要正理分好類，貼標籤，做好專題目錄

一、總則

1、為貫徹落實《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》和國家教委《普通高等學院檔案管理辦法》，加強學院檔案的科學管理，使檔案工作各個環節規範化，以便更有效地保護及利用檔案,為學院和社會服務，現結合學院實際制訂本辦法。

2、學院在教學、科研、黨政管理和其他各項活動中直接形成的具有儲存價值的文字、圖表、聲像等不同載體的檔案材料，均屬學院檔案。學院檔案是學院工作和教學活動的真實記錄，是黨和國家的寶貴財富。檔案管理是學院管理工作的組成部分，各部門應把檔案工作提到議事日程上。

3、學院應嚴格實行部門立卷歸檔制度，逐步做到“三納入”：納入管理制度，納入有關人員的職責範圍；在佈置檢查、總結驗收各項工作的同時，佈置檢查、總結驗收各項檔案工作。

二、機構與任務：學院辦公室內設檔案室，日常工作由院辦主任領導，業務上受上級檔案管理機關的指導、監督和檢查。

檔案室的基本任務是：

1、認真貫徹執行《檔案法》，廣泛宣傳檔案的重要性，結合學院實際，建立和健全學院檔案管理制度。

2、收集、整理、鑑定、保管和統計學院檔案，編制檢索工具，並積極提供利用，為學院各項工作服務。

3、督促和指導各處室（直屬科）、系、部做好文書、教學、科技、財務等各種載體的檔案立卷歸檔工作。

4、學院應有一位院領導分管檔案工作，各處室（直屬科）、系、部要有一位負責人分管本單位的檔案工作，並確定兼職檔案人員協同院院檔案部門認真做好檔案的收集、整理、歸檔工作。

5、維護檔案的完整與安全，嚴格遵守檔案保密制度，堅持做好“八防”工作。

三、立卷歸檔範圍

（一） 文書類

1、上級機關頒發的屬於本院主管業務並要執行的檔案，以及普發的非本院主管業務但需要貫徹執行的法規性檔案。

2、上級機關召開的需要貫徹執行的會議的主要檔案材料。

3、上級機關領導視察、檢查本院工作時的重要指示、講話記錄、題詞、照片和有特殊儲存價值的聲像材料。

4、本院教代會、黨、團代表大會、工作會議的全套會議檔案以及各種聲像材料。

5、學院黨委、行政會議檔案。

6、學院的請示與上級機關的批覆檔案；各處室（直屬科）、系、部的請示與學院批覆檔案。

7、學院各處室（直屬科）、系、部在各項工作活動中形成的工作計劃、總結、報告。

8、學院的各種統計表和統計分析資料（包括計算機軟體盤）

9、學院黨委、團委、工會和內部組織機構在工作活動中形成的重要檔案材料。

10、內容重要的人民來信、來訪材料及領導的指示；本院處理人民來信、來訪形成的記錄、摘要單、調查處理報告、統計分析資料等。

11、學院領導人在公務活動中形成的重要信件、電報、電話記錄，從外機關帶回的與本院有關的未經文書處理登記的檔案材料。

12、本院成立、合併、撤消、更改名稱、啟用印章及其組織簡則、人員編制等檔案材料。

13、學院制訂的工作條例、章程、制度等檔案材料。

14、本院的歷史沿革、大事記、年鑑、反映本院重要活動事件的簡報、聲像材料，榮譽、獎勵證書，有紀念意義和憑證的實物以及展覽照片等材料。

15、本院的幹部任免、調配、培訓，專業技術職務評定、聘任，黨員、團員、幹部、工人花名冊和報表以及職工的錄用、轉正、定級、調資、退職、復職、退休、離休、轉業、撫卹、死亡等材料及幹部獎懲等檔案材料。

16、本院調進調出幹部、工人的工資轉移，行政、黨、團、工會組織介紹信及存根。

17、本院財產、物資、檔案等的交接憑證、清冊。

18本院編印的資訊、簡報及有關刊物的定稿和印本。

19、學院與有關單位及個人簽定的各種合同、協議書等檔案材料。

20、學院在外事活動中形成的請示、報告、計劃、條約、議定書、協定、合同、考察總結、重要簡報、會議紀要、記錄、聲像材料、互贈禮品單、工作來往檔案及其有參考價值的資料。

