規範：

1、發文字號又稱發文號、文號、檔案字號，是指某一公文在發文機關一個年度內發文總號中的實際順序號。位於發文機關標識下空2行處、間隔線上面居中位置，緊靠間隔線。發文字號使用與正文相同的字型。

2、發文字號由發文機關代字、年份、序號三部分組成。發文字號中三個部分的書寫順序是：先寫發文機關代字，接著是年份，最後是序號。如“粵科院字〔2006〕14號”，表示是廣東省科學院在2006年度內發的第14號文。

3、發文號中的年份，要用阿拉伯數字完整書寫，用括號括起來。不能把“2006”簡化為“06，括號須用六角括號“〔〕”，不能用半圓括號“（）”。

發文字號，簡稱文號，習慣上也稱為檔案編號，它是發文機關在某一年度內所發各種不同檔案總數的順序編號。發文字號由發文機關的收發文責任部門負責統一編排。發文字號應當包括機關代字、年份程式碼、發文順序號；聯合行文，一般的以主辦機關為主體依據編制發文字號。