工作流就是“一類能夠完全或者部分自動執行的經營過程，它根據一系列過程規則、文件、資訊或任務能夠在不同的執行者之間進行傳遞與執行”。

從工作流定義中可以看出，工作流是經營過程的一個計算機實現，而工作流管理系統則是這一實現的軟體環境。而工作流技術為工作流自動化和構建流程應用提供基礎平臺，實現了流程邏輯與業務邏輯的分離，支援業務流程的分析和規範化定義以及業務單元的自動組裝，降低了複雜流程應用的開發難度，提高應用系統的管理效率。

青谷工作流系統是一套提供給整合商、軟體開發商和最終客戶的基礎平臺軟體，它以流程管理和流程應用為核心，透過配置及二次開發，實現流程的自動化處理，系統由流程引擎、設計工具、管理工具和應用工具4 部分組成。流程引擎作為青谷工作流產品的核心元件，具備高內聚、松耦合等特性，並且內建大量介面，方便整合第三方系統。

工作流簡單來說就是一套適合公司的按順序操作的流程。就比如說請假，每個公司的請假流程都不同，但是每個公司都是按自己的要求去做的，這就是工作流程。