每個企業在應對複雜供應商採購和管理時，都希望有一套完善的採購管理系統能對整個供應鏈進行管控，無論是電子商務企業還是傳統企業製造隨著業務場景的轉變、使用者消費需求的多元化、企業轉型等原因，採購管理是企業做好日常訂單、成本、倉儲乃至業績資料分析的核心，企業都需要一套精準的資訊化、資料化、數字化的採購管理流程去對公司業務做一個科學、高效的管理，那麼採購與付款內部控制的關鍵點有哪些呢？企業採購與付款業務如何與生產和銷售緊密連線呢？

其實絕大多數企業採購流程分三大類：第一類是：先採購入庫後在銷售模式，大多數老型供應鏈貿易類的公司都知道，囤貨可以給企業帶來意想不到的利潤，但是囤貨也有很大風險。因此，囤貨式銷售，非常側重庫存，關心庫存資產、關心消耗掉庫存所需要的時間、以及關心庫存是否合理。

第二類是：先銷售再採購/按訂單進行執行採購計劃，這類囤貨風險相對較小，核心關注在各單毛利、各單推進、以及各單按期交付。按單採購的公司，有比較多的個性配置需求、與客戶做需求對接。換句話說，按單採購關注業務流程的標準化，強調訂單交付的嚴謹性。

第三類是：混合模式，以上2種方式都有，供應鏈貿易公司如果具備成熟的業務體系將是大優勢。它有利於公司與上下游生態鏈，建立長期穩健的合作關係，是公司發展壯大的根本。RushCRM軟體是供應鏈製造貿易公司低成本、高回報的選擇，是可以從技術上實現業務支援。

在Rushcrm系統中，即可管理客戶，銷售，也有專業的進銷存管理模組，即包含產品管理，產品庫存，供應商管理，採購管理，應付款，付款單等功能模組，可以企業清晰的瞭解到每個產品的採購，銷售的所有的情況。

那麼採購部的日常工作主要包含：1、負責尋找可靠和低價的供應商 2、維護供應商關係，3、根據銷售和庫存情況，建議對應的採購計劃，執行採購、付款、付款票據、物流到貨、驗收入庫；採購成本管理，雜費等，這些Rushcm系統都可以管理。

首先rushcrm系統中，可以幫助企業對供應商資訊進行管理，彙總供應商下的所有相關資訊，包含，供應商基本資訊，聯絡人，採購訂單，產品，價格，應付款，付款單，發票等所有相關的資訊。

其次、Rushcrm系統，有產品管理模組，可以彙總每個產品下的所有相關資訊，包含產品套餐，產品報價單，產品採購單，等所有和產品相關的資訊，同時企業可以自定義設定產品庫存預警，透過系統預警通知採購人員進入產品採購計劃。

