不怕辛苦，做到把公司當成自己家，儘量為公司省點錢~~

質量也要過關的那種。採購部是公司最為特殊的一個部門――――負責公司所經營商品的開發、採購、定價、利潤及促銷品的決策，在公司整個營運體系中具有舉足輕重的作用。其主要工作流程有以下幾個方面：

1、初級培訓流程

2、採購開店流程

3、採購談判流程

4、採購促銷DM流程

5、採購電腦系統培訓

6、採購日常工作流程

7、採購資料考核

每家超市的採購部或商品處都有自己的採購工作流程，但是歸根到底，卻大同小異，其基本理念是基本一致的。

公司對整個採購部的人員的綜合素質要求是最高的，所有的採購經理不僅要熟練掌握商品專業知識，還要具有精益求精、勤奮努力、踏踏實實、嚴密細緻的職業道德精神。而開店對一個採購主管的考驗也是嚴峻的，他猶如大海中的操舵手，決定了整個公司的一個發展方向。

超市籌備期間，採購部首先考慮的是如何建立商品資源的優勢，即所謂的供應商優勢。因為商品資源是公司開拓銷售市場的前提，也是推動企業發展壯大的決定因素之一。因此企業要在開業前奠定自身的經營優勢，就必須強化採購的業務管理，如何建立一支高素質和高效率的採購隊伍，是超市經營者首要考慮的問題。而對採購隊伍進行專業培訓，熟悉本公司的企業宗旨和規章制度則是第一步工作：

採購培訓及商品結構的確定

一、 公司制度培訓。（詳見員工手冊）

時間為3天左右

二、 商品專業知識培訓

要做一名優秀的採購經理必須熟悉自己所要經營的商品，你只有自己是商品的行家，才能很明確的確定自己部門所經營商品的明細情況，才能做到主次分明，才能與你的合作伙伴有商品上的“共同語言”。

時間需要為7天或更多。

三、 詳細的商圈競爭對手的市調工作。

透過市場調查，分析競爭對手的商品結構，根據競爭對手的商品陳列及促銷情況，確定自己櫃組的主營商品。寫出詳細地採購經理市調報告，並上報採購處長。這個過程是不間斷的進行的，一直到超市開業之後。

時間需要為7天――15天

附採購經理市調報告要求

四、 超市貨架商品陳列圖紙的製作

這項工作是整個商品談判的基礎工作，也是體現採購經理前段工作業績的體現，每個採購經理都要認真的分析自己部門的貨架資源，結合自己的商品類別表，綜合自己市調的結果，進行商品資源的分配，直到細化到每個單品。（由採購處長對商品的正常貨架和端架、堆頭進行部門分配）

時間為7天

此階段需要1個月的時間

供應商談判流程

所有采購經理的綜合素質都將在談判桌上得到完全、充分地體現。而與廠家的談判工作又是非常艱苦的，特別是KA談判。所以採購經理必須把談判前的準備工作做到百分之百的完善。

一、 根據公司總經理室的年度銷售計劃和財務部預算的理論毛利及費用支出和資金使用計劃，採購部來確定整個公司經營商品的綜合毛利率和資金使用天數及各項通道費指標。企劃部制定本公司的年度DM促銷計劃，並把DM商品的收費標準由總經理室簽署後轉到採購部。

