一、確定活動主題

只有明確了會議主題、核心內容，才能夠確定有哪些核心人員需要參加，誰來主持，哪位高層“坐陣”。此外，在會議議程安排時，注意緊湊、連貫，從實踐來看，一般控制在一到兩個小時為宜。

二、擬定活動策劃案和具體操作方案

活動策劃案是指導整個活動的戰略、戰術文字，供策劃活動用。一般來說，會議核心成員才提供。具體操作方案則是用於企業內部或者協助代理的活動策劃策劃公司，指導整個活動的具體操作，一般比較詳細，具體到每一個人每一步，甚至具體到胸卡的內容，時間上具體到分鐘。一般會議人員人手一份。

三、會議時間安排

確定時間、流程與目標管理，並做好反饋、調整。一般來說,前面的時間、進度要安排得緊湊一些，保證後面有時間來調整、完善。

四、會議通知

不管會議的性質如何，傳送邀請總是比電話通知更禮貌。商務會議邀請函的設計應更加高階化。此外，還應注意在邀請函上核對會議人員的個人資訊，以確保資訊的正確和完善。

五、會議接待

在正式的商務會議和年度會議上，公司應選擇有社交能力和禮貌的員工，負責接待、登記、幫助和其他職責。專業的禮儀團隊和會議人員尤為重要。當歡迎客人時，必須清楚地為參與者指明方向。如果邀請函卡上有指定區域，為了清楚地告知該區域的位置和方向，有必要快速登記接待，不要猶豫。為了加快接待速度，可在大型會議入口處設立兩個或兩個以上的登記區，並提供門票。如果有更多的人沒有票或沒有票，他們可以集中在一個登記區。接待處有客人名單，直接勾選即可。

六、現場控制

現場控制是體現總協調人應變能力的一環，事實上，一個好的協調人會將工作做在前面：首先是預防變數的發生。比如平時做一些培訓，事前做一些排練。從實踐來看，現場的突變往往是因為溝通不暢，考慮不周，以及禮節上的疏忽。應該重點重視這些方面；其次，要在事前準備好備選方案；再次，注意積累現場的靈活應變的處理技巧。

七、跟蹤環節

在會議結束時，與會者還可以諮詢和了解會議的經驗。這不僅有助於改善會議服務的不足，而且有助於及時發現和修復使用者的不滿，增進相互理解和聯絡，為進一步合作打下基礎。

1.首先制定活動的實施計劃，比如說活動的推進表，活動的物料專案的推進表，前期廣告投放的宣傳，然後根據市場部的資料去分析組織來進行活動的策劃。

2.確立明確的活動方案，當然也包括備選的方案。

3.與各個媒體進行溝通然後整合，比如說軟硬新聞、商品的廣告、有償的新聞、媒體的支援等。主要去溝通的物件還包括當地的各大報紙期刊的雜誌、廣播電臺、電視臺、網路等。

4.採購部門與供應商進行溝通，包括廠家與公司的業務需求聯絡緊密的其他個人，或者是單位等。進行溝通的內容包括商品的價格、商品的供貨數量、供貨的條件、贊助費用、文藝活動、供應商的獨立活動、廣告贊助等。

5.市場部門提出相關的廣告策劃方案、活動方案還有費用預算，內容包括了時間、地點、活動的形式、宣傳、媒體、廣告和宣傳品的設計方案等等內容。由市場部組織的公司主管、銷售部、執行的部門和其他的相關部門對方案、預算等進行評審。6.活動之前對軟硬廣告的撰寫和設計、排期投放等都是必須要做好的，這樣可以為將要開始的活動進行預熱。