企業採購管理制度（一）

一、實行統一採購物資的範圍

本公司所有的外購商品實行統一採購管理，具體範圍包括：

1、日常銷售商品及客戶訂購商品。

2、機器、裝置、工具（含零配件、量具、檢驗儀器、模具等）。

3、辦公事務用品及文具用品、表單印製。

二、採購部門職責

1、向供貨廠商詢價，篩選供貨單位，報經總經理審批確認。

2、對經總經理審批確認的供貨廠商，供應部門應與其協商，草擬採購合同，其中涉稅事務處理，須先經財務部門稽核確認，然後報經總理審批後確認。

3、根據倉庫和櫃組報送的商品庫存表，核實倉庫存量，結合商品庫存安全定額，編制商品請購單，報經總經理批准後組織採購。

4、採購物資運抵公司後，根據公司內部控制的流程規定，簽發驗收單，並核銷採購計劃。

5、對現款採購的材料物資，付款時稽核供貨廠商的結算憑證、本廠的入庫憑證，經稽核無誤後，簽字確認，報送有關部門及總經理審批付款。

6、對賒購物資在本廠規定的掛帳結算日，稽核供貨廠商提交的入庫單、退貨憑證，根據採購合同規定條款，編制掛帳結算單，報送財務部門稽核。

三、相關部門的工作職責

（一）銷售部門的工作職責

1、根據銷售訂單編制銷售計劃並下發相關部門。

2、根據產品銷售趨勢，擬訂商品採購價格要求。

（二）財務部門的工作職責

1、設定供應商資料檔案，做好採購合同備案管理工作。

2、認真稽核物資採購及銷售的貨款結算、物資出入庫手續制度的執行結果，發現問題及時向有關領導報告。

3、對貨款結算憑證進行合理性、合法性稽核，發現問題督促有關部門糾正，避免給本廠造成經濟損失。

4、設定有關明細賬簿，及時辦理記賬手續，做到賬目清楚。

5、做好與倉庫、採購、銷售部門的賬賬、賬實的核對工作。

（三）倉儲部門的工作職責

1、凡購進的各種商品，必須及時按入庫單驗收點數，並填寫實收數，及時登記保管賬。

2、對賒購採購的物資，在掛帳結算簽證時，認真稽核退貨資料，避免給本廠造成經濟損失。

（四）其他部門的工作職責

其他部門因生產、經營、管理需要，需採購相關物資時，必須編制請購單，報經有關部門稽核，並經總經理，必要時董事會審批後，交供應部門辦理採購事務。

四、採購作業操作規程

（一）基本規定

1、本公司的採購業務統一由採購部門負責辦理，其他部門或人員不得自行採購。

2、採購部門應根據倉庫存貨情況和銷售部門下達的銷售訂單計劃，結合庫存物資的數量，報總經理（或其授權人員）批准後執行。

3、採購部門根據批准的採購計劃組織採購，除零星採購外，批次採購業務必須先與供貨方簽訂採購合同，採購合同應包括品種、規格、數量、質量、價格、交貨日期、運費承擔、結算方式及經濟處罰等項條款。在採購合同有效期內，若因市場行情發生較大變化時，經過總經理批准可以與供貨商簽訂《調價協議》，並報請財務部門備案。

4、採購物資運到本公司時，先由採購部門對照核對採購計劃，經確認無誤後交有倉庫或櫃組開具驗收單。

5、除現款購入的物資外，所有以賒銷方式購入的物資均必須由送貨廠商代表簽字確認，以明確雙方的經濟責任。

6、賒銷方式購入物資的合同約定付款日，供應部門根據財務部門規定的結算要求，通知供貨方及時開具專用發票。

7、無論是現款採購還是賒購，在結算付款時均需由供應部門填開“採購付款申請單”，連同有關憑證報經財務部門稽核，並經總經理批准後，出納人員方可付款。

8、財務部門在對採購物品結算付款時，應當認真稽核採購合同、採購付款申請單、驗收單、發票或收款收據等有關單證，賬目結算不清或未按合同規定期限付款以及不符合稅務制度規定的結算憑證財務部門不得辦理稽核手續。

9、出納員須在接到經總經理批准的付款憑證後辦理付款手續，付款時必須認真稽核是否具備簽章齊全的條件，對簽章不起的付款憑證不得辦理付款手續。若因付款時間較急，出納員可以先以電話請示的方式報經總經理同意後辦理付款手續，但必須在總經理回到公司後補辦審批手續。

10、採購物資除經總經理批准直接交付使用部門使用及管理外，其他物料、工具等必須先經過倉庫驗收後由領用部門辦理領用手續。

五、經濟責任處罰

1、倉庫和櫃組必須按時將存貨變動情況上報採購部，對貪圖省事、亂報採購計劃，造成本公司流動資金使用浪費的，依照銀行貸款利率的兩倍標準對有關責任人處以罰款。

2、採購部門在確保品質的前提下，必須充分考慮市場變化和庫存成本等因素，制定大宗物品的採購方案，落實供貨單位。並對採購物品的品質、貨款結算安全負責。若因翫忽職守，造成公司經濟損失的，應負相應的經濟賠償責任。特別是結算過程中產生的應收款項，有關採購人員負有無條件的清收責任。

3、財務部門必須認真履行稽核監督責任，對稽核把關工作不嚴、不及時向總經理彙報有關事情真相，並造成公司經濟損失的，給予相應的經濟和行政處分。

4、倉庫部門外購物品辦理驗數入庫手續，並對入庫採購物品的數量負責。若發現數量不符時，應當及時向有關部門報告（必要時直接報告總經理），同時妥善保管該批採購物品等待處理。對倉庫保管員工作馬虎，未按本辦法規定操作，造成入庫數量短缺的應負經濟賠償責任。

企業採購管理制度（二）

一、總則

（一）、為規範本集團及下屬生產企業的採購工作，特制定本制度。

（二）、本制度適用於集團公司及集團下屬各生產企業的採購活動。

二、採購原則

（一）、嚴格執行詢議價程式

凡未透過招標確定供應商價格的物品的採購，每次採購金額在2000元以上，必須有三家以上供應商提供報價，在權衡質量、價格、交貨時間、售後服務、資信、客戶群等因素的基礎上進行綜合評估，並與供應商進一步議定最終價格，臨時性應急購買的物品除外。

（二）、合同會簽制度

固定資產的採購合同，必須經過有關部門如生產管理部、質量部、財務部、審計部、生產企業總經辦、裝置維修部共同參與，調研彙總各方意見，經公司分管領導稽核，總經理批准簽約。屬集團採購的專案，應報Quattroporte批准。

