工作累吧？因為沒用系統來工作來自專欄

高效學習

這次想和大家分享思維導圖職場應用，自己在職場中，不斷的應用思維導圖，慢慢的發現，導圖可以幫助你係統的工作，進而提升我工作的效率和質量。也有很多同事來找我詢問相關的問題，所以，忍不住想分享給大家。

這次分享的目的很簡單，主要想解決在職場中，最常見又覺得很難解決的問題，例如：經常忘記自己做了什麼事情，雖然感覺自己做了很多；自己每天像救火隊長；經常做不好事情；感覺自己能力提升很慢等。

一、導圖好處

看到上面的截圖，是不是可以非常明顯的感覺到：思維導圖因為有主分支，次分支，用關鍵詞等與生俱來的特性，所以，導圖至少會有以下好處：

1.思維導圖可以省時間，快速的進行搜尋，因為用的都是關鍵詞。

2.可以提升聯想，因為可以從主分支，此分支進行不同角度的深入思考。

3.可以提升我們的邏輯，而不是亂糟糟的，不管是寫報告也好，還是做計劃也好，包括做PPT，也可以用思維導圖先把PPT的邏輯先理順，然後做每頁的PPT的時候，就會很快。

二、導圖系統化應用

初步認知了思維導圖之後，具體舉一個在職場上，非常經典的，用系統的思維來工作的案例：

九段秘書

秘書其中一個很常見的工作，就是組織會議，大家都可以很明顯的感覺到，組織開會這事情，是很件瑣碎的事情，甚至覺得沒有任何的挑戰性，會覺得很反感。但是就是把簡單的事情做得不簡單，這才不簡單，把瑣碎的事情，做得不瑣碎，才不瑣碎。這也是很多職場新人的誤區。

那我們怎麼用導圖來把這個組織會議這個工作做的很有意義呢？也就是用系統的思維去做呢？我們來看一下：

第一段秘書，就是，定會議室，就是發個通知，準備一下相關的會議物品，讓大家參加會議就好了。

二段秘書，就會在開會之前再次提醒一下大家準時出席。

三段秘書，就會確認大家的出席情況。

四段秘書，會檢查投影，檢查是否帶了膝上型電腦的介面卡。

五段秘書，就會把準備相關的資料準備好，發給參與人員，讓每一個人都瞭解會議的內容和性質。

六段秘書，就會用導圖做會議記錄，甚至會錄音。

七段秘書，就會把會議內容發給每一個人。

八段秘書就會把會議中，落實的工作，責任到人，並且會時時的瞭解工作的進度。

當然最好的九段秘書，就會把前面講到的這些步驟，做成流程，也就是把工作的內容做成這張導圖。有了這張導圖，你再讓新人做著事情的時候，他絕對不會覺得這事情是件簡單的事情，並且他可以站在你的肩膀上，把這個事情做得更好，為什麼這麼說呢？因為，不要覺得，這張導圖已經非常完整和全面了，還有非常多的內容沒有寫在裡面，例如：要檢查空調，準備寫的出來的黑板筆，重要會議要準備席卡，飲用水，茶歇，定午餐，準備用車等等，他可以不斷的完善這張導圖。

這樣，透過導圖，就把一件看似很簡單，很瑣碎的工作，變得很有意義。更重要的是，透過這麼一件事情，給職場新人建立了，模組化，系統化思維的方式，為以後面對更大更有挑戰的工作打下了很好的基礎。

前面的具體案例，知道了怎麼將自己的工作做成系統化，流程化的內容，以及遇到問題，該怎麼進行全面的思考之後。

接下來要思索的是，面對每天多方面的工作，怎麼將工作進行有序，系統的管理呢？接下來介紹一個，怎麼管理好自己的工作的方法呢？

就是六點工作制

方法非常的簡單有效，核心也是使用導圖來進行系統化。

1.用導圖，根據工作的分類，寫出自己所。對於，那些複雜的工作，可以進行任務的細分，第一步，第二步，第三步的內容。

2.按照任務的重要緊急情況，進行1-6排序，最先完成的當然是最緊急的事情，其次是重要的事情。

3.按照你的計劃開始工作，當然沒完成的，延續至明天，然後，第二天重新進行排序。對於完成的工作，也可以看看，是否像九段秘書一樣，把相關的流程進行了完善。

三點原則1.以工作的內容來分配，時間，而不是用時間來分配工作，因為很難用時間來準確的排好工作計劃，因為有太多不確定的因素。

2.每天的計劃不要排的很滿，這是我們的通病，這樣我們很容易每次都完不成。

3.我們的工作計劃，要有一定的靈活性，靈活性指的不僅僅是留有空餘的時間，更多的是，要為我們的工作制定備用方案，來應對突發狀況，還是拿九段秘書來舉個實際會發生的例子，就是，下午的課程大家都會很困，因此，備案就是中午給大家準備咖啡，下午就不會困。

