公文標準格式包括:

1、須有負責之表示。(如簽署、蓋印章戳或副署)

2、須有時間之表示。(如製作及發文時間，並加註文號)

3、須合於現行法定格式。(用紙、格式、細項)

4、本文原則上須分段敘述，並具實質意涵(即為一定之作為或特定事物之告知)，其表達方式為由左而右之橫行格式。

中華人民共和國法律《國家行政機關公文處理暫行辦法》將行政機關的公文主要分為“命令（令）、指令、決定、決議、指示、佈告、公告、通告、通知、通報、報告、請示、批覆、函、會議紀要”。

發文字號由發文機關代字、年份程式碼和發文順序號三部分組成。發文代字用漢語簡化字標識，固定使用；年份程式碼、發文順序號用阿拉伯數碼標識，年份程式碼應採用四位阿拉伯數字標識的公曆年份並置於六角括“〔〕”中。

發文順序號不編虛位（即1不編為001），不加括號，不加“第”等虛字。如“國辦發〔1996〕2號”，即說明這是國務院辦公廳在1996年向下級機關公開下發的第2號檔案；“人外發〔1994〕1號”即為人事部外事司1994年對外發布的第1號檔案。

公文紙一般採用國內通用的16開型，推薦採用國際標準A4型，供張貼的公文用紙幅度面尺寸，可根據實際需要確定。一般慣例，政府檔案用A4紙，黨委檔案用16K。

發文字號用3號仿宋體字型。

發文機關標識下空2行，用3號仿宋體字，居中排布；年份、序號用阿拉伯數碼標識；年份應標全稱，用六角括號“〔〕”括入；序號不編虛位（即1不編為001），不加“第”字。

發文字號之下4mm處印一條與版心等寬的紅色反線。

發文字號位於檔名稱下方居中處，在檔名稱和橫隔線之間。

發文字號包括字和號。 比如，北京市委辦[2008]5號， 北京市委辦就是字， [2008]5號就是號。 註釋號我也是第一次聽到，可能是指有些檔案，同一號後面再加“-1”之類的，用於同一型別的檔案。

比如人事局對工資變動的批覆，同一單位打上來的請示可能要好幾個，而單位又那麼多。

這樣，在針對同一單位或同一型別的批覆，可能用上述方法。