收集完整而準確的基礎資料，是ERP成功實施的必要條件。實施ERP並不只是購買和安裝一套軟體，在正式執行之前有很多工作要做，基礎資料的收集準備就是一項很重要的工作。
ERP系統如果沒有基礎資料的支援就成了無源之水無本之木，是無法執行的。如果支援系統執行的基礎資料是錯誤的或不完整的，那麼系統執行後也只能得到錯誤結果和不完整的資訊。因此，基礎資料的準備可以說直接影響到系統能否正常執行，不可輕視。
對於基礎資料的收集要求就是完整和準確，那麼，究竟要準備哪些資料，又如何收集才能達到完整和準確的要求呢？根據我們實施ERP的經驗，以下提供一些參考借鑑。
一、基礎資料支援各自子系統的同時又滿足系統整合性的要求
ERP系統通常以物流、財務、製造三大體系為主，各個體系又分為若干個小的子系統，同時三大體系及其下層子系統又是一個互相整合的整體。因此我們應該根據不同子系統的功能要求和滿足系統整合性的要求來準備資料。
我們以庫存管理子系統為例來說明該系統的基礎資料準備對該子系統的支援以及對整個ERP系統的支援作用。庫存管理系統作為整個物流、製造體系的基礎，一般放在物流體系中，庫存管理中的相關基礎資料準備尤為重要，它是系統能夠良好執行的保證，也是充分發揮ERP系統功能――如執行MRP計劃、進行預測操作等的前提條件。庫存管理不僅應該確保資訊準確，滿足客戶和市場的需求，還有一項重要任務是控制庫存存量，加速庫存週轉，降低庫存資金佔用，從而降低庫存成本。
1、物料資料
（1）物料定義及編碼
根據ERP系統的通用定義，“物料”是為了產品出廠，需要列入計劃的一切不可缺少的物的統稱，不只是原材料或零件，還包括毛坯、在製品、半成品、成品、外購件、包裝材料，甚至還包括工程工具、勞保用品、能源等等的一切物料。
ERP系統要利用計算機的處理速度和處理容量來處理大規模的資料，因此資料必須規範化編碼，便於計算機識別和檢索。對物料進行規範化編碼是為了對物料進行高效、有序的管理，同時，有了規範化的物料編碼也便於在系統中對物料進行分類、檢索與統計，以及物料資訊的交換與共享。
（2）物料資料設定
在ERP系統中，物料最主要的資料都儲存於物料主檔案中，該檔案集中反映了物料的各種引數、屬性及相關資訊，如物料編碼、名稱、分類、計量單位、計價方式等等，因此最先要設定的是物料主檔案。所有要在系統裡使用的物料都必須先在物料主檔案裡建立記錄，以便進入該檔案後都可以查到。
一般的ERP系統，每一條物料資料都提供了許多關於該物料的描述引數，使用者並不一定對每個引數都要設定，只要設定那些系統執行時必需的以及對自己進行物料管理時有用處的引數。進行物料資料設定時，有些欄位的內容必須由使用者自己先定義後再從中進行選擇。另外一些欄位的內容則可以系統提供的可選項裡進行選擇。對於沒有可選值的欄位內容，使用者在建立物料記錄時按實際值輸入即可。
物料主檔案的記錄建立後，才可以在其他資料檔案裡建立相應的物料資料。
2、倉庫資料
（1）倉庫設定
庫存管理經常用到的物料操作都是基於倉庫和庫位的，企業所有庫存事務涉及到的倉庫，包括廠內外、租用和銷售網點的庫房，都應納入系統，明確定義。定義倉庫和庫位是企業定置管理的重要內容。
在設定倉庫時，要先定義倉庫的型別。在製造業企業，一般可以設定的倉庫型別有：材料庫、產品庫、半成品庫、副產品庫、廢品庫、配件庫等。倉庫資料的設定，可以根據倉庫的不同型別來進行，同一種類型也可以根據不同的需求設定多個倉庫。
（2）庫位設定
設定庫位前，可以先對整個倉庫進行分割槽，即設定庫區。在ERP系統中，庫區的設定主要以物理方位進行，如東、西、南、北區，或者根據實地的劃分，按順序來分割槽。