若沒想到預案，問題發生了，其實也沒關係，記錄到導圖裡，下次就會不會有類似的錯誤了。

使用六點工作制來工作的好處

1.能夠整體把握，每天自己工作的進度和情況，領導問的時候，也可以很快的進行回答。

2.對於複雜任務，我們可以單獨做一個思維導圖，就像九段秘書一樣，把相關的內容進行整理，這樣就能做出一個高效的工作系統。這一點，就是六點工作制和九段秘書工作法很好的結合，也就是系統工作的思維。

3.可以最佳化自己的工作組合，可以更好的分配自己的時間，因此，你也可以很好的進行長遠的規劃，並向領導展示你的工作計劃，因為，六點工作制可以做成每週的，也可以做成半月的，我自己每週進行工作彙報的時候。就是用六點工作制彙報，我這周都完成了，什麼，下週我的計劃將完成什麼。

4.可以動態的管理自己的工作，遇到突如其來的事，可以調整工作內容的優先順序序號，這樣，就不會出現，腦子裡一大推事情，然後做完了這件事情，就把前面的事情給忘了。

總結：你可以每天用六點工作制進行安排自己的工作，然後把具體的工作內容，可以像九段秘書一樣，做成完善的每一個子系統，當子系統都很完善了，自然而然，你這個工作的大系統，就會非常的高效。

三、知識管理：建立自成長系統

最後一部分想分享的是，有了工作的流程化，但是為了能夠讓自己的工作有不斷的提升，因此，我們需要不斷的學習，並將學到的知識注入工作的這個系統，讓你的工作系統越來越有生命力。舉個最簡單的例子，我們可以把一臺汽車當做一個系統，汽車能夠正常的行駛，是因為汽車的各個部件按照系統正在順暢的運轉，但是它不會成長，但是現在很火的人工智慧，他就會進行自我學習，所以人工智慧就會變得越來越聰明。

而我們要做的就是，建立像機器一樣的系統，但是又要像人工智慧一樣去進行自我學習和升級。

那具體怎麼做呢？

一、建立框架在某領域掌握知識的構成和相應的原則方法。

聽上去有些費解，其實就是，你的工作肯定涉及到很多的方面，就像房子的框架一樣，有房頂，有牆面，有地基一樣。因此，在你建立框架的時候，需要有很多資源和收集的渠道，就像造房子需要大量的鋼筋，混凝土和水一樣，來幫助你建立框架。

在建立框架的時候，要將資訊歸類，也就是要按照你的工作內容的型別進行分類整理。舉個簡單的例子，就是，假如你是做市場方面的工作，你可能就會需要知道怎麼做競品分析，推廣方案，活動預算，軟文營銷，線下營銷等方面的內容，這就是你需要建立起的工作框架。

二、建立體系在建立基本框架的基礎上，進一步掌握其內部規律和聯絡，能融會貫通理解知識，跨界使用和創新。

聽上去還是很費解，還拿造房子舉例，鋼筋混凝土，地基等框架都搞好了，就要排水管，電線了。有了水管和電線，這樣的房子就有了基本的功能。類比工作，拿銷售來舉例，一個有框架意識的銷售，他會建立，讓自己認可這個產品，瞭解產品的知識，收集客戶資訊，快速建立信任感，製造客戶不安，提出針對性解決方案等框架。

做到這些的銷售，是一個基礎入門的銷售，而在框架之上，建立體系的銷售，他們就會，深入挖掘客戶資訊和資源，對客戶進行客戶關係管理，讓客戶主動反饋需求，連續解答異議並進一步放大客戶的不安和需求，提供解決方案，讓客戶進入天堂，並會做資料分析，競品分析等。

