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1 # 美文隨享
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2 # 不知道說什麼好了啊
看完《九段秘書》之後,感受頗多,想的也很多!最直接的觸動莫過於從一段秘書到九段秘書工作過程中的不斷細化,直至標準、流程的建立,結合自身所涉及的工作性質,不禁引發了對如何實現員工職業化的思考與借位!
個人認為,要實現員工職業化,應從以下三個方面做起:一、標準化;二、規範化;三、流程化。標準化即“做正確的事”,規範化即“正確的做事”,流程化即“團隊協作”,三者缺一不可。只有做好以上三方面,才能稱得上是一名職業化的員工,才能算是職業人。
標準化是員工實現職業化的前提和保障。我們在做任何事情都要有標準,才能達到預期的結果。還記得兒時學過一個成語叫“南轅北轍”,方向不對,即便是付出再多的努力也是白費力氣,只有定好了標準,確定了方向,才不會事與願違,才能夠成功。標準建立的過程即目標達成的過程,我們在平時的工作中要以標準導向,以標準為導向,才能確定努力的方向。大到企業發展戰略的制定,小到車間員工的日常操作,無一不是以標準為引導。
規範化是員工實現職業化的途徑。標準確定之後,如果不對行為加以引導,如果不對過程加以規範,很難取得成功。很多剛入職的新員工都曾發出這樣的感慨:拿著操作規程不知道怎麼去幹。因為太多的操作規程只是當初建立的標準,沒有規範化的過程引導,很難以正確的方法達到標準。任何崗位都是這樣,要杜絕憑經驗幹,過程必須規範,不但要細化,還要具有可操作性。
流程化是工作傳遞、銜接的保證。要實現我們公司的願景,是需要我們整個巧媳婦團隊共同努力的事,只有做好上下工序的銜接,本著“上工序為下工序服務”的態度,才能推動企業向前發展。回想起中國足球之所以屢戰屢敗的原因,其中大部分不乏為後衛之間相互“踢皮球”,而前鋒很少能夠拿到球,更談不上射門了。
工作累吧?因為沒用系統來工作來自專欄
高效學習
這次想和大家分享思維導圖職場應用,自己在職場中,不斷的應用思維導圖,慢慢的發現,導圖可以幫助你係統的工作,進而提升我工作的效率和質量。也有很多同事來找我詢問相關的問題,所以,忍不住想分享給大家。
這次分享的目的很簡單,主要想解決在職場中,最常見又覺得很難解決的問題,例如:經常忘記自己做了什麼事情,雖然感覺自己做了很多;自己每天像救火隊長;經常做不好事情;感覺自己能力提升很慢等。
一、導圖好處
看到上面的截圖,是不是可以非常明顯的感覺到:思維導圖因為有主分支,次分支,用關鍵詞等與生俱來的特性,所以,導圖至少會有以下好處:
1.思維導圖可以省時間,快速的進行搜尋,因為用的都是關鍵詞。
2.可以提升聯想,因為可以從主分支,此分支進行不同角度的深入思考。
3.可以提升我們的邏輯,而不是亂糟糟的,不管是寫報告也好,還是做計劃也好,包括做PPT,也可以用思維導圖先把PPT的邏輯先理順,然後做每頁的PPT的時候,就會很快。
二、導圖系統化應用
初步認知了思維導圖之後,具體舉一個在職場上,非常經典的,用系統的思維來工作的案例:
九段秘書
秘書其中一個很常見的工作,就是組織會議,大家都可以很明顯的感覺到,組織開會這事情,是很件瑣碎的事情,甚至覺得沒有任何的挑戰性,會覺得很反感。但是就是把簡單的事情做得不簡單,這才不簡單,把瑣碎的事情,做得不瑣碎,才不瑣碎。這也是很多職場新人的誤區。
那我們怎麼用導圖來把這個組織會議這個工作做的很有意義呢?也就是用系統的思維去做呢?我們來看一下:
第一段秘書,就是,定會議室,就是發個通知,準備一下相關的會議物品,讓大家參加會議就好了。
二段秘書,就會在開會之前再次提醒一下大家準時出席。
三段秘書,就會確認大家的出席情況。
四段秘書,會檢查投影,檢查是否帶了膝上型電腦的介面卡。
五段秘書,就會把準備相關的資料準備好,發給參與人員,讓每一個人都瞭解會議的內容和性質。
