(一)標題 ：即件名或主題，在第一行居中用較大字型標註，指出信函的主要內容。可以直接書寫“報價函”、“報價信”等字樣。(二)稱謂：在標題之下另起一行或直接在第一行頂格書寫受信者的名稱。稱謂後加冒號。(三)正文：在稱謂之下另起一行空兩格開始書寫，一般首先簡要說一句感謝對方的詢價，然後具體答覆價格及相關資訊，如產品的質量、規格、包裝、交貨方式、優惠政策等，最後禮貌地寫上“歡迎再詢”等關切的話。(四)結語：在正文之下另起一行空兩格書寫“此致”、“順祝”等表示恭謹之意的詞語，再另起一行頂格書寫“敬禮”、“商祺”等表示祝願的話，後面不必加標點符號。擴充套件資料報價函是商務活動中作為賣方在接到客戶的詢價函後發出的回覆性信函。對於賣方而言，一封報價信可能意味著一次銷售的好時機。在正文之下另起一行空兩格書寫“此致”、“順祝”等表示恭謹之意的詞語，再另起一行頂格書寫“敬禮”、“商祺”等表示祝願的話，後面不必加標點符號。