要求要把函件的所有說明講清楚。

一般來說在我們一個單位收到對方發來的函件時，進行回覆呢，一定要把對方在函件當中所要求的事情完全的說明白，不要有什麼差了。比如對方發函諮詢一些相應的細節問題，我們就應該認認真真的把對方提出的問題完整的解答出來。

有關文秘人員起草覆函件，經領導閱示後，用便箋紙列印並蓋公章

覆函的結構和正確寫法

　 1.開頭。明確寫清發覆函的緣由，概括交代發函的目的、根據。然後用過渡語“現將有關事項函覆如下”等引起下文。緣由部分先引敘來文的標題和發文字號，如“×年×月×日貴單位來函收悉”或“×字×號函悉”，然後寫“經研究決定函覆如下”為過渡語。

　　2.主體。是覆函的核心部分，要用簡潔得體的語言把要告訴對方的問題、意見講清楚，使對方接到函後能快速瞭解來函的意圖，準確作出反映，敘寫清楚。答覆事項要有針對性。

　　3.結尾。一般用禮貌性的語言向對方作出答覆，如給予支援、幫助或合作，或提出希望和要求等。

　　結束語一般為“此復”、“特此覆函”等慣用語。

　　落款：由發文機關和成文日期組成。 發文機關寫全稱或規範化簡稱。成文日期要用漢字寫明年、月、日,加蓋公章。

函覆有通知、以上對下的意味，覆函表示答覆、迴應，與對方平等或下對上。

函覆（hán fù），用信件答覆。如:由秘書處函覆。曾紀澤《請獎翻譯官片》:“接奉總理衙門函覆:德明期滿獎敘,仍應由臣紀澤補行具奏。”

覆函，適用於答覆平行機關或不相隸屬機關的業務問題。這種函的針對性強，一般針對來函方的問題進行答覆，或者對方請求解決什麼問題就回答什麼問題，同時要求有一定的時效性。1.回覆信件：望儘快～。2.回覆的信件：～已收到。