議實效。下面以動員部署會為例，講講如何提高會議實效。

動員部署會的目的主要是：統一思想、凝聚共識，部署任務、明確責任，啟動工作、加快推進。圍繞這一目的，要重點把握好幾點：

（一）部署什麼事。開展這件事的背景、依據（任務源）、必要性、重要性、緊迫性、內容、涉及物件多寡如何，是不是一定要透過正式會議形式來佈置，是馬上要開還是過一段再開。可以透過發放檔案通知、口頭告知等形式佈置的，一律不再專門開會。

（二）哪些物件需要參加。原則上涉及到需要承擔綜合牽頭、具體辦理、督辦任務的主體都要參加，只是承擔輔助、間接任務可透過會議以外方式另行告知的主體可以不通知參會。根據會議規格、要求確定相關主體參會人員具體層級，該領導參加的通知領導參加，該經辦參加的通知經辦參加，不要動輒要求“全體出動”或隨意要求層層領導參加。

（四）具體怎麼做。動員部署時，不能泛泛要求、虛頭巴腦，要明確事項的目標、原則、要求、具體內容、實施方式、步驟、保障等。切忌漏掉重要事項和關鍵環節。注意不能一味照搬照抄，要結合本地、本部門、本單位實際情況、特點提出有針對性、可行性的措施。對於一些敏感點和重大注意事項，還需要重點佈置提醒。

（五）誰來做、做什麼。沒有把人員分工明確下去，會議就等於沒有開。部署任務時，要明確各個具體任務的細化分工責任，明確牽頭、協辦主體，有時還要明確到具體責任人。任務內容、實施標準、提交成果要明確具體可操作可考核，不能泛泛要求、無從下手。

（六）什麼時間完成。沒有時限的任務，完成起來往往是遙遙無期的。對於上級有明確時限的任務，部署時要根據上級要求倒排工作時間、細化各項任務時間節點，適當提前完成。可自主確定任務時限的，要根據任務重要緊急情況、難易度等情況合理確定總體時限和分項任務時間節點，以保質保量完成任務。

（七）怎麼督查督辦。督查督辦機制是推動任務落到實處的重要保障。動員部署時，還要明確具體督查督辦主體、形式、要求、時間點，如有必要還要明確具體的獎懲要求。

一、利用企微雲移動OA軟體管理會議室

透過企微雲會議助手，微信實現會議室查詢、一鍵通知開會、掃碼或搖一搖簽到、上傳會議紀要等事情。同時，透過嚴格的流程規範，幫助企業落實會議任務執行，實現會議全程管控。這樣的操作徹底解決了傳統中大公司會議管理中會議預定人工排隊，紙質版會議簽到、會議紀要手動操作記錄等問題。

二、支援移動端進行預約會議室

可以運用企微雲會議助手在PC端和電腦端進行操作的OA辦公系統，不論企業成員在何處，都可以透過系統檢視會議室狀態，選擇好開會時間段，系統會自動識別出該時間段的空閒會議室，簡單又便捷。

三、進行移動端簽到

像傳統大公司開會議一般至少二三十個人，會議簽到需要準備很多紙筆，不僅浪費時間還加重企業辦公成本。而利用企微雲辦公OA會議助手，只需要透過在企業微信上新增會議相關功能，擁有管理許可權的人員自行新增第三方應用，可以在手機端或者PC端管理後臺進行。

四、利用OA軟體記錄會議紀要

會議紀要全程不需要紙筆，透過系統自動記錄，只需要進入系統後臺就可以檢視、分享、複製會議紀要，方便又便捷。

總體而言，利用移動辦公OA軟體來進行會議開展，可以實現無紙化、同時可以規範會議流程，提高會議效率。除此，會議領導者要把握好開會的時間，會議時間越長效率越低。

辦文、辦會、辦事是各級辦公室的主要職能，其中會議管理在一個單位正常運轉中發揮的作用不可小覷，雖然大會小會天天有，但是如果要讓各類會議順暢高效、達到預期目標，沒有嚴格會議工作機制是不可能的，下面我就如何讓公司會議效率變高談一下我個人的看法：

1.會議制度的制定。開會的目的是解決問題，自然如果沒有問題那就不要開會！但在公司管理過程中，這樣那樣的問題勢必很多，這就要求公司首先要有一個完善的會議管理制度，這是一個工作規則，一旦規則制定下來，後續大家按照規則辦事，一級管一級的事，一級負責一級的事，那麼這個效率自然就會很高！會議管理制度需明確以下內容：會議的名稱、研究議題和參會範圍，當然還可以包括會議的議事規則等內容。

2.會議前的準備。包括會議通知的印發、會議內容的提前醞釀、會議現場佈置（幻燈、投影）、會務現場服務（茶水服務、茶歇），會議材料列印（影印、列印）、會議簽到（簽到表）、會議材料印發（文印服務）、會議招待（餐飲服務、費用報銷）等多項內容，同時要注意與辦會的酒店或者物業部門溝通協調，需要提供什麼樣的標準等等！

3.會中、會後的注意事項。包括會議記錄、紀要的制定和印發，參會領導的接待服務，迎來送往等環節。辦公室還承擔著重要事項的督查督辦原則，針對會議議定事項開展部署落實和定期的督查督辦，定期反饋以及會議精神的貫徹落實等等內容，這些都是能夠讓會議順暢高效的重要原則，需要再具體的實踐當中逐漸體會！

高效的專案會議一定要有以下因素：1、具體的專案細節；2、具體的專案負責人；3、具體的完成時間；4、進度完成的監督人；5、切實可行的備用方案；

本人專業專案經理，有一點點感悟，供大家參考：

2、滿足【1】的前提下，會議前準備好會議的主題、材料，提前通知參會人員，並提供會議的主題、材料，確保所有參會人員都明白本次會議是為什麼而開，以及會議需要達成的一個目標；

3、會議過程中，專業人講專業問題，針對問題提供解決方案，可以多套由大家選擇決定，並做好會議紀要，會議的主題內容確保大家都瞭解領會，分配的工作確認都明確；

4、會議結束後，整理好會議紀要發放到各個參會人手中（電子版、紙質均可）；

簡單概括就這麼些，其實高效的會議需要大家的共同努力，一兩個人是起不到太大作用的，並且影響會議程序的因素很多，在會議過程中及時修正調整。

彙報專案工作會議要點

1.專案進展如何?

2.困難是什麼？

3.解決辦法？

4.取得什麼成績？

5.下週將會做什麼？