機要檔案處理過程要注意的事項：

1.登記。 a)接收郵政局機要室送來的機要信件。經清點、核對無誤後在機要檔案投遞單上簽字完成接收; b)拆封應由機要科負責，其他人員無權拆封; c )領導本人的機要件，直接送領導本人辦公室，各委辦、科室的機要件電話通知他們簽字取走; d)根據機要檔案投遞單標明的件數、份數逐一清點、核對; e)機要件拆封後分類輸入“上級檔案登記簿”。

2.信件（機要信、掛號信、平件信）的收發。 a)所收機要信由機要科負責登記（文號）、編號後，加蓋機密印章後，送郵政局機要室傳送; b)掛號信由發信人在指定表單內登記後，連同平件信由機要科送郵政局營業大廳傳送。

3.檔案的交換。 a)把需發給區委的檔案拿到區委機要室分發（上級檔案要求收件人簽字，區內檔案直接放入相關檔案格內）; b)從區委機要室取回發給區政府、政府辦領導、各委辦、科室檔案; c)上級檔案登記後按要求傳送（領導傳閱檔案貼領導傳閱單後，按順序送領導辦公室傳閱；相關委辦檔案簽字後取走）; d)區內檔案按要求放入相關檔案格內; e)急件及時通知相關單位，不得延誤。

4.傳閱。 a)上級檔案。 機要檔案登記，加蓋存檔、收文印章後，貼區領導檔案傳閱單，送區長辦公室，按順序傳閱，其餘發有關單位簽字取走; 領導閱後文件及時處理，批示內容分別輸入領導本人登記簿，並根據批示內容通知相關單位簽字取走; 需報結果的批示件加發“領導批示督辦單”，並定期向未辦結的單位進行催辦; 每月10日前，對領導批示檔案進行彙總，分別報各位領導閱示; 上級檔案辦結後歸檔，年底交檔案室存檔。（中央、市委檔案每半年清退給區委機要室）; 傳閱時應給每位領導單獨設資料夾（中央、市委、國務院、市政府資料夾）；急件用“急件資料夾”; 檔案辦理時限：嚴格按領導批示、檔案要求辦結。 b)區內檔案處理。 機要科負責接收下級政府及單位報送的公文; 接收公文時要對報送公文的格式嚴格按《北京市實施〈國家行政機關公文處理辦法〉細則》進行把關; 對不符合規定的公文指明錯誤原因，並令其改正，直至合格為止; 接收公文登記後，加貼《順義區人民政府公文批辦單》，送主管領導閱批; 領導閱後文件及時處理，批示內容分別輸入領導本人登記簿，並根據批示內容影印給相關單位各1份，簽字取走，原件存檔; 需報結果的批示件加發“領導批示督辦單”，並定期向未辦結的單位進行催辦; 每月10日前，對領導批示檔案進行彙總，分別報各位領導閱示; 給每位領導單獨設批辦文資料夾; 檔案辦理時限：嚴格按領導批示、檔案要求辦結;

檔案的決策者或簽發人,應當實事求是地從發文內容和性質去考慮,嚴肅慎重地決定應否列入急件。

一旦確定為急件,擬稿人須加速撰寫,簽發人須加速稽核,其他環節的工作人員也必須加速繕印、校對、封發等。

要根據檔案內容需要和送達時間,仔細地安排確定遞送渠道和方式