答: (一)有效溝通的要求
(1)及時:及時溝通是指溝通雙方要在儘可能短的時間內進行溝通,並使資訊發生效用。
為此要做到:①傳送及時:在資訊傳遞過程中,儘量減少中間環節,用最短的時間傳遞;②反饋及時:接收者接到資訊後,應及時反饋,這有利於傳送者修正資訊;③利用及時:雙方要及時利用資訊,避免資訊過期失效。
(2)全面:要求傳送者在發出資訊時完整全面。
(3)準確:準確的資訊,可充分反映傳送者的意願,使接收者正確理解資訊。
(二)有效溝通的原則
有效溝通應遵循以下幾個原則:
①目的明確和事先計劃原則;
②資訊明確的原則;
③及時的原則;
④合理使用非正式溝通的原則:管理者必須正確處理正式溝通與非正式溝通的關係,合理利用非正式溝通的正向功能,彌補正式溝通之不足;
⑤組織結構完整性的原則:在進行管理溝通時,要注意溝通的完整性。根據統一指揮原則,上級領導不能越級直接釋出命令進行管理。否則會使中間的管理者處於尷尬境地。
(三)有效溝通的方法
1.創造良好的溝通環境創造良好的溝通環境的方法有:①溝通中少用評價語言、判斷性語言,多用描述性語言,既介紹情況,又探詢溝通情況;②溝通表示願意合作,與對方共同找出問題,一起尋找解決方案,決不能企圖控制和改造對方;③坦誠相待,設身處地為對方著想;④認同對方的問題和處境;⑤平等待人,謙虛謹慎;⑥不急於表態:陽下結論,保持靈活和實事求是的態度,鼓勵對方反饋,耐心聽取對方的說明和解釋。
2.學會有效地聆聽有效聆聽的10大要點;①少講多聽,不要打斷對方的講話;②交談輕鬆、舒適,消除拘謹不安情緒;③表示有交談興趣,不要表現出冷淡或不耐煩;④儘可能排除外界干擾;⑤站在對方立場上考慮問題,表現出對對方的同情;⑥要有耐心,不要經常插話,打斷別人的談話;⑦要控制情緒,保持冷靜;⑧不要妄加評論和爭論;⑨提出問題,以顯示自己充分聆聽和求得了解的心境;⑩還是少講多聽。
3.強化溝通能力 強化溝通能力的關鍵點在於:一是傳達有效資訊;二是上下言行一致;三是提高組織信任度。
4.增強語言文字的感染力 在溝透過程中應儘量使用通俗易懂的語言,使用接收者最易理解的語言。管理者應在不斷的實踐中提高語言及文字表達能力,多鍛鍊,平時多向別人學習,體會別人得體、風趣的談話中的高明之處,提高自己的表達能力。
5.“韌”性溝通溝通時,往往不能透過一次溝通就達到溝通的目的,需要經過多次反反覆覆地與一個物件進行溝通,這就要在溝通中培養“韌”性。對於溝通物件,要有“鍥而不捨”的精神,抓住溝通中的每次機會、每一細節,進行反覆溝通、深入溝通,直到達到溝通目的。
6.重視溝通細節的處理溝通的細節包括聲調、語氣、節奏、面部表情、身體姿勢和輕微動作等。一方面,管理者應給予對方合適的表情、動作和態度,並與所要傳達的資訊內容相配合。如輕鬆的交談應面帶笑容;真實的立場態度應該顯出嚴肅莊重的樣子;在對方陷於憂思時應減緩語速。不同的坐姿、站相、手勢也潛在地反映著一個人的個性、氣質和態度。另一方面,管理者需要給予對方的口頭語言和身體語言以靈活機動的反應,以滿足溝通物件的需要。
(四)有效溝通的策略
1.使用恰當的溝通方式“條條大道通羅馬”,說的正是達到目標有多種途徑的意思。面對不同的溝通物件,或面臨不同的情形,應該採取不同的溝通方式,這樣方能事半功倍。
2.考慮接收者的觀點和立場 有效的溝通者必須具有“伺理心”,能夠感同身受,換位思考,站在接收者的立場,以接收者的觀點和視野來考慮問題。
3.充分利用反饋機制 進行溝通時,要避免出現“只傳遞而沒有反饋”的狀況。
4.以行動強化語言 華人歷來倡導“言行一致”,語言上說明意圖,只不過是溝通的開始,只有轉化為行動,才能真正提高溝通的效果,達到溝通的目的。
5.避免一味說教有效溝通是彼此之間的人際交往與心靈交流。僅僅試圖用說教的方式與人交往則違背了這個原則。
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答: (一)有效溝通的要求