庫位就是指倉庫中物料存放的貨架，在庫區中按地點和功能進行劃分，來存放不同類別或處於不同狀態的物料。如物料質檢前後應該分開存放，就要設定兩個庫位來區分。庫位的設定，可以方便倉庫中對物料的組織，以及出入庫時對物料的管理。
每個倉庫都可以設定自己的庫區和庫位。在設定庫位時，有一個實際庫位與邏輯庫位的問題。實際庫位是指在工廠倉庫中實際存在的庫位，比如一個個的貨架，可以當作庫位。邏輯庫位是系統中虛擬設定的庫位，在倉庫中並不一定有，或者庫位的編碼與實際的情況沒有一一對應，只是考慮到進行庫存管理時收發貨的方便，以及銷售分配的合理性而設定的。當然，在實施ERP時，庫位的設定最好是與實際情況相符比較合理，因為這樣使庫存管理更真實，否則庫位對於庫存管理來說將是一種“黑匣子”的操作方式。
3、庫存交易型別
庫存管理的主要內容就是對倉庫中的物料進行收發存的管理。在庫存管理中，每一筆庫存交易都會產生一個交易訂單號，便於查詢與統計。為了使以各種不同的方式出入庫的庫存交易產生的訂單序列號各不相同，設定了庫存交易型別引數，該引數能夠控制各種庫存交易產生怎樣的訂單序列號，並能根據不同的設定，對庫存交易訂單做出不同的處理。更重要的是，各種不同的庫存交易型別所關聯的會計分錄是不同的，所以系統中要給各種不同的交易型別設定相應的會計事件，這樣在進行庫存交易時所發生的財務關係，會清晰、自動地反映到財務模組進行相應的結算，保證倉庫中實物與財務的統一，物流與資金流的同步。
在同一系統環境中，如果存在多個不同結算實體，而不同單位使用了相同的庫存交易訂單型別，也可以透過控制其所用的序列號引數，使其產生不同的訂單序列號，這樣就可以清楚地區分不同單位使用相同的庫存交易型別所產生的訂單。
認識到基礎資料對各自子系統的支援作用及必須滿足系統整合性的要求之後，我們就可以根據此來收集基礎資料了。當然不同的ERP軟體在系統結構和功能上會有所不同，收集資料必須同時依據所選用的軟體來進行，因此採用此方法收集基礎資料要求對ERP及對所選用的ERP軟體都要有所瞭解。
在收集資料的過程中。我們不僅要考慮資料對子系統的支援，還要考慮到與其他子系統的整合。拿供應商資料收集來說，我們要注意以下一些細節，以保證整個系統整合性的要求。
（1）供應商資訊需要財務部門和採購部門進行核對，保證一致性。
（2）供應商名稱為供應商的法定名稱，不能只寫縮寫。
（3）供應商編號，需要確定編碼規則。
（4）供應商地點名稱要確定命名規則。
（5）供應商銀行帳戶和帳戶編號，當付款時，使用者可以比較方便地看到帳戶資訊。
為了保證資料的準確性，必須把這幾條注意點放進資料收集表的說明部分。
二、基礎資料必須能最大程度地反應企業的現狀
以上只是提供了收集基礎資料的一個角度，為了使思路更加清晰，收集時更加方便快捷，也為了可以互相補充以避免有所遺漏，有必要研究從其他角度來進行基礎資料的收集。
透過仔細的研究，我們發現為了支援系統的執行，這些基礎資料必須能夠最大程度地反應出企業的現狀（或經流程重組後企業將來出現的狀況），具體的說，這些資料給出了企業內部所擁有的各種資源以及物料及其屬性，給出了企業的外部資源，給出了企業工作流程運轉和變化的臨界條件，給出了企業的標準加工資料和產品結構資訊。
有了這些基礎資料，將能夠反應出企業擁有資源的現狀，生產能力現狀以及工作流程現狀。我們可以據此來收集基礎資料。
（1）收集企業內部所擁有的各種資源以及物料及其屬性資料。
（2）收集企業的外部資源資料。
（3）收集企業工作流程運轉和變化的臨界條件資料。
（4）收集企業標準加工資料和產品結構資訊
