發文字號由發文機關代字、年份和序號組成。例如：國辦發〔2006〕5號， “國辦”為發文機關國務院辦公廳的代字； “2006”為年份； “5”為序號，是指國務院辦公廳在2006年所發的第5號檔案。 發文字號用3號仿宋體字標識。年份、序號用阿拉伯數碼標識；年份標全稱，用六角括號“〔〕”括入，序號不編虛位，如5號不編為005，不加“第”字，如不可寫為“第5號”。

發文字號

發文字號又稱公文編號，是發文機關同一年度公文排列的順序號，由發文機關代字、年份和序號組成，如國務院檔案“國發[2004]3號”中，“國發”是發文機關代字，“2004”是發文年份，“3號”為檔案序號，表明這份檔案是國務院在2004年度制發的第3號檔案。如果一個機關的檔案數量較多，還可以在發文字號中加上一個類別標誌，反映檔案的業務內容或歸宿。幾個機關聯合行文，只註明主辦機關的發文字號即可。發文字號應在發文機關標識下空2行，用3號仿宋體字，居中排布；年份、序號用阿拉伯數碼標識；年份應標全稱，用六角括號“〔〕”插入；序號不編虛位（即1不編為001），不加“第”字。

發文字號應當包括機關代字、年份、序號。比如：國辦發〔2017〕56號，表明是國務院辦公廳發的，2007年度的第56號使用機關代字為“國辦發”的檔案；國函〔2017〕70號，表明是國務院發的2007年度第70號函。

發文字號由發文機關代字、年份和序號組成。例如：國辦發〔2006〕5號， “國辦”為發文機關國務院辦公廳的代字； “2006”為年份； “5”為序號，是指國務院辦公廳在2006年所發的第5號檔案。 發文字號用3號仿宋體字標識。年份、序號用阿拉伯數碼標識；年份標全稱，用六角括號“〔〕”括入，序號不編虛位，如5號不編為005，不加“第”字，如不可寫為“第5號”。

發文字號是一個發文機關在某一年度所發各種不同檔案的順序編號。如國發【1979】1號，指的是國務院在1979年所發的第一號檔案。

發文機關將所發文件按上述方式編號，就使所有釋出過的檔案有據可查，而且方便地查。在有關資料庫裡輸入發文字號，就能一下子查出有關檔案。