(1)及時:及時溝通是指溝通雙方要在儘可能短的時間內進行溝通,並使資訊發生效用。
為此要做到:①傳送及時:在資訊傳遞過程中,儘量減少中間環節,用最短的時間傳遞;②反饋及時:接收者接到資訊後,應及時反饋,這有利於傳送者修正資訊;③利用及時:雙方要及時利用資訊,避免資訊過期失效。
(2)全面:要求傳送者在發出資訊時完整全面。
(3)準確:準確的資訊,可充分反映傳送者的意願,使接收者正確理解資訊。
(二)有效溝通的原則
有效溝通應遵循以下幾個原則:
①目的明確和事先計劃原則;
②資訊明確的原則;
③及時的原則;
④合理使用非正式溝通的原則:管理者必須正確處理正式溝通與非正式溝通的關係,合理利用非正式溝通的正向功能,彌補正式溝通之不足;
⑤組織結構完整性的原則:在進行管理溝通時,要注意溝通的完整性。根據統一指揮原則,上級領導不能越級直接釋出命令進行管理。否則會使中間的管理者處於尷尬境地。
(三)有效溝通的方法
1.創造良好的溝通環境創造良好的溝通環境的方法有:①溝通中少用評價語言、判斷性語言,多用描述性語言,既介紹情況,又探詢溝通情況;②溝通表示願意合作,與對方共同找出問題,一起尋找解決方案,決不能企圖控制和改造對方;③坦誠相待,設身處地為對方著想;④認同對方的問題和處境;⑤平等待人,謙虛謹慎;⑥不急於表態:陽下結論,保持靈活和實事求是的態度,鼓勵對方反饋,耐心聽取對方的說明和解釋。
2.學會有效地聆聽有效聆聽的10大要點;①少講多聽,不要打斷對方的講話;②交談輕鬆、舒適,消除拘謹不安情緒;③表示有交談興趣,不要表現出冷淡或不耐煩;④儘可能排除外界干擾;⑤站在對方立場上考慮問題,表現出對對方的同情;⑥要有耐心,不要經常插話,打斷別人的談話;⑦要控制情緒,保持冷靜;⑧不要妄加評論和爭論;⑨提出問題,以顯示自己充分聆聽和求得了解的心境;⑩還是少講多聽。
3.強化溝通能力 強化溝通能力的關鍵點在於:一是傳達有效資訊;二是上下言行一致;三是提高組織信任度。
4.增強語言文字的感染力 在溝透過程中應儘量使用通俗易懂的語言,使用接收者最易理解的語言。管理者應在不斷的實踐中提高語言及文字表達能力,多鍛鍊,平時多向別人學習,體會別人得體、風趣的談話中的高明之處,提高自己的表達能力。
5.“韌”性溝通溝通時,往往不能透過一次溝通就達到溝通的目的,需要經過多次反反覆覆地與一個物件進行溝通,這就要在溝通中培養“韌”性。對於溝通物件,要有“鍥而不捨”的精神,抓住溝通中的每次機會、每一細節,進行反覆溝通、深入溝通,直到達到溝通目的。
6.重視溝通細節的處理溝通的細節包括聲調、語氣、節奏、面部表情、身體姿勢和輕微動作等。一方面,管理者應給予對方合適的表情、動作和態度,並與所要傳達的資訊內容相配合。如輕鬆的交談應面帶笑容;真實的立場態度應該顯出嚴肅莊重的樣子;在對方陷於憂思時應減緩語速。不同的坐姿、站相、手勢也潛在地反映著一個人的個性、氣質和態度。另一方面,管理者需要給予對方的口頭語言和身體語言以靈活機動的反應,以滿足溝通物件的需要。
(四)有效溝通的策略
1.使用恰當的溝通方式“條條大道通羅馬”,說的正是達到目標有多種途徑的意思。面對不同的溝通物件,或面臨不同的情形,應該採取不同的溝通方式,這樣方能事半功倍。
2.考慮接收者的觀點和立場 有效的溝通者必須具有“伺理心”,能夠感同身受,換位思考,站在接收者的立場,以接收者的觀點和視野來考慮問題。
3.充分利用反饋機制 進行溝通時,要避免出現“只傳遞而沒有反饋”的狀況。
4.以行動強化語言 華人歷來倡導“言行一致”,語言上說明意圖,只不過是溝通的開始,只有轉化為行動,才能真正提高溝通的效果,達到溝通的目的。
5.避免一味說教有效溝通是彼此之間的人際交往與心靈交流。僅僅試圖用說教的方式與人交往則違背了這個原則。
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