二、由採購部的部長、處長對採購領取的指標和年度DM促銷計劃進行明細的分配，並與財務共同商議結算方式和通道費專案，具體明細詳見採購手冊。

三、商品與供應商的對應

根據市場調查報告和商品貨架圖，進行商品與供應商的對應工作，並同時對供應商的資料進行初步瞭解。

四、每個採購經理根據上級下達的結算和通道費指標，進行層層分解，根據自己部門經營商品的具體情況並落實到供應商上。（包括端架和堆頭的分配）

五、與供應商進行初步談判，並做好談判記錄

1、談判的原則：平等互利原則、信用原則、相容原則。

2、談判的準備：準備好本公司的宣傳圖冊及其他的一些宣傳材料。

3、談判目的：讓對方瞭解自己的超市狀況及發展方向；瞭解供應商在當地與其他競爭對手的合作情況，及他的一些企業和商品的情況。

最初的談判時間不要過長，最好控制在15---20分鐘。

六、KA談判資料的整理

對初步的供應商進行分類，可以分為A\B\C三類

A、即所謂的KA,(重點供應商)採購經理要對KA要單獨進行詳細地調查和分析 ，主要包括以下幾個方面：

1、 KA經營商品的商品價格

2、 與其它競爭對手的主要合作條件（包括帳期、返利和其它促銷費用）

3、 對方年度促銷計劃的基本內容

4、 其它的情況（經濟勢力、配送能力、售後服務等）

實際上正是這些KA,確保了超市80％的銷售業績。

B、一般的供應商，即所謂的“綠葉”型企業，是公司的供應商資料庫中不可缺少的一部分，這類供應商的業績不會太大，但是所經營商品的門類很多，對這部分的供應商整理工作比KA的困難度要小一點，但是也需要採購經理充分重視。

C、備用供應商，即合作條件不是很成熟的的廠家，只要求採購經理充分熟悉，要於對方進行不間斷的交流，但是暫不做簽約準備，只是作為備用供應商。

七、KA談判要點：

1、 談判物件：要於對方的主要負責人進行直接談判，不要與其它的非決策人員進行不必要的溝通，以免過早的洩漏自己的談判目的。

2、 談判心理：採購經理要保持心態的絕對平衡，永遠不能在談判對手面前明確表現自己的具體態度。（特別在與規模比較大的廠家談判時，如可口可樂、百事等）

3、 談判時間：35分鐘之內

4、 談判內容：

1、 簽約合同的涉及內容（結算方式和返利政策及銷售獎勵政策、商品服務等）

2、 年度促銷計劃的制定（有的超市可以為6個月）

3、 通道費的談判。（明確雙方的交易條件如進場費、DM費、新品費、堆頭費、燈箱費等）

4、 DM促銷的具體規定。（一定要向對方解釋的清清楚楚，否則會引起不必要的麻煩，詳見DM操作流程。）

5、 談判方式：

1、 首先作一名忠實的聆聽者，並仔細地分析對方的闡述，抓住其要點和漏洞。適當地予以對方的漏洞進行含蓄地反擊。

2、 向對方明確表示本公司的經營優勢及雄厚的經濟勢力和強大的投資背景。

3、 儘量不要讓談判冷場，在具體問題僵持不下時，適當地轉換話題或明確表示此次談判時間已到，改天再繼續進行談判。

4、 儘量多地讓廠商進行具體表態。

5、 談判不能進入死角。

6、 採購經理可以適當地把對方市場主要競爭對手與我公司的談判結果，略帶誇張的透露給對方，給予對方適當的談判壓力。

7、 作好談判記錄，並對分歧比較大的KA作單獨記錄。

6、 對於經過多次談判，分歧還是比較大的KA，採購經理必須將談判的具體情況如實向採購處長彙報，然後由採購處長與採購經理共同分析談判紀要，適當地修改自己的談判計劃，降低自己一部分不是很重要的談判要求，以便雙方能共同讓步，達成共識。

7、 B類的供應商談判請效仿KA。

八、採購經理所有的談判工作都要定期地向上級彙報，以便公司領導能隨時掌握採購進度，採取適當的措施應對意外情況地出現。前期逐步談判為7天一次，進入KA談判，要求每日彙報。

九、所有的供應商的基本協議已經與對方達成共識之後，各採購經理需要把本部門談判的結果彙總上報至採購處長，並取得采購處長的認可，方可進入實際簽約程序。

此階段需要3個月的時間

採購簽約

一、 建立供應商簽約進度表，彙總需要簽約的供應商數量並落實到每個採購大類。

二、向採購經理下達簽約時間限制，明確最後地簽約期限。

三、採購處長做為部門領導人，要隨時跟蹤採購經理簽約進度，並對其提出指導意見。

四、採購內勤確保簽約廠家的電腦資訊資料的及時錄入。

注意：所有的商品的條形碼均已實際包裝條碼為準掃描輸入電腦。

五、採購部安排專人負責採購檔案的保管工作。

六、採購經理隨時關注本部門的簽約進度並參照自己的類別，確認已簽約廠家電腦資訊維護的正確性。（包括商品資料的正確性及定貨週期、起訂量等等問題）

七、其他情況：

1、 廠家中途推出導致合同無法正常簽約，對於此種情況，採購經理必須及時尋找替代商品，啟動C類供應商。

2、 廠家的談判條件有所變更，採購經理應儘量瞭解對方的變更原因，並進行客觀的分析研究，儘量與供應商達成共識，最後報採購處長批准。

3、 有一部分廠家為了爭取更優惠的條件，會盡量地拖延合同地簽字，對待此部分供應商，採購經理必須反覆強調由於延期簽約而造成後果的嚴重性，並對之進行適當地商業威脅，暗示他這種做法會在以後的合作中付出相應的代價。

