首先應該按照上級部門的要求，安排適當的人員參加會議，不能隨便安排，敷衍了事，其次參會人員應認真做好會議記錄，第三，應直接向上級安排下級參會的有關部門彙報，主要彙報會議的規模、參加會議的人員情況、會議的主要議題、會議領導講話的主要精神、會議決定或議定的相關事項、要求貫徹會議精神的相關措施和要求等。

報告：使用範圍很廣。按照上級部署或工作計劃，每完成一項任務，一般都要向上級寫報告，反映工作中的基本情況、工作中取得的經驗教訓、存在的問題以及今後工作設想等，以取得上級領導部門的指導。報告，在已釋出的黨、人大、政府、司法、軍隊機關的公文處理規範中，都規定了這個文種。

彙報：是向上級機關報告工作、反映情況、提出意見或者建議，答覆上級機關的詢問時使用的公文。

兩種都可以用， 都是表示陳述。主要看要陳述的事項，是要求陳述，還是自主陳述，或是說明什麼 情況。