每個學校學生會秘書部工作流程不一樣，但都大同小異，現就某學校學生會秘書部工作流程詳述如下： 學生會秘書部職責 1、協助學生會主席工作，做好每次大型的活動前的準備工作。 2、學生會固定資產及各類物品的保管，使用及分配。 3、學生會各類檔案的收發與管理，起草有關檔案通知。 4、學生會經費的使用與管理。 5、學生會宣傳材料及報刊，雜誌的分發及保管。 6、學生會人員考勤，會議通知，會議記錄。 7、負責學生會工作大記事。 我們注重創新精神和團隊合作。在學生會中我們將作為新理念新思路的代表，積極探索發展之路，透過組織各類活動向廣大同學介紹新科學、新技術，普及科學知識，培養大家廣泛的興趣，提高同學們參與能力、組織能力、動手能力等綜合素質。協同其他各部及社團開展工作，完成上級交給的任務。同時也為學生會的發展提供和培養後備力量。 在本屆學生會的任期之中，我們將工作的重點放到了以下的幾個方面： 一、 加強部內、與其他各部以及其他學生會、社團的協同合作。 二、 新生入校後的納新工作。 三、 部內成員素質的培養。 四、 參與迎新晚會的製作及演出工作。 五、 組隊參加學校組織的“挑戰杯”比賽。 六、 創新/科技創想大賽。 七、 學校佈置的工作及其他活動。 具體操作詳述如下： 一、 初步計劃、預算、可行性分析及風險和應對 1、 按照時間的計劃，我們近期將與學生會的其他部門進行溝通，瞭解其他部門的計劃，並把我們的工作向他們介紹，加強彼此之間的瞭解，縮短“磨合期”，提高工作效率。 與宣傳部聯絡，瞭解出板週期，提交近期的出板計劃。以後每次將提前5~7天遞交出板計劃。 與學習部、實踐部聯絡，提出本學年工作計劃和需要的預算，聯絡合辦辯論賽的事宜。 與文藝部聯絡，對即將舉行的迎新晚會進行了解，提前為協辦工作做好準備。 同時與體育部、女生部等進行溝通了解他們的工作方式，商討共同舉辦活動的計劃，並分析可行性。 從長期的計劃，我們將對假如我部等其他同學進行團隊合作的培訓，並在以後的工作中及時溝通，積極合作。 緊密聯絡社團，積極組織和配合社團的活動。 2、 接下來我們將對01、02級的同學進行篩選，將適合從事我部工作的同學納入我部。具體標準將在成員招收及組成這一部分進行敘述。 3、 對於進入我部的新成員我們將針對每個人的差異，有針對性對團隊合作、語言表達、活動組織、科技知識、創新能力、動手能力等方面進行培養。主要透過每週舉行的例會時間進行培訓。 4、 在今年10月中下旬我們將與學生會的其他部門一起舉辦迎新晚會。根據學院對創新的要求，以及結合了歷年晚會的經驗，我們計劃在今年的迎新晚會中採用投影的方式增強現場感，活躍現場氣氛。在晚會開場前，播放學院簡介、專業介紹、學院機構設定、主要部門情況、學生會介紹、贊助商廣告等，進行中播放演職人員名單、節目相關內容。力爭做到展示學院風采，為晚會添彩，同時不過多地吸引觀眾注意力的統一。 幻燈片採用Flash或Power print製作，製作人員主要包括科技部成員、學生會秘書處，同時我們還將根據實際情況，臨時招用學院的其他同學參與制作。 製作器材我們計劃使用學院機房中的機器，這樣一方面可以方便大家作品的收集和儲存，更可以節省寶貴的經費。 投影機屬於比較貴重的物品，這裡需要學院老師幫助解決。 因為具體的晚會舉辦時間還沒有確定，這裡只能制定初步的時間表（以最終確定的晚會時間為基礎） 時間 任務 參與人員 備註 五週前 選拔人才，聯絡裝置 學院的老師，科技部晚會組，秘書處 計劃由5~7人完成製作任務。 四周前 集體討論，確定初步製作方案，製作部分模組 學院的老師，科技部晚會組，文藝部，其他製作人員 方案提出後經由老師批准後實施 三週前 完成初期製作，對晚會的內容進行製作 學院的老師，科技部晚會組，文藝部，其他製作人員 製作進度主要由文藝部送交資料的時間確定 二週前 進入細節制作 ，文藝部，其他製作人員 一週 將製作結果送交學院進行演示、稽核 學院的老師，科技部晚會組 對於沒有透過的細節進行修改 2-4天前 進行實地彩排 學院的老師，科技部晚會組，文藝部，其他製作人員 1-2天前 進行二次彩排 學院的老師，科技部晚會組，文藝部，其他製作人員， 爭取與其他演員同步進行 具體的計劃書我們將於九月下旬送交院辦。 