八、所有的採購經理必須無條件地在採購合同簽約最後截止期限之前，把所有需要引進的供應商的合同簽署完畢。

這個過程最重要的就是採購經理的時時跟進自己的工作

。

總之，一句話：跟進、跟進、再跟進！！！

此階段需要1個月的時間

採購訂單（或總部訂單）

一、 新開店的商品陳列貨架圖由採購製作，採購經理根據自己的談判結果，結合電腦系統中的商品明細資料，確定自己前期製作的商品貨架陳列圖的準確性，如有修改，請在圖紙上做出詳細地標註，並報採購處長批准。

二、採購經理對本部門的電腦維護資訊再次進行確認，把商品資訊維護的出錯率降到零。

三、新開店所有商品的第一單均有采購經理來簽署下達，（包括許多地方專賣品）採購經理在下商品訂單時，一定要合理安排各個供應商送貨的具體時間，防止供應商送貨過於集中而引起的其它不利問題。

四、非食品的訂單一般在開業前40天向供應商下達，商品實物必須在開業前30天到達門店，綜合到貨率必須達到90％（DM商品為100％）；食品的訂單必須在開業前30天向供應商下達，商品實物必須開業前20天到達門店，綜合到貨率必須達到95％（DM商品為100％）；生鮮食品比較特殊（果蔬、水產、肉品為開業前的1天；熟食、麵包為提前10天，並進行試製。）

注：綜合到貨率包括品種到貨率、數量到貨率和金額到貨率。

五、所有訂單向供應商下達後，每個採購經理要密切注意自己部門商品的綜合到貨率，並隨時向供應商瞭解商品貨源情況，確保訂單商品的及時到貨。

六、由於生鮮商品的特殊性，決定了它的突發因素也最多，所以生鮮採購經理必須對自己的貨源加倍的重視，與供應商的聯絡應天天進行，甚至在開店前夕，要與營運部人員共同在店面進行工作，防止意外情況的發生。

一、採購標的物的價格、規格型號、材質、數量 。

二、運輸方式：由供方負責運輸、由需方自提、由供方待運到需方 。

三、運費承擔方：運輸費用由需方負擔、由供方負擔 。

四、驗收標準：行業標準和國家標準和雙方協商而定的圖紙等標準

五、合理損耗部分承擔方

六、到貨地點 ，違約責任 ，其他規定

七：貨款的結算方式和結算時間

1、物資的供貨渠道

供貨渠道不同，價格會有所差異。物資採購渠道主要有直接採購渠道和間接採購渠道兩種，在條件許可的情況下，儘量採用直接採購渠道，這樣既能保證質量，又可以減少中間商的加價。

2、付款條件

供應商一般都規定有現金折扣，期限折扣，刺激採購方提前用現金付款；對採購方而言，要考慮付款因素，不同的付款條件，享受的價格也不同。

3、交貨條件

交貨條件主要包括運輸方式、交貨時間地點、包裝要求等；如果貨物由需方承運，價格就會適當降低；交貨時間緊時，供方將會提高價格。

4、供應商成本的高低

供應商成本的高低是影響採購價格的最根本、最直接的因素，供應商成本是採購價格的底線，當供應商形成了一定的生產規模，具備了較強的成本競爭優勢，採購方就有了談價的餘地，可以獲得較優惠的採購價格。

5、市場貨源的供求狀況

供求關係決定著價格的變動，當企業所採購的物料供大於求時，採購方處於主動地位，可以獲得較優惠的價格；反之，供方處於主動地位，將會趁機抬高價格。

6、物資採購的數量

採購數量的多少直接影響著價格的高階，數量大就會享受數量折扣，獲得相對較低的採購價格企業在保證生產的前提下，可採取集中採購或組合採購等策略，用批次優勢取得價格優惠。

7、物資的品質高低

物資的品質與採購價格成正比例關係，優質優價，反之，低質低價，企業所採購的物資要以能夠滿足設計生產要求為前提，做到質量適度，價格合理。