給予方便的信件格式：

1、信文由稱謂、正文、敬語、落款及時間四部分組成。稱謂應在第一行頂格寫，後加冒號，以示尊敬。稱謂應遵循長幼有序、禮貌待人的原則，選擇得體的稱呼。

2、正文是信函的主體。可根據物件和所述內容的不同，靈活地採用不同的文筆和風格。問候語。

3、問候語要單獨成行，以示禮貌。如“你好”、“近好”、“節日好”等。先詢問對方近況和談與對方有關的情況，以表示對對方的重視和關切。

4、回答對方的問題或談自己的事情和打算。簡短地寫出自己的希望、意願或再聯絡之事。 公函即公務信件。它是上下級和平行機關或不相隸屬機關之間在商洽和聯絡工作、詢問和答覆問題時所使用的文體。函的特點是不受公文規定的嚴格限制如不用正式檔案頭 也可不編檔案號 有時還可不擬標題 因此用起來極為簡便。 公函大體有以下幾種用法 ： 1、下級機關向上級機關詢問一般事宜 或上級機關答覆或催辦下級機關有關事宜。 2、平行機關或不相隸屬機關之間商洽有關事宜 。 3、用函來通知一般事項。如通知開一般性的會議、要求下級機關報送某項材料或統計某些數字等時 也常用公函。 4、向上級機關請示較小事宜也常用函。 函件採用書寫、影印、列印、傳真等傳遞方式均可。 報告 “報告”是下級機關向上級領導機關 業務主管機關、部門向機關領導 執行機關向權力機關彙報工作、反映情況、提出意見建議、答覆詢問所使用的陳述性上行公文。