舉個例子.以前人事檔案呢都是紙質的，那麼公司幾百、上千號員工就有幾百份或者上千份在職的人事檔案以及日積月累更大數量的離職人員人事檔案。傳統的檔案檢索的話還是比較低效率的，有了智慧人事管理系統之後呢，可以非常方便的檢視到在職人員，離職人員，待入職人員、待離職人員的所有資訊以及提醒。這樣就極大的方便了hr檢視基礎的人事資料。

不僅僅如此，有了智慧人事管理系統，還可以將人事檔案，考勤資料、晉升、異動、獎懲、工資等等全部打通。人事管理人員可以非常方便的，對全公司人員進行有效的人事管理。

智慧人事系統的還可以設定不同的角色給予公司內部人員不同的許可權。智慧人事系統不僅僅可以建立資料檢視資料，還可以利用這些資料，自動的提醒人事管理人員一些資訊，例如本月的生日員工的姓名生日期。以及入職週年員工資訊。除了本月會進行提醒之外還可以檢視，下個月甚至下下個月，生員工的資訊。

智慧人士系統還可以自動生成一些資料報表，包含員工的異動，離職率的統計，每日打卡記錄、月打卡記錄，月考前彙總，製作智慧工資條，等等等等。

現在很多的智慧人事系統，以阿里巴巴的釘釘為代表，不僅僅大部分的基礎功能免費，而且資料都是儲存在阿里雲上面，非常的安全，只要有一臺能上網的手機或者電腦就可以對公司所有的人事資料進行檢視以及處理，非常的高效便捷。