做好檔案工作是一個社會、國家健康發展的需要，檔案管理是每一個單位管理工作的重要一部分，是提高單位工作質量和效率的重要條件，是對歷史的真實記錄，為促進科學發展提供了第一手資料，是進行科學管理，制定發展的好教材，為科學發展奠定了堅實基礎。

檔案工作是一項基礎性工作，經驗得以總結，規律得以認識，歷史得以延續，各項事業的發展，都離不開檔案。

一、檔案概念

檔案是國家機構、社會組織和個人在社會活動中直接形成的對國家和社會具有儲存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

檔案的構成包括4個基本要素：

（一）檔案的形成者是國家機構、社會組織和個人。

（二）檔案內容是檔案所承載的知識資訊。

（三）檔案形式是指載體形式、資訊記錄和表達形式。檔案形式是多樣的。

（四）檔案的本質是直接的、原始的歷史記錄。

二、檔案的本質屬性

（一）原始記錄性

（二）檔案具有集記錄性和原始性於一體的特點。

（三）檔案是自然形成而非人為製造。

（四）檔案是人們有目的地加以儲存的。

三、檔案與資料的區別

檔案是儲存原文真跡的，未經再加工的原本和原稿，不是事後追記、編寫或收集起來的間接材料。

檔案是原始文獻，而非派生文獻。

四、檔案的基本作用

（一）憑證作用

（二）參考作用

（三）檔案價值的表現

（四）機關工作查考的依據

（五）生產建設的豐富資料

（六）科學研究的基礎和條件

（七）政治鬥爭的必要手段

（八）宣傳教育的生動素材

（九）維護權益的真實憑證

五、檔案工作的性質

（一）政治性

（二）機要性

（三）保密性

（四）科學性

（五）服務性

檔案保管工作是整個檔案工作中的基本環節，是檔案工作的重要內容，確保檔案為安全完整，客觀真實地反映工作活動過程，才能有效服務於國家和社會的建設發展。檔案保管的目的是在長久的保管檔案基礎上，更好地服務於社會和人們需求。這就需要處理好保管與利用之間的關係，需要明確的是二者之間並不矛盾，相反卻是相互促進，相得益彰。一方面，透過保管好檔案，用完整真實地檔案提供好利用，增強利用的效果，取得更好的經濟和社會效益。

1、保護檔案免遭有意破壞，檔案機密不被盜竊。

2、為了更好地適應社會的利用需要，服務於社會。

3、檔案是歷史的見證，都反映一定的歷史事實，不允許任意篡改或修正，維護檔案的真實性。

4、不僅對區域性單位的工作和生產有意義，對整個社會也有意義，

5、檔案管理系統是整個國家文獻資訊系統的組成部分之一，在構成整個社會的科學能力中佔有重要地位，成為社會資訊系統的基石。

1、準確反映企業的成長曆程

　　檔案記錄著企業成長的點點滴滴，何時開業，創業者是誰，何時盈利，何時擴張，戰略目標調整過幾次、掌門人有無變動等等都可以從企業檔案中找到答案。企業發展何時平穩、何時動盪，原因何在，也可以從中找到規律和解答。

2、防患企業商業秘密外洩

　　企業檔案無不涉及商業機密，如果沒有統一管理，任憑管理人員個人處置，勢必容易丟失，丟失就有洩密可能。檔案不僅要統一管理，而且還有要保密意識。

3、決策制訂的參謀和幫手

　　企業做決策、出方案，往往都要查詢歷史資料，進行同比分析或方案對比，沒有檔案就無法進行。檔案管理良好的企業，死檔案強過活幫手。好記性不如爛筆頭。人腦記憶總有誤差的時候。做決策離不開檔案資料。

4、企業文化的活標本

　　很多企業搞企業文化建設總喜歡請專家幫忙，殊不知，企業文化是企業成員思想意識在企業制度規範、員工行為、廠容廠貌等諸多方面的投射或反映。是企業員工自己培養建立起來的，是不假外求的東西。做好檔案管理的企業，在整理完善企業文化時，不需要搜尋枯腸，不需要絞盡腦汁，不需要編造，只需要將全體員工認可的價值觀、制度規範、行為準則梳理、補充、完善，企業文化的基本內容就有了。再結合企業發展史上的重要事件的整理、以及優秀員工代表的事蹟總結，企業文化就豐富起來了。

5、企業宣傳的資料庫

　　檔案管理好的企業需要進行宣傳時，只需在檔案室調取資料就行了，不需要臨時抱佛腳，打亂正常工作，也不需要像演員彩排似的，勞命傷財，準備道具、背景。檔案管理好的企業，宣傳資料真實可信，對宣傳和擴大企業影響力有百利而無一害。檔案管理實在是一舉多得的事情。

6、員工成長的斷代史

　　很多企業員工進來時一張表，出去時還是一張表。更有甚者，這個員工一走，這一張表也不知什麼時候就消失得無影無蹤了。這實在是大錯特錯的事。人事部門對於已經離職的員工檔案應該定期移交檔案管理部門。離職員工不一定都是企業的敵人，說不定哪一天企業的員工成了名人，他的檔案可就成了珍貴史料。這有點誇張，但並非沒有可能。人事部門應該加強員工檔案管理，每年補充、更新員工檔案內容，準確及時記錄員工成長的腳步。員工在企業多少年，檔案就應該記載多少年的主要成長曆程。企業人事檔案應該成為員工成長的斷代史。

　　綜上所述，實現檔案管理規範化，可以提高檔案業務工作的效率、降低檔案管理者的勞動強度，降低管理成本。而實現檔案管理的電子化，更是可以將檔案管理達到事半功倍的效果，使用電子軟體管理檔案透過網路就可以隨時隨地的進行檔案檢索、借閱，亦可進行檔案業務管理工作。不僅可以提高效率，還能減少檔案丟失、洩密的危險。也能為企業變革管理,配合組織、流程、資訊一體化的整合,集團檔案知識管理將從傳統檔案管理模式轉化為以價值為導向的檔案知識管理模式,以實現企業戰略為目標的價值管理模式,達到集團檔案知識管理模式的進一步創新。