收集完整而準確的基礎資料，是ERP成功實施的必要條件。實施ERP並不只是購買和安裝一套軟體，在正式執行之前有很多工作要做，基礎資料的收集準備就是一項很重要的工作。
ERP系統如果沒有基礎資料的支援就成了無源之水無本之木，是無法執行的。如果支援系統執行的基礎資料是錯誤的或不完整的，那麼系統執行後也只能得到錯誤結果和不完整的資訊。因此，基礎資料的準備可以說直接影響到系統能否正常執行，不可輕視。
對於基礎資料的收集要求就是完整和準確，那麼，究竟要準備哪些資料，又如何收集才能達到完整和準確的要求呢？根據我們實施ERP的經驗，以下提供一些參考借鑑。
一、基礎資料支援各自子系統的同時又滿足系統整合性的要求
ERP系統通常以物流、財務、製造三大體系為主，各個體系又分為若干個小的子系統，同時三大體系及其下層子系統又是一個互相整合的整體。因此我們應該根據不同子系統的功能要求和滿足系統整合性的要求來準備資料。
我們以庫存管理子系統為例來說明該系統的基礎資料準備對該子系統的支援以及對整個ERP系統的支援作用。庫存管理系統作為整個物流、製造體系的基礎，一般放在物流體系中，庫存管理中的相關基礎資料準備尤為重要，它是系統能夠良好執行的保證，也是充分發揮ERP系統功能――如執行MRP計劃、進行預測操作等的前提條件。庫存管理不僅應該確保資訊準確，滿足客戶和市場的需求，還有一項重要任務是控制庫存存量，加速庫存週轉，降低庫存資金佔用，從而降低庫存成本。
1、物料資料
（1）物料定義及編碼
根據ERP系統的通用定義，“物料”是為了產品出廠，需要列入計劃的一切不可缺少的物的統稱，不只是原材料或零件，還包括毛坯、在製品、半成品、成品、外購件、包裝材料，甚至還包括工程工具、勞保用品、能源等等的一切物料。
ERP系統要利用計算機的處理速度和處理容量來處理大規模的資料，因此資料必須規範化編碼，便於計算機識別和檢索。對物料進行規範化編碼是為了對物料進行高效、有序的管理，同時，有了規範化的物料編碼也便於在系統中對物料進行分類、檢索與統計，以及物料資訊的交換與共享。
（2）物料資料設定
在ERP系統中，物料最主要的資料都儲存於物料主檔案中，該檔案集中反映了物料的各種引數、屬性及相關資訊，如物料編碼、名稱、分類、計量單位、計價方式等等，因此最先要設定的是物料主檔案。所有要在系統裡使用的物料都必須先在物料主檔案裡建立記錄，以便進入該檔案後都可以查到。
一般的ERP系統，每一條物料資料都提供了許多關於該物料的描述引數，使用者並不一定對每個引數都要設定，只要設定那些系統執行時必需的以及對自己進行物料管理時有用處的引數。進行物料資料設定時，有些欄位的內容必須由使用者自己先定義後再從中進行選擇。另外一些欄位的內容則可以系統提供的可選項裡進行選擇。對於沒有可選值的欄位內容，使用者在建立物料記錄時按實際值輸入即可。
物料主檔案的記錄建立後，才可以在其他資料檔案裡建立相應的物料資料。
2、倉庫資料
（1）倉庫設定
庫存管理經常用到的物料操作都是基於倉庫和庫位的，企業所有庫存事務涉及到的倉庫，包括廠內外、租用和銷售網點的庫房，都應納入系統，明確定義。定義倉庫和庫位是企業定置管理的重要內容。
在設定倉庫時，要先定義倉庫的型別。在製造業企業，一般可以設定的倉庫型別有：材料庫、產品庫、半成品庫、副產品庫、廢品庫、配件庫等。倉庫資料的設定，可以根據倉庫的不同型別來進行，同一種類型也可以根據不同的需求設定多個倉庫。
（2）庫位設定
設定庫位前，可以先對整個倉庫進行分割槽，即設定庫區。在ERP系統中，庫區的設定主要以物理方位進行，如東、西、南、北區，或者根據實地的劃分，按順序來分割槽。