六段秘書,就會用導圖做會議記錄,甚至會錄音。
七段秘書,就會把會議內容發給每一個人。
八段秘書就會把會議中,落實的工作,責任到人,並且會時時的瞭解工作的進度。
當然最好的九段秘書,就會把前面講到的這些步驟,做成流程,也就是把工作的內容做成這張導圖。有了這張導圖,你再讓新人做著事情的時候,他絕對不會覺得這事情是件簡單的事情,並且他可以站在你的肩膀上,把這個事情做得更好,為什麼這麼說呢?因為,不要覺得,這張導圖已經非常完整和全面了,還有非常多的內容沒有寫在裡面,例如:要檢查空調,準備寫的出來的黑板筆,重要會議要準備席卡,飲用水,茶歇,定午餐,準備用車等等,他可以不斷的完善這張導圖。
這樣,透過導圖,就把一件看似很簡單,很瑣碎的工作,變得很有意義。更重要的是,透過這麼一件事情,給職場新人建立了,模組化,系統化思維的方式,為以後面對更大更有挑戰的工作打下了很好的基礎。
前面的具體案例,知道了怎麼將自己的工作做成系統化,流程化的內容,以及遇到問題,該怎麼進行全面的思考之後。
接下來要思索的是,面對每天多方面的工作,怎麼將工作進行有序,系統的管理呢?接下來介紹一個,怎麼管理好自己的工作的方法呢?
就是六點工作制
方法非常的簡單有效,核心也是使用導圖來進行系統化。
1.用導圖,根據工作的分類,寫出自己所。對於,那些複雜的工作,可以進行任務的細分,第一步,第二步,第三步的內容。
2.按照任務的重要緊急情況,進行1-6排序,最先完成的當然是最緊急的事情,其次是重要的事情。
3.按照你的計劃開始工作,當然沒完成的,延續至明天,然後,第二天重新進行排序。對於完成的工作,也可以看看,是否像九段秘書一樣,把相關的流程進行了完善。
三點原則1.以工作的內容來分配,時間,而不是用時間來分配工作,因為很難用時間來準確的排好工作計劃,因為有太多不確定的因素。
2.每天的計劃不要排的很滿,這是我們的通病,這樣我們很容易每次都完不成。
3.我們的工作計劃,要有一定的靈活性,靈活性指的不僅僅是留有空餘的時間,更多的是,要為我們的工作制定備用方案,來應對突發狀況,還是拿九段秘書來舉個實際會發生的例子,就是,下午的課程大家都會很困,因此,備案就是中午給大家準備咖啡,下午就不會困。
若沒想到預案,問題發生了,其實也沒關係,記錄到導圖裡,下次就會不會有類似的錯誤了。
使用六點工作制來工作的好處
1.能夠整體把握,每天自己工作的進度和情況,領導問的時候,也可以很快的進行回答。
2.對於複雜任務,我們可以單獨做一個思維導圖,就像九段秘書一樣,把相關的內容進行整理,這樣就能做出一個高效的工作系統。這一點,就是六點工作制和九段秘書工作法很好的結合,也就是系統工作的思維。
3.可以最佳化自己的工作組合,可以更好的分配自己的時間,因此,你也可以很好的進行長遠的規劃,並向領導展示你的工作計劃,因為,六點工作制可以做成每週的,也可以做成半月的,我自己每週進行工作彙報的時候。就是用六點工作制彙報,我這周都完成了,什麼,下週我的計劃將完成什麼。
4.可以動態的管理自己的工作,遇到突如其來的事,可以調整工作內容的優先順序序號,這樣,就不會出現,腦子裡一大推事情,然後做完了這件事情,就把前面的事情給忘了。
總結:你可以每天用六點工作制進行安排自己的工作,然後把具體的工作內容,可以像九段秘書一樣,做成完善的每一個子系統,當子系統都很完善了,自然而然,你這個工作的大系統,就會非常的高效。
三、知識管理:建立自成長系統
最後一部分想分享的是,有了工作的流程化,但是為了能夠讓自己的工作有不斷的提升,因此,我們需要不斷的學習,並將學到的知識注入工作的這個系統,讓你的工作系統越來越有生命力。舉個最簡單的例子,我們可以把一臺汽車當做一個系統,汽車能夠正常的行駛,是因為汽車的各個部件按照系統正在順暢的運轉,但是它不會成長,但是現在很火的人工智慧,他就會進行自我學習,所以人工智慧就會變得越來越聰明。
而我們要做的就是,建立像機器一樣的系統,但是又要像人工智慧一樣去進行自我學習和升級。
那具體怎麼做呢?
