表揚信通常由標題、抬頭、正文、結尾和落款五部分構成。

(一)標題一般而言，表揚信標題單獨由文種名稱“表揚信”組成。位置在第一行正中。

(二)稱謂表揚信的稱呼應在開頭頂格寫上被表揚的機關、單位、團體或個人的名稱、姓名。

寫給個人 的表揚信，應在姓名之後加上“同志”、“先生”等字樣，後邊加冒號。

若直接張貼到某機 關、單位、團體的表揚信，開頭可不必再寫受文單位。

(三)正文正文的內容要另起一行，空兩格寫。一般要求寫出下列內容。

1.交代表揚的理由用概括敘述的語言，重點敘述人物事蹟的發生、發展、結果及其意義。

敘述要清楚，要突出 最本質的方面，要讓實事說話，少講空道理。

2.指出行為的意義在敘事的基礎上進行評價、議論，讚頌該人所作所為的道德意義。

如指出這種行為屬於哪種 好思想，好風尚，好品德。

(四)結尾該部分要提出對對方的表揚，或者向對方的單位提出建議，希望對某某某給予表揚。

如“某 某某同志的優秀品德值得大家學習，建議予以表揚。”

寫給本人的表揚信，則應適當談些“ 深受感動”、“值得我們學習”等方面的內容。

並要求在結尾處寫上“此致敬禮”等結束用 語。

但“此致”、“祝”、“謹表”、“向你”等字寫在末尾，其餘的字，要另起一行，頂 格寫。

(五)落款落款應寫明發文單位名稱或個人姓名。並在右下方註明成文日期。