庫位就是指倉庫中物料存放的貨架，在庫區中按地點和功能進行劃分，來存放不同類別或處於不同狀態的物料。如物料質檢前後應該分開存放，就要設定兩個庫位來區分。庫位的設定，可以方便倉庫中對物料的組織，以及出入庫時對物料的管理。
每個倉庫都可以設定自己的庫區和庫位。在設定庫位時，有一個實際庫位與邏輯庫位的問題。實際庫位是指在工廠倉庫中實際存在的庫位，比如一個個的貨架，可以當作庫位。邏輯庫位是系統中虛擬設定的庫位，在倉庫中並不一定有，或者庫位的編碼與實際的情況沒有一一對應，只是考慮到進行庫存管理時收發貨的方便，以及銷售分配的合理性而設定的。當然，在實施ERP時，庫位的設定最好是與實際情況相符比較合理，因為這樣使庫存管理更真實，否則庫位對於庫存管理來說將是一種“黑匣子”的操作方式。
3、庫存交易型別
庫存管理的主要內容就是對倉庫中的物料進行收發存的管理。在庫存管理中，每一筆庫存交易都會產生一個交易訂單號，便於查詢與統計。為了使以各種不同的方式出入庫的庫存交易產生的訂單序列號各不相同，設定了庫存交易型別引數，該引數能夠控制各種庫存交易產生怎樣的訂單序列號，並能根據不同的設定，對庫存交易訂單做出不同的處理。更重要的是，各種不同的庫存交易型別所關聯的會計分錄是不同的，所以系統中要給各種不同的交易型別設定相應的會計事件，這樣在進行庫存交易時所發生的財務關係，會清晰、自動地反映到財務模組進行相應的結算，保證倉庫中實物與財務的統一，物流與資金流的同步。
在同一系統環境中，如果存在多個不同結算實體，而不同單位使用了相同的庫存交易訂單型別，也可以透過控制其所用的序列號引數，使其產生不同的訂單序列號，這樣就可以清楚地區分不同單位使用相同的庫存交易型別所產生的訂單。
認識到基礎資料對各自子系統的支援作用及必須滿足系統整合性的要求之後，我們就可以根據此來收集基礎資料了。當然不同的ERP軟體在系統結構和功能上會有所不同，收集資料必須同時依據所選用的軟體來進行，因此採用此方法收集基礎資料要求對ERP及對所選用的ERP軟體都要有所瞭解。
在收集資料的過程中。我們不僅要考慮資料對子系統的支援，還要考慮到與其他子系統的整合。拿供應商資料收集來說，我們要注意以下一些細節，以保證整個系統整合性的要求。
（1）供應商資訊需要財務部門和採購部門進行核對，保證一致性。
（2）供應商名稱為供應商的法定名稱，不能只寫縮寫。
（3）供應商編號，需要確定編碼規則。
（4）供應商地點名稱要確定命名規則。
（5）供應商銀行帳戶和帳戶編號，當付款時，使用者可以比較方便地看到帳戶資訊。
為了保證資料的準確性，必須把這幾條注意點放進資料收集表的說明部分。
二、基礎資料必須能最大程度地反應企業的現狀
以上只是提供了收集基礎資料的一個角度，為了使思路更加清晰，收集時更加方便快捷，也為了可以互相補充以避免有所遺漏，有必要研究從其他角度來進行基礎資料的收集。
透過仔細的研究，我們發現為了支援系統的執行，這些基礎資料必須能夠最大程度地反應出企業的現狀（或經流程重組後企業將來出現的狀況），具體的說，這些資料給出了企業內部所擁有的各種資源以及物料及其屬性，給出了企業的外部資源，給出了企業工作流程運轉和變化的臨界條件，給出了企業的標準加工資料和產品結構資訊。
有了這些基礎資料，將能夠反應出企業擁有資源的現狀，生產能力現狀以及工作流程現狀。我們可以據此來收集基礎資料。
（1）收集企業內部所擁有的各種資源以及物料及其屬性資料。
（2）收集企業的外部資源資料。
（3）收集企業工作流程運轉和變化的臨界條件資料。
（4）收集企業標準加工資料和產品結構資訊