聽到這裡，我想你應該體會到了，一個有完整知識體系的職場人士，和只有框架的職場人士，甚至連框架都沒有的職場人士的差別有多大。

那對於不同崗位的小夥伴應該怎麼做呢？除了對自己工作的內容進行不斷的細化，做成流程之外，其實還需要不斷的外部輸入。因為，真正讓你能夠變得像人工智慧一樣強大的其實是你自己，因此，我們需要做的是，在自己工作的方面，進行深入的學習，並用導圖進行整理，補充到框架中，讓其變成一個體系。

三、形成完整具有生命力的系統

在體系基礎上，對於知識收集、積累、消化、分享、創新，建立知識體系，產生成果的系統。

也就是，房子水電煤都通好了，就需要裝修，加家電了，加完家電就可以邀請自己的親朋好友來家裡玩了。這樣一個正常運轉的家就形成了。因此，我們的工作也是這樣，我們的各方面的工作，其實就是我們的子系統，子系統形成了一個完整大的系統。但要形成一個具有生命力的系統，還遠遠不止這樣。就像，家造好了，還要家庭和睦，溝通愉快，這才是一個具有生命力的好系統。

在自己工作的過程中，不僅需要不斷的最佳化和補充自己的子系統，形成屬於個人的工作知識地圖，還要比對一下勝任力模型，這樣就可以一清二楚的知道，自己工作中還有哪些問題。還有最重要的是，不管是個人還是管理者都要學會輸出，知識管理本質在於輸出。有輸出才可以建立有生命力的系統。

還是拿銷售舉例，假如你是一個銷售的管理者，你就希望每個人都能銷售做得很好，因此，你需要在銷售的體系裡注入制度，例如：建立目標管理，給每位銷售設定在努力一把就可以完成的目標，建立培訓帶教制度，讓最會賣的人帶教銷售能力差的。並將這種制度寫進績效考核裡，這樣銷售能力強的人，就會把更多的時間放在帶教上，不然的話，銷售能力強的人，就只顧著衝擊指標，假如有一天這位銷售達人走了，就是巨大的損失。但是相反，有了一個這樣具有成長性的系統，你管理的銷售團隊就會自發的成長。

因此，這種思維，對不做管理的個人也是適用的，領導不給你把知識的輸出，設定目標等，寫到績效考核裡，你可以給自己設定目標，自己做定期的知識輸出，不斷的學習，不斷的輸出，就是一個很好的具有生命力的系統。在自己的業餘時間，我自己就會將學到的看到的東西，整合成流程或者產品，轉換成生產力。這個過程也會增加對知識，流程，系統的更深層次的理解。

看完《九段秘書》之後，感受頗多，想的也很多！最直接的觸動莫過於從一段秘書到九段秘書工作過程中的不斷細化，直至標準、流程的建立，結合自身所涉及的工作性質，不禁引發了對如何實現員工職業化的思考與借位！

個人認為，要實現員工職業化，應從以下三個方面做起：一、標準化；二、規範化；三、流程化。標準化即“做正確的事”，規範化即“正確的做事”，流程化即“團隊協作”，三者缺一不可。只有做好以上三方面，才能稱得上是一名職業化的員工，才能算是職業人。

標準化是員工實現職業化的前提和保障。我們在做任何事情都要有標準，才能達到預期的結果。還記得兒時學過一個成語叫“南轅北轍”，方向不對，即便是付出再多的努力也是白費力氣，只有定好了標準，確定了方向，才不會事與願違，才能夠成功。標準建立的過程即目標達成的過程，我們在平時的工作中要以標準導向，以標準為導向，才能確定努力的方向。大到企業發展戰略的制定，小到車間員工的日常操作，無一不是以標準為引導。

規範化是員工實現職業化的途徑。標準確定之後，如果不對行為加以引導，如果不對過程加以規範，很難取得成功。很多剛入職的新員工都曾發出這樣的感慨：拿著操作規程不知道怎麼去幹。因為太多的操作規程只是當初建立的標準，沒有規範化的過程引導，很難以正確的方法達到標準。任何崗位都是這樣，要杜絕憑經驗幹，過程必須規範，不但要細化，還要具有可操作性。

流程化是工作傳遞、銜接的保證。要實現我們公司的願景，是需要我們整個巧媳婦團隊共同努力的事，只有做好上下工序的銜接，本著“上工序為下工序服務”的態度，才能推動企業向前發展。回想起中國足球之所以屢戰屢敗的原因，其中大部分不乏為後衛之間相互“踢皮球”，而前鋒很少能夠拿到球，更談不上射門了。