文員工作涉及面較廣，事務較繁瑣，對完成工作的質量效率也有一定的要求，不同的崗位、不同企業對文員要求也不一樣，常見的要求有打字速度快、文字處理能力強、專業對口、身體健康、工作壓力承受力強等等。我認為，一個合格或者優秀的文員應具備如下幾點：

1、良好的文字處理能力，這是保證自己工作方向的基礎，能讓主管省事或另眼相看，這也是提升自己能力和地位的一大法寶。這裡的學問很深，自己最好備1本辦公文書寫作大全之類的書，這是必備的工具書，有些公司配的有，比如我們就有。比如我們公司，聘請了一名兼職秘書，其工資也是1200元/月，每週6到公司1次即可。

2、電腦應用能力。應能獨立操作計算機，熟練操作Word、Excel、PowerPoint、Outlook等辦公自動化軟體及Internet郵件收發和處理技巧，政府機關的文員也要求對WPS有一定的認識。

3、能熟練運用各類辦公自動化裝置，印表機、影印機、傳真機、掃描器、燒錄機，如果您對以上機器具有簡單維修技能，那一定是領導的掌中寶。

4、良好的溝通協調能力，文員作為基層員工，一定要正確領會領導的意思，一件事不可能讓上級主管給你交代了又交代，較強的保密意識也就是責任心。同時，作為文員，接聽電話時間也多，作為公司與外界電話聯絡的第一人，你說溝通技巧重要不呢？當然公司各項業務一定要熟悉和精通。

5、其他能力，如一定的英語知識，較好的記憶力，時間分配能力等綜合能力。需要說明的是：每個企業根據企業不同的階段要求的能力也不一樣，當然，待遇基本也有差別。但文員確實是一個很能培養自己、鍛鍊自己不錯的一個職位。另外，附上各級文員的一些職責：辦公室文員（會議、文書、印信、檔案、接待、宣傳欄、檔案報紙收發）工作職責：1、接聽、轉接電話；接待來訪人員。2、負責辦公室的文秘、資訊、機要和保密工作，做好辦公室檔案收集、整理工作。3、負責總經理辦公室的清潔衛生。4、做好會議紀要。5、負責公司公文、信件、郵件、報刊雜誌的分送。

6、負責傳真件的收發工作。

7、負責辦公室倉庫的保管工作，做好物品出入庫的登記。

8、做好公司宣傳專欄的組稿。

9、按照公司印信管理規定，保管使用公章，並對其負責。

10、管理好員工人事檔案材料,建立、完善員工人事檔案的管理，嚴格借檔手續。

11、統計每月考勤並交財務做帳，留底。

12、管理辦公各種財產,合理使用並提高財產的使用效率,提倡節儉。

13、領導或上級交代的其他工作.秘書：秘書是掌管文書並協助機關或部門負責人處理日常工作的人員。1998年5月，國家勞動部（現勞動和社會保障部）在其新頒佈的《秘書職業技能標準》一書上將“秘書”概念定義為：專門從事辦公室程式工作，協助領導處理財務及日常事務，併為領導決策及實施服務的人員。目前中國秘書從業人員約達2300萬人。中國外資企業秘書分三類：初級秘書——以接電話、發傳真、收發信件等服務型為主；中等秘書（一般性秘書）——用英文寫一般信函、起草報告和準備會議等。多為大專或本科畢業。高階秘書（經理助理）——能起草重要的合同文字、懂法律、稅務知識，有應急處理能力

一、主要職責： 1.負責文印工作。 2.負責文印、傳真裝置的維護保養。 3.辦理電函、郵件收發、傳遞等事項，辦理報刊收發。 4.接待來訪賓客。 5.會議記錄 6.統計員工考勤 7.員工入職登記、檔案建立整理 二、主要工作內容： 負責公司公文材料的列印、校對初稿;辦理影印、登記等工作。 2.遵守公司有關文印管理的規章制度，遵守保密制度。 3.負責文印室的印表機、影印機、傳真機等裝置的使用、維護、保養。 4.保持文印室、接待區域辦公環境整齊、清潔。 5.辦理公司傳真件、信件、郵件、電報的收發、登記、送達、郵寄、清退事宜。 6.辦理報刊雜誌分發工作。 7.做好來賓接待、登記;來電接聽、登記。 8.會議記錄。 9.統計員工考情。 10.員工入職登記、檔案建立整理。 11.完成主任佈置的其他工作。