可行性分析：採用投影的方式是歷年所沒有的，其必引起轟動。 風險及應對：製作效果方面可以由製作人員的水平保證。晚會現場可能會出現技術、機器等方面的不確定因素。我們將用大量的訓練來減少和消除這方面的影響，在操作的過程中採用並聯的系統，減少資料丟失、機器故障等因素的影響。投影機請學院的老師安排，如果可能準備兩臺以應不測。 資金預算：本活動基本不需要學院撥專款。 5、 挑戰杯（創業大賽）今年將舉行第二屆，在總結上一屆的經驗教訓的基礎上，我們在本屆將於以下幾個方面開展工作： 人才選拔：主要考察參加人員的語言表達能力、臨場應變能力、書面表達能力 人員組成：以01級為主，相應加入00、99級，安排02級參與以培養後備力量。 專案來源：根據上屆的經驗，參賽作品最好是專利專案，這樣更容易取得效果。 材料製作：精美細緻的材料製作可以在初賽時給評為留下深刻的印象，在後期的評比中可以給評委及觀眾以強烈的視覺、聽覺衝擊，營造良好的現場氣氛。 時間安排：本活動本著提早準備的原則，計劃在10月份進行人才選拔、培訓，11月份立項、製作參賽作品，第二學期參加複賽及決賽。其時間主要由學校的安排而定，我們將在收到通知的3~4天內上交計劃並及時完成初期準備。 另外還將由專人安排協調工作。 可行性分析：挑戰杯是我校的一項大型活動，很多同學對此都十分感興趣，因此活動具有參與性。我院在上屆挑戰杯中取得了第二名的成績，可以說具有一定基礎和實力。 組織形式：本活動採用學生會指導，各團隊自行實施的原則。在活動初期由學生會負責宣傳、組織和解答相關問題。爾後，各隊進行立項，在這個過程中，科技部將負責其中比較優秀（在人員組成、素質等方面）的隊伍進行專案重點培養，例如與系裡溝通，聯絡專利或比較具有競爭力的專案。以上活動爭取在一個月內完成。接下來我們將對各參賽隊的參賽資料製作提供指導，同時對其製作的成果進行再評估，做到重點突出，個別培養與統一培訓相結合，以達到有一、兩個專案具有一定競爭力的目的。作品製作完成後將送交指導老師處稽核經過反覆修改後上交。寒假期間由各個透過初賽的隊伍進行再製作，下學期開學後，工作重點將轉移到隊員的表達能力、對資料的深入瞭解和互相之間的協調性。之後，我們將對參賽隊的簡報和現場發言稿進行修飾，使其能夠達到具有強烈視覺衝擊的水平。透過決賽的隊伍將進入陝西省的“挑戰杯”比賽，屆時我們將針對省級比賽的特點對其進行專項培訓，例如：電梯間式問答的方法等。 在整個專案的實施過程中，我們將對每個專案進行階段性評估，及時提出缺點和不足，對於優勢專案重點扶持。團隊採用自由組合與制定相結合，為了保證質量也將會根據實際情況組建一至二支系隊參賽，人員將優中選優。 另外科技部還將負責向各個團隊及時傳達資訊，包括比賽時間，地點的等。 資金預算：因為採用比較鬆散的組合方式，因此可大量節約經費，故只需要150~200元，資金將用於培訓材料購買、專家培訓等。 風險及應對：本活動的效果主要透過成員水平、作品科技含量決定，我們將採取嚴格選拔、精心培訓、採用專利技術或較好的創意的方式進行保證。 6、 創新/科技創想大賽是我們計劃與其他社團共同舉辦的活動，這個活動將根據其他活動的情況而決定是否舉辦，力爭使活動少而精。其舉辦時間初步安排在下個學期，參與人員為汽車學院的全體學生。與科幻俱樂部等社團聯辦，以徵集作品的方法實施。其目的是活躍同學的課餘生活，展示我院學生的創新能力。 可行性分析：低年級的同學比較喜歡參與活動只要進行適當的宣傳即可，高年級的可以採用選擇合適的精神獎勵，抓住他們的心理，結合素質教育來促進他們的參與性。科幻俱樂部有舉辦這類活動的經驗，可以方便活動的舉行。 