一封商務信函通常由信頭(Letterhead)、信函編號(Reference Number)、日期(Date)、信內地址(Inside Address)、請某人注意行(Attention)、稱呼(Salutation )、主題(Subject)、正文(Body of the letter)、結尾敬辭(Complimentary Close)、簽名(Signature)、附件(Enclosure)、抄送(Carbon Copy Notation)和附言(Postscript)組成。其中信頭、日期、信內地址、稱呼、正文、結尾敬辭和簽名是不可缺少的組成部分，其他部分可根據公司習慣和信函具體內容有所增減。

商務函電是指在對外貿易中所使用的信函、電報、電傳、傳真、電子 郵件等通訊方式。

商務函電的種類包括：商洽函、詢問函、答覆函、請求函、告知函、聯絡 函。

從商務函電的具體使用功能來講，又可分為：來函處理答覆函、訂貨函、任命函、祝賀 函、感謝函、介紹函、邀請函、聯絡函、致歉函、慰問函、唁函、推銷函。 　　

商務函電的作用： 　　

一是索取資訊或傳遞資訊。 　　

二是處理商務交流中有關事宜。 　三是聯絡與溝通感情。

商務英 語函電也是公司與公司之間用以聯絡顧客的工具， 在對外貿易中發揮著溝通買賣雙方的媒介 作用；它涉及外貿業務中的各個環節包括建立業務關係、詢盤、發盤、還盤、接受、執行訂 單、裝運、保險、付款、索賠等。