1、人力資源部門負責管理（建立、接轉、儲存、整理）公司內所有員工的人事檔案。

2、員工檔案管理實行公司領導下的分級管理負責制，公司人力資源部門對人事檔案進行歸類管理，直接保管子公司員工及分公司財務、人事及總經理的檔案；各分公司人力資源部負責分公司人員的人事檔案管理。

3、部門負責人可根據工作需要申請查閱有關員工的檔案，查閱員工人事檔案應經國力資源部負責人批准，並辦理登記方可查閱。查閱者不得私自增刪、塗改、洩露檔案材料內容。

4、 員工如需借用有效證件，必須到人力資源部申請，必須在申請使用日期內歸還人力資源部。

5、 員工檔案自員工到崗之日起建立，每人一份，員工檔案管理僅供公司內部使用。

6、 員工離職時，除有效證件外，其他資料進行封存管理，不再退還給員工本人，保管期限為三個月。

7、 各分公司檔案保管人員對其保管的員工檔案的遺失、損壞負責。