事在人為，建議如下：

1. 帳單送達時間。通常物流/快遞是每個月對帳一次，而每月公司要求帳單的核準是有期限的，如每個10日前完成。所以需要求物流/快遞公司帳單在每個月5號前要送達，以便有時間核對。

2. 分開部門。要求每個部門自己做好對帳明細表給到財務（根據公司實際需要製表格欄位），每個月5號前送達。

要求：1）各部門平日裡寄件或走物流，就要當天及時製成表格及時更新填寫

2）各部門要在物流/快遞明細表上註明清楚快遞單號或物流單號，哪用途，以便會計歸入帳目。如下圖參考

3）若是碰到兩三個部門交叉的一起寄件或走物流，需要在物流底單/快遞單上註明各部門數量/金額分攤到這兩三個部門中去。這平日裡要各部門寄件負責人相互交流，把各部門依自己部門實際產生的費用自己更新在每個月的對帳明細裡。這是可以要求各部門做到的。

3）同時要求各部門要依不同物流/快遞公司分開物流/快遞底單和快遞對帳明細表給到財務。如下圖參考

4）收到各部門的對帳明細，若提交不完整的或填寫不規範的，需要退回原部門讓重新更新。這需要財務人員自己要監督催促各部門做好。

3. 分開不同物流/快遞公司對帳。 把各部門送上來的帳單依不同快遞公司分開，這樣各物流/快遞的整個月帳單就集齊了。先對下所有快遞單有沒有相符，再對下金額是不是相等。這樣一個個快遞公司對過去就可以了。為對帳方便，各部門提交的對帳明細可以依相同快遞公司就整合在同一張表格裡。如下圖參考

4. 發現問題的對帳單，請通知快遞公司的同時，一併通知到相關部門，讓雙方核對清楚。並要求及時更正。帳單沒問題之後，可以通知開稅務發票。

5. 有了這帳目清楚的表格，甚至可以分析到各客戶，各部門及其它類目產生費用。每個月帳目清楚，及時更新，則一整年度的帳目就非常清楚，一目瞭然。

首先說幾個重點：“原始憑證”就是那些從物流公司或者快遞公司發貨的單證，這個最重要，必須有雙方人員簽字而且保留好。假如有單據丟失，將會給以後的對賬帶來很大麻煩，而且單據最好要按照發貨時間順序整理好。切記這是重中之重！（一般大型企業會有條件的話保留類似單據5年以上）

有條件的話要求發貨部門建立發貨臺帳，每次發貨都註明時間、運輸公司、目的地、甚至運價等資訊，和發貨單據一一對應；這樣每月彙總一次可極大的方便對賬。

話說回來，對賬這項工作關係到承運商和本公司的利益，本就不是一項圖省事的活，一味的只想怎麼省事，難免會出現錯誤，弄錯了不是損害了承運商的利益就是讓公司蒙受損失。