風險及應對：參賽作品的質量可能出現差異，因此評選時我們將盡量採用透明的方式評選，同時對其控制，以保證數量和質量。 資金預算：本活動主要資金支出為獎品，預計200~300元。 7、 因為科技部是第一年成立，故有很多不確定因素，學校有可能組織相關的活動例如於11月份舉辦的科技節、過一段時間的參觀北郊試車場等，我們將積極進行組織，在活動下發的3~4天制定出計劃，並完成相應的初期準備活動。同時也將與其他部門進行溝通，尋求幫助。 8、 按照以上的計劃，我們預計本學年的資金需求約為400~500元。（不包括可能出現的類似於承辦大型活動指出的經費。） 二、 成員招收及組成 我部擬招收部員五至八名，其中三名02級，二名01級，三個備用名額 考慮到新生入校，電腦方面的技能水平，在02級中招收1名電腦方面具有專長的學生，2名組織、語言表達較為優秀的學生。01級兩方面個一名。其餘三名根據實際情況分配。 招收的方式採用報名和介紹相結合，之後透過公開考核錄用。時間定為10月以前完成。 三、 工作組織方式 為了能夠成為一個團結高效的集體，我們制定了科技部的工作紀律和章程。 1、 對於學生會內外要保持團結，通力合作。在活動中堅決服從專案負責人的安排，努力完成任務，併為其他成員的活動開展提供便利。 2、 遵守時間，凡在例會及其他集體活動中遲到、早退2次或無故不到場1次者，開除科技部。 3、 如果臨時有事不能參加活動必須安排好相應的負責人，並直接與專案負責人聯絡說明原因，批准後方可離開。 4、 獎罰分明，能者優先，不分級別，積極開展批評與自我批評。 5、 每週召開例會，總結工作，佈置任務，培訓人員。 6、 活動前有計劃，活動後有總結，均有專案負責人完成。專案實施前必須經相關部門批准。 7、 合理安排時間，提高效率。注意把握工作與學習的關係。 8、 虛心聽取學院領導、老師和其他同學的意見和建議，堅決完成上級交給的任務，為做好工作、服務同學、加強學生會建設、提高學院影響力貢獻自己的一份力量。
每個學校學生會秘書部工作流程不一樣，但都大同小異，現就某學校學生會秘書部工作流程詳述如下： 學生會秘書部職責 1、協助學生會主席工作，做好每次大型的活動前的準備工作。 2、學生會固定資產及各類物品的保管，使用及分配。 3、學生會各類檔案的收發與管理，起草有關檔案通知。 4、學生會經費的使用與管理。 5、學生會宣傳材料及報刊，雜誌的分發及保管。 6、學生會人員考勤，會議通知，會議記錄。 7、負責學生會工作大記事。 我們注重創新精神和團隊合作。在學生會中我們將作為新理念新思路的代表，積極探索發展之路，透過組織各類活動向廣大同學介紹新科學、新技術，普及科學知識，培養大家廣泛的興趣，提高同學們參與能力、組織能力、動手能力等綜合素質。協同其他各部及社團開展工作，完成上級交給的任務。同時也為學生會的發展提供和培養後備力量。 在本屆學生會的任期之中，我們將工作的重點放到了以下的幾個方面： 一、 加強部內、與其他各部以及其他學生會、社團的協同合作。 二、 新生入校後的納新工作。 三、 部內成員素質的培養。 四、 參與迎新晚會的製作及演出工作。 五、 組隊參加學校組織的“挑戰杯”比賽。 六、 創新/科技創想大賽。 七、 學校佈置的工作及其他活動。 具體操作詳述如下： 一、 初步計劃、預算、可行性分析及風險和應對 1、 按照時間的計劃，我們近期將與學生會的其他部門進行溝通，瞭解其他部門的計劃，並把我們的工作向他們介紹，加強彼此之間的瞭解，縮短“磨合期”，提高工作效率。 與宣傳部聯絡，瞭解出板週期，提交近期的出板計劃。以後每次將提前5~7天遞交出板計劃。 與學習部、實踐部聯絡，提出本學年工作計劃和需要的預算，聯絡合辦辯論賽的事宜。 與文藝部聯絡，對即將舉行的迎新晚會進行了解，提前為協辦工作做好準備。 同時與體育部、女生部等進行溝通了解他們的工作方式，商討共同舉辦活動的計劃，並分析可行性。 從長期的計劃，我們將對假如我部等其他同學進行團隊合作的培訓，並在以後的工作中及時溝通，積極合作。 