（三）、職責分離

採購人員不得參與物資和服務的驗收，採購物資質量、數量、交貨等問題的解決，應由採購部根據合同要求及有關標準與供應商協商完成。

（四）、一致性原則

採購人員定購的物資或服務必須與請購單所列要求規格、型號、數量相一致。在市場條件不能滿足請購部門要求或成本過高的情況下，及時反饋資訊供申請部門更改請購單作參考。如確因特定條件數量不能完全與請購單一致，經稽核後，差值不得超過請購量的5%-10%。

（五）、最低價搜尋原則

（六）、廉潔制度

所有采購人員必須做到：

1、熱愛企業，自覺維護企業利益，努力提高採購材料質量，降低採購成本。

2、加強學習，提高認識，增強法治觀念。

3、廉潔自律，不收禮，不受賄，不接受吃請，更不能向供應商伸手。

4、嚴格按採購制度和程式辦事，自覺接受監督。

5、工作認真仔細，不出差錯，不因自身工作失誤給公司造成損失。

6、努力學習業務，廣泛掌握與採購業務相關的新材料、新工藝、新裝置及市場資訊。

（七）、招標採購

凡大宗或經常使用的材料，如原、輔、包材料、零星且繁雜的物資、辦公用品、中藥材等都應透過詢議價或招標的形式，由生產、質量、財務、審計、採購、總經辦等相關部門共同參與，定出一段時間內（一年或半年或一季度）的供應商、價格，簽訂供貨協議，以簡化採購程式，提高工作效率。

對於價格隨市場變化較快的材料，除縮短招標間隔時限外，還應隨著掌握市場行情，調整採購價格。

三、採購程式

（一）、供應商的選擇和審計

1、原輔材料的供應商必須證照齊全，具有生產產品的合法證件。變更原輔材料的供應商必須經過送樣檢驗、小試、中試，徵得生產、質量部門同意。必要時，報有關管理部門批准備案。

2、對於大宗和經常使用的商品或服務，採購部應較全面地瞭解掌握供應商的生產管理狀況、生產能力、質量控制、成本控制、運輸、售後服務等方面的情況，建立供應商檔案，做好業務記錄，會同企業生產、質量、採購部門對供應商定期進行評估和審計。

3、固定資產及零星物資採購在選擇供應商時，必須進行詢議價程式和綜合評估。供應商為中間商時，應調查其信譽、技術服務能力、資信和以往的服務物件，供應商的報價不能作為唯一決定的因素。

4、為保證原、輔、包材質量的穩定，供應商也應相對穩定。

5、為確保供應渠道的暢通，防止意外情況的發生，對於生產運營所必需的商品，應有兩家或兩家以上供應商作為後備供應商或在其間進行互動採購。大宗商品應同時由兩家以上供應商供貨，以保證貨源、質量和價格合理。

6、對於零星且規格繁雜的物資，每年度根據部門預算計劃統計造表交採購部門，向三家以上供應商詢價，經有關部門及採購部門綜合評估後，選擇合適的供應商，簽訂特約供貨協議，定期結算。

（二）、採購程式

1、原輔包裝材料的採購計劃及資金預算銷售計劃——→生產計劃——→資金預算

2、固定資產及其他零星物品的申請，由各使用部門填寫請購單，寫清採購物資的數量、規格、型號、質量標準、技術指標、製作工藝、材質、要求到貨日期等，由部門經理簽字上報分管領導批准，交集團採購部門。

3、採購詢價、綜合評估、會籤合同，由採購部門協調生產、財務、審計、質量、工程、維修總經辦及使用部門共同完成，報主管領導審批。生產、質量、工廠維修、使用部門負責採購材料的適用性，財務部門負責預算控制、價格調查、資信調查、合同付款條款的稽核，法律部門負責合同條款的審查，審計部門負責合同的事前審計和事後財務審計。採購部門負責合同條款的談判，付款申請、索賠、採購檔案的建立，市場資訊的收集。同時，與供方和生產廠聯絡貨物接送的時間、方式、到貨情況、質量反饋及聯絡售後服務事宜。凡由集團採供部代各生產企業採購的物資，採購合同簽訂後，由集團採供部採購人員將合同傳真至生產企業採購部。

4、計劃、倉儲主管負責計劃彙總、接貨、記錄，接收報告的出具。倉儲、質量部門負責原輔包材的驗收，並出具檢測報告。並於每月10日、20日將本月收貨入庫單、檢測報告彙總連同原輔料庫存數傳真至集團採供部。裝置由申請部門、工程技術部門驗收，並出具驗收報告。