一、建立框架在某領域掌握知識的構成和相應的原則方法。
聽上去有些費解,其實就是,你的工作肯定涉及到很多的方面,就像房子的框架一樣,有房頂,有牆面,有地基一樣。因此,在你建立框架的時候,需要有很多資源和收集的渠道,就像造房子需要大量的鋼筋,混凝土和水一樣,來幫助你建立框架。
在建立框架的時候,要將資訊歸類,也就是要按照你的工作內容的型別進行分類整理。舉個簡單的例子,就是,假如你是做市場方面的工作,你可能就會需要知道怎麼做競品分析,推廣方案,活動預算,軟文營銷,線下營銷等方面的內容,這就是你需要建立起的工作框架。
二、建立體系在建立基本框架的基礎上,進一步掌握其內部規律和聯絡,能融會貫通理解知識,跨界使用和創新。
聽上去還是很費解,還拿造房子舉例,鋼筋混凝土,地基等框架都搞好了,就要排水管,電線了。有了水管和電線,這樣的房子就有了基本的功能。類比工作,拿銷售來舉例,一個有框架意識的銷售,他會建立,讓自己認可這個產品,瞭解產品的知識,收集客戶資訊,快速建立信任感,製造客戶不安,提出針對性解決方案等框架。
做到這些的銷售,是一個基礎入門的銷售,而在框架之上,建立體系的銷售,他們就會,深入挖掘客戶資訊和資源,對客戶進行客戶關係管理,讓客戶主動反饋需求,連續解答異議並進一步放大客戶的不安和需求,提供解決方案,讓客戶進入天堂,並會做資料分析,競品分析等。
聽到這裡,我想你應該體會到了,一個有完整知識體系的職場人士,和只有框架的職場人士,甚至連框架都沒有的職場人士的差別有多大。
那對於不同崗位的小夥伴應該怎麼做呢?除了對自己工作的內容進行不斷的細化,做成流程之外,其實還需要不斷的外部輸入。因為,真正讓你能夠變得像人工智慧一樣強大的其實是你自己,因此,我們需要做的是,在自己工作的方面,進行深入的學習,並用導圖進行整理,補充到框架中,讓其變成一個體系。
三、形成完整具有生命力的系統
在體系基礎上,對於知識收集、積累、消化、分享、創新,建立知識體系,產生成果的系統。
也就是,房子水電煤都通好了,就需要裝修,加家電了,加完家電就可以邀請自己的親朋好友來家裡玩了。這樣一個正常運轉的家就形成了。因此,我們的工作也是這樣,我們的各方面的工作,其實就是我們的子系統,子系統形成了一個完整大的系統。但要形成一個具有生命力的系統,還遠遠不止這樣。就像,家造好了,還要家庭和睦,溝通愉快,這才是一個具有生命力的好系統。
在自己工作的過程中,不僅需要不斷的最佳化和補充自己的子系統,形成屬於個人的工作知識地圖,還要比對一下勝任力模型,這樣就可以一清二楚的知道,自己工作中還有哪些問題。還有最重要的是,不管是個人還是管理者都要學會輸出,知識管理本質在於輸出。有輸出才可以建立有生命力的系統。
還是拿銷售舉例,假如你是一個銷售的管理者,你就希望每個人都能銷售做得很好,因此,你需要在銷售的體系裡注入制度,例如:建立目標管理,給每位銷售設定在努力一把就可以完成的目標,建立培訓帶教制度,讓最會賣的人帶教銷售能力差的。並將這種制度寫進績效考核裡,這樣銷售能力強的人,就會把更多的時間放在帶教上,不然的話,銷售能力強的人,就只顧著衝擊指標,假如有一天這位銷售達人走了,就是巨大的損失。但是相反,有了一個這樣具有成長性的系統,你管理的銷售團隊就會自發的成長。
因此,這種思維,對不做管理的個人也是適用的,領導不給你把知識的輸出,設定目標等,寫到績效考核裡,你可以給自己設定目標,自己做定期的知識輸出,不斷的學習,不斷的輸出,就是一個很好的具有生命力的系統。在自己的業餘時間,我自己就會將學到的看到的東西,整合成流程或者產品,轉換成生產力。這個過程也會增加對知識,流程,系統的更深層次的理解。