緊密聯絡社團，積極組織和配合社團的活動。 2、 接下來我們將對01、02級的同學進行篩選，將適合從事我部工作的同學納入我部。具體標準將在成員招收及組成這一部分進行敘述。 3、 對於進入我部的新成員我們將針對每個人的差異，有針對性對團隊合作、語言表達、活動組織、科技知識、創新能力、動手能力等方面進行培養。主要透過每週舉行的例會時間進行培訓。 4、 在今年10月中下旬我們將與學生會的其他部門一起舉辦迎新晚會。根據學院對創新的要求，以及結合了歷年晚會的經驗，我們計劃在今年的迎新晚會中採用投影的方式增強現場感，活躍現場氣氛。在晚會開場前，播放學院簡介、專業介紹、學院機構設定、主要部門情況、學生會介紹、贊助商廣告等，進行中播放演職人員名單、節目相關內容。力爭做到展示學院風采，為晚會添彩，同時不過多地吸引觀眾注意力的統一。 幻燈片採用Flash或Power print製作，製作人員主要包括科技部成員、學生會秘書處，同時我們還將根據實際情況，臨時招用學院的其他同學參與制作。 製作器材我們計劃使用學院機房中的機器，這樣一方面可以方便大家作品的收集和儲存，更可以節省寶貴的經費。 投影機屬於比較貴重的物品，這裡需要學院老師幫助解決。 因為具體的晚會舉辦時間還沒有確定，這裡只能制定初步的時間表（以最終確定的晚會時間為基礎） 時間 任務 參與人員 備註 五週前 選拔人才，聯絡裝置 學院的老師，科技部晚會組，秘書處 計劃由5~7人完成製作任務。 四周前 集體討論，確定初步製作方案，製作部分模組 學院的老師，科技部晚會組，文藝部，其他製作人員 方案提出後經由老師批准後實施 三週前 完成初期製作，對晚會的內容進行製作 學院的老師，科技部晚會組，文藝部，其他製作人員 製作進度主要由文藝部送交資料的時間確定 二週前 進入細節制作 ，文藝部，其他製作人員 一週 將製作結果送交學院進行演示、稽核 學院的老師，科技部晚會組 對於沒有透過的細節進行修改 2-4天前 進行實地彩排 學院的老師，科技部晚會組，文藝部，其他製作人員 1-2天前 進行二次彩排 學院的老師，科技部晚會組，文藝部，其他製作人員， 爭取與其他演員同步進行 具體的計劃書我們將於九月下旬送交院辦。 可行性分析：採用投影的方式是歷年所沒有的，其必引起轟動。 風險及應對：製作效果方面可以由製作人員的水平保證。晚會現場可能會出現技術、機器等方面的不確定因素。我們將用大量的訓練來減少和消除這方面的影響，在操作的過程中採用並聯的系統，減少資料丟失、機器故障等因素的影響。投影機請學院的老師安排，如果可能準備兩臺以應不測。 資金預算：本活動基本不需要學院撥專款。 5、 挑戰杯（創業大賽）今年將舉行第二屆，在總結上一屆的經驗教訓的基礎上，我們在本屆將於以下幾個方面開展工作： 人才選拔：主要考察參加人員的語言表達能力、臨場應變能力、書面表達能力 人員組成：以01級為主，相應加入00、99級，安排02級參與以培養後備力量。 專案來源：根據上屆的經驗，參賽作品最好是專利專案，這樣更容易取得效果。 材料製作：精美細緻的材料製作可以在初賽時給評為留下深刻的印象，在後期的評比中可以給評委及觀眾以強烈的視覺、聽覺衝擊，營造良好的現場氣氛。 時間安排：本活動本著提早準備的原則，計劃在10月份進行人才選拔、培訓，11月份立項、製作參賽作品，第二學期參加複賽及決賽。其時間主要由學校的安排而定，我們將在收到通知的3~4天內上交計劃並及時完成初期準備。 另外還將由專人安排協調工作。 可行性分析：挑戰杯是我校的一項大型活動，很多同學對此都十分感興趣，因此活動具有參與性。我院在上屆挑戰杯中取得了第二名的成績，可以說具有一定基礎和實力。 組織形式：本活動採用學生會指導，各團隊自行實施的原則。在活動初期由學生會負責宣傳、組織和解答相關問題。爾後，各隊進行立項，在這個過程中，科技部將負責其中比較優秀（在人員組成、素質等方面）的隊伍進行專案重點培養，例如與系裡溝通，聯絡專利或比較具有競爭力的專案。