檔案借閱函需向所在單位申請開具，由部門負責人批准後方可生效。借閱函格式如下：

關於借閱***檔案的函

****機構

因****原因，需借閱****的檔案 ****時間，並於****時候歸還，望支援為盼

*****單位

**年**月**日

檔案借閱：人事檔案一般不外借，如考錄公務員政審(外省)等特殊原因需借出的，須經部門負責人批准後方可借用，由政審單位出具借檔申請函，本人攜帶身份證原件辦理借檔手續。檔案借用後應及時歸還，借出時間外省不超過三個月。閱檔人對檔案要妥善保管，不得轉借他人或向他人透露檔案內容。

檔案館：根據工作需要，現要求借閱xxx檔案，請幫忙解決為感！

需要看檔案的借閱函可以這樣寫，貴單位職工王某某系我單位職工王某之父親。王某在我單位已列入黨員發展物件，按有關規定需對其家庭主要成員進行政審，特派我單位組織幹事張某某到貴單位借閱王某某檔案，望准予借閱為盼。

人事檔案調檔函應不應該由本人交，要看是誰提的檔。

如果是單位對單位需要借閱個人檔案，那就是由組織部門出面拿著調檔函去調取檔案。查閱完畢後，還是組織派人將“調檔函回執”同檔案一併送回。

如果是調動工作，對方要求自提檔案，他會給你一份“調檔函”，憑這個單位才會將檔案讓自己提走。對方接到檔案後會在“調檔函”下聯（回執）上蓋騎縫章，由你個人送回原來的單位。

可以進行委託的。推薦可以去找個朋友來進行代辦也是可以的,很簡單的,這邊寫一個委託書,然後拿著給到檔案處。最後調檔函由找的那位朋友帶過去,交給我們檔案所在地的中心,他們就會幫忙郵寄的，調檔案不一定非得本人去的,別人代你去也可以。拿身份證和影印件還有你的接收函,就好了。