（二）教學、科研類

1、學院制定的各種教學制度、辦法、規章、條例。

2、有關教學工作的記錄。

3、學籍管理材料（學籍卡、新生登記表、成績冊）；學籍變更材料（升級、留級、休學、復學和退學材料）；學生獎懲材料。

4、招生工作材料：招生工作檔案、招生計劃、招生簡章和新生名冊。

5、畢業分配工作材料：畢業工作計劃和總結、畢業生花名冊。

6、課程安排表和教學程序表、教學年曆；

7、教學工作過程材料：專業教學計劃、教學大綱，各課程學期授課計劃，教師任課安排，教學實習計劃，實習指導書。典型講義，各課程考試題、成績單，有代表性的報告，自編講義、主編、參編、主審參審教材、實習計劃、實習講義、實習指導書。

8、有關教學經驗總結、教學方法的研究、教學手段的改進、教學效果的反饋、教學改革、課題研究、學術論文、專題發言等原始資料。

9、正式出版的各種學術專著、教材、教學參考資料等。

10、師資培訓計劃、考核、總結、出國進修工作等有關材料。

（三）基本建設類：

1、有關本院區域變化、解決地界、徵用土地的紅線圖、批准書、契約、合同等檔案材料。

2、有關專案綜合管理、可行性研究、設計基礎材料、設計檔案、工程管理檔案、施工檔案、竣工檔案、生產技術準備、試生產基建預算、概算、決算、器材管理等八個方面。

（四）裝置、儀器類

各種大、中型（千元以上的）機具、裝置、動力、機械、電子儀表、儀器、各種車輛裝置、文印裝置等全套圖紙、照片、計算書、說明書、合格證、驗收記錄、測定資料、效能鑑定材料、執行記錄、技術操作規程、檢修記錄、重大事故的調查分析處理報告、事故記錄以及在養護維修和大修過程中產生的技術檔案材料。

四、歸檔要求：

1、凡屬歸檔的各種文字材料，必須字跡、影象清楚，書寫工整，禁用圓珠筆、鉛筆及純藍墨水書寫。

2、立卷單位應負責將材料收集齊全，核對準確，按檔案的自然形成規律、系統整理；填寫案卷封面各個欄目，標題要簡短、準確；編寫卷內目錄及備考表。

3、根據檔案的儲存價值和檔案保管期限的規定，準確劃分保管期限。凡反映學院重大活動和基本歷史面貌，有長期利用價值的檔案，列為永久保管；凡是反映學院一般工作活動，在較長時間內對本院有參考利用價值的檔案，列為長期保管；凡是在短時間內對本院有參考價值的，列為短期儲存。

五、檔案的管理、保管與利用

1、檔案室的庫房應堅固安全，並加強防光、防塵、防蟲、防火、放盜工作。

2、案卷多櫃存放的應繪製案卷存放示意圖。

3、建立健全案卷，以及積累案卷的立卷說明方案，鑑定報告、交接憑證、檢查記錄等材料。

4、定期組織人員對檔案保管情況進行全面檢查，作好記錄，發現問題及時向分管領導彙報。

5、建立檔案借閱制度，根據檔案的機密程度，確定利用範圍，規定不同的審批手續。並嚴格履行查閱、借用手續。

6、借閱檔案，必須填寫“借閱檔案證明單”，經領導同意簽字後，方可借閱。借閱人不得擅自拆卷抽取、拍照、複製卷內文字材料，借閱人不得洩密、遺失、塗改和汙損，違反規定者，按有關規定予以處理。

六、鑑定、銷燬和統計

1、檔案的鑑定工作在院書記的領導下，由檔案鑑定小組定期實施鑑定工作，確定保管期限和密級，編制銷燬清冊。

2、銷燬檔案時必須有兩人監銷，並在銷燬清冊上簽字

3、鑑定工作結束後，鑑定小組應寫出“檔案鑑定工作報告”

4、建立健全統計臺帳、掌握檔案的收進、整理、利用、移出、銷燬和檔案室內各種情況資料。按省檔案部門和院院主管部門的要求及時報送各種報表。

七、檔案管理辦法的執行

1、學院檔案管理由院書記全面負責，院長辦公室具體管理，院辦主任負責檢查、督促各處室（直屬科）、系、部等部門檔案管理和移交工作。

2、各處室（直屬科）、系、部領導負責本部門檔案工作，每個部門必須由負責人指定專兼職檔案管理員，按要求做好檔案管理工作並按時向學院檔案部門移交的檔案。

3、每學年對全院檔案管理工作進行一次檢查評比，表彰先進，糾正存在問題。

專題會議需要寫紀要。一般情況下不是很重要的會議或者那些會議無關緊要的，只是討論一些工作上的業務，不涉及三重一大的工作，就不需要召開專題會議。召開專題會議說明這個會議內容很重要，一般就是涉及人事，財務，重大支出，重大專案才會召開專題會議，所以說要寫會議紀要。