（三）、中藥材採購：

1、中藥材一般應實行招標採購，由於其價格隨市場行情波動較大，一般3月需重新組織招標一次。

2、在招標確定了供應商以後，應透過市場調研，上網公佈需求資訊等途徑廣泛收集藥材價格資訊，與供應商協商，不斷調整價格。

四、審計監督

採購全過程進行財務監督和審計。

在採購招標、採購詢議價、合同簽訂和採購結算過程中，除有生產、質量、使用部門、工廠維修部門及相關領導參與外，財務、審計部門要全程參與。財務部門主要負責材料價格的核查，審計部門主要負責合同條款的稽核和財務支付的事前事後審計。

採購人員要自覺接受財務和審計部門對採購活動的監督和質詢。

對採購人員在採購過程發生的違犯廉潔制度的行為，審計部門將有權對有關人員提出降級、處罰、開除的處理建議，直至追究法律責任。

企業採購管理制度（三）

為了嚴格管理和控制公司採購物資的質量和價格，規範公司的採購管理行為，堵塞採購環節的漏洞，有效降低企業的經營成本，特制定本制度。

一、比價採購管理的實施原則：

公司的比價採購管理要嚴格遵循以下原則：

（1）決策民主化；

（2）操作透明化；

（3）權力分散化；

（4）採購規範化；

（5）效益最大化。

在此基礎上構築全公司的比價採購管理體制。

2、公司實行集團公司和各分公司、子公司三級管理的比價採購管理模式。

具體分工辦法如下：集團公司成立採購管理辦公室，由公司總工程師分管領導，與各分公司的採購管理部門按採購效益最大化的原則進行分工管理。集團採購辦公室具體負責經辦由集團集中統一採購的材料物資如：各分公司、子公司共用的白糖、香精等大宗常用原輔材料。

（3）提出制定和調整採購物資控制價格的建議；

（4）對供貨單位和價格有否決權；

（5）檢查處理違反公司比價採購管理制度和損害公司利益的行為。

3、集團公司採購管理辦公室的主要職責是：

（1）根據市場資訊及時提供價格建議；

（2）嚴格控制和執行比價採購小組確定的採購價格；

（3）自覺接受比價採購管理小組的監督，按程式開展工作；

（4）建立價格資訊網路及臺賬；

4、特殊情況的處理辦法：

當比價採購管理在實施過程中，出現特殊情況時，比價採購管理小組無法裁定的，上報公司Quattroporte，由Quattroporte依據公司比價採購管理的實施原則進行裁定。

四、比價採購管理程式

1、由各物資使用部門在保障生產經營和管理需要的前提條件下做好採購計劃，並建立健全計劃管理工作，將物資採購計劃與財務預算管理統一起來，以公司預算為前提和依據，按月制定採購明細計劃，按比價採購的分工上報各級比價採購管理辦公室，經比價採購管理小組批准後方可進行比價採購。

2、採購部門在採購前，必須先進行廣泛的市場調查，然後由比價管理小組召集有關成員，集體研究，對所採購的物資貨比三家，進行綜合評價，統一意見。堅決杜絕採購中的權力行為和個人行為。採購部門根據研究的結果，在比價採購辦公室稽核備案，辦理後具體執行。

3、各類物資採購不論簽訂合同與否，都按此程式辦理。

4、對於價格低、採購量不大且不經常使用的物資，暫不按比價採購程式管理。但必須事先經過比價採購辦公室確認。

5、在比價採購工作中，要逐步實行公開招標採購，以降低採購成本。為此，公司要求，只要具備條件，各分、子公司對大宗物資的購置及其它經營活動所需物資都要進行公開招標，公司總部比價管理小組將指導和配合企業的招標活動。

6、對由集團公司進行統一採購的材料物資，分別付款的管理辦法。由公司採購部門統一進行採購統籌管理，各分公司和子公司分別進行付款。對各分公司和子公司的物資採購計劃實施網路化的適時管理，在保障生產經營前提條件下，以最近的距離和最短的採購時間統一要求供貨商配送物資材料。由各使用單位按照約定的付款期限進行付款。

7、對集團所屬分公司及集團總部所需辦公裝置、辦公用品、清掃用品以及勞保用品，統一歸口到公司採購辦公室進行集中採購，在貨比三家的基礎上實行定點採購，以取得規模採購效益，最大限度地降低採購成本。

五、採購部門要建立，詳細記錄供貨單位的全稱、商品名稱、規格型號、質量標準、價格、付款條件、聯絡電話 及聯絡人等情況，隨時備查。

六、違反比價採購管理處罰規定：

1、不按比價採購程式進行採購的；