1.插入檔案法：先把落款中的個人資訊在Word中單獨存為一個檔案，這樣以後在文件中需要落款的地方，單擊“插入”→檔案，找到你所存的落款檔案插入即可。

2.複製貼上大法：開啟一篇以前寫的含有“落款”的文件，把個人資訊部分選中，單擊“編輯”→複製，再轉到需要新增落款的文件中，單擊“編輯”→貼上即可。

3.使用者資訊法：在Word視窗中單擊“工具”→選項，在開啟的“選項”對話方塊中選擇“使用者資訊”選項卡，在“通訊地址”框中輸入個人詳細資訊，點“確定”退出。

4.錄製“宏”法：單擊“工具”→宏→錄製新宏，在“錄製宏”對話方塊中的“宏名”框中輸入你給宏起的名，“將宏儲存在”框中的“所有文件(Normal.dot)”不要改(如圖3)。然後在“將宏指定到”項中點“工具欄”按鈕，在開啟的“自定義”對話方塊中的“命令”框中。將“Normal.NewMacros.落款”拖到工具欄上，最後點“關閉”退出。

檔案中的日期書寫格式應為：

一、公曆日期標準格式為；2007年2月6日；或：2007-02-06。

中文（農曆）日期標準格式為：二〇〇七年二月六日，或：丙戌年臘月十九日。

二、日期書寫不得以小數點或頓號代替年月日，如：2007.2.6； 2007、2、6。

三、年月日中的年號必須寫全，不能簡寫成： 07年2月6日；或： 07-02-06。