以上活動爭取在一個月內完成。接下來我們將對各參賽隊的參賽資料製作提供指導，同時對其製作的成果進行再評估，做到重點突出，個別培養與統一培訓相結合，以達到有一、兩個專案具有一定競爭力的目的。作品製作完成後將送交指導老師處稽核經過反覆修改後上交。寒假期間由各個透過初賽的隊伍進行再製作，下學期開學後，工作重點將轉移到隊員的表達能力、對資料的深入瞭解和互相之間的協調性。之後，我們將對參賽隊的簡報和現場發言稿進行修飾，使其能夠達到具有強烈視覺衝擊的水平。透過決賽的隊伍將進入陝西省的“挑戰杯”比賽，屆時我們將針對省級比賽的特點對其進行專項培訓，例如：電梯間式問答的方法等。 在整個專案的實施過程中，我們將對每個專案進行階段性評估，及時提出缺點和不足，對於優勢專案重點扶持。團隊採用自由組合與制定相結合，為了保證質量也將會根據實際情況組建一至二支系隊參賽，人員將優中選優。 另外科技部還將負責向各個團隊及時傳達資訊，包括比賽時間，地點的等。 資金預算：因為採用比較鬆散的組合方式，因此可大量節約經費，故只需要150~200元，資金將用於培訓材料購買、專家培訓等。 風險及應對：本活動的效果主要透過成員水平、作品科技含量決定，我們將採取嚴格選拔、精心培訓、採用專利技術或較好的創意的方式進行保證。 6、 創新/科技創想大賽是我們計劃與其他社團共同舉辦的活動，這個活動將根據其他活動的情況而決定是否舉辦，力爭使活動少而精。其舉辦時間初步安排在下個學期，參與人員為汽車學院的全體學生。與科幻俱樂部等社團聯辦，以徵集作品的方法實施。其目的是活躍同學的課餘生活，展示我院學生的創新能力。 可行性分析：低年級的同學比較喜歡參與活動只要進行適當的宣傳即可，高年級的可以採用選擇合適的精神獎勵，抓住他們的心理，結合素質教育來促進他們的參與性。科幻俱樂部有舉辦這類活動的經驗，可以方便活動的舉行。 風險及應對：參賽作品的質量可能出現差異，因此評選時我們將盡量採用透明的方式評選，同時對其控制，以保證數量和質量。 資金預算：本活動主要資金支出為獎品，預計200~300元。 7、 因為科技部是第一年成立，故有很多不確定因素，學校有可能組織相關的活動例如於11月份舉辦的科技節、過一段時間的參觀北郊試車場等，我們將積極進行組織，在活動下發的3~4天制定出計劃，並完成相應的初期準備活動。同時也將與其他部門進行溝通，尋求幫助。 8、 按照以上的計劃，我們預計本學年的資金需求約為400~500元。（不包括可能出現的類似於承辦大型活動指出的經費。） 二、 成員招收及組成 我部擬招收部員五至八名，其中三名02級，二名01級，三個備用名額 考慮到新生入校，電腦方面的技能水平，在02級中招收1名電腦方面具有專長的學生，2名組織、語言表達較為優秀的學生。01級兩方面個一名。其餘三名根據實際情況分配。 招收的方式採用報名和介紹相結合，之後透過公開考核錄用。時間定為10月以前完成。 三、 工作組織方式 為了能夠成為一個團結高效的集體，我們制定了科技部的工作紀律和章程。 1、 對於學生會內外要保持團結，通力合作。在活動中堅決服從專案負責人的安排，努力完成任務，併為其他成員的活動開展提供便利。 2、 遵守時間，凡在例會及其他集體活動中遲到、早退2次或無故不到場1次者，開除科技部。 3、 如果臨時有事不能參加活動必須安排好相應的負責人，並直接與專案負責人聯絡說明原因，批准後方可離開。 4、 獎罰分明，能者優先，不分級別，積極開展批評與自我批評。 5、 每週召開例會，總結工作，佈置任務，培訓人員。 6、 活動前有計劃，活動後有總結，均有專案負責人完成。專案實施前必須經相關部門批准。 7、 合理安排時間，提高效率。注意把握工作與學習的關係。 8、 虛心聽取學院領導、老師和其他同學的意見和建議，堅決完成上級交給的任務，為做好工作、服務同學、加強學生會建設、提高學院影響力貢獻自己的一份力量。