應用文的最顯著特徵是格式化。

應用文的概述

　　人類自從有了文字就開始了寫作活動。人類最早的寫作就是為了解決各種實際需要而開始的。就寫作的目的而言可以分成兩大類，一類是文學寫作，一類是應用寫作，文學寫作主要用於抒發作者主觀情感，反應社會現實，是為人們欣賞而進行藝術創作，如詩歌、小說、戲劇、散文等，應用文寫作是為了公務和個人事務而寫的，用於解決實際問題。人們通常把應用型文章的寫作稱作應用寫作。

　　應用文的四要素

　　主題

　　每篇應用文都要圍繞著一個主題展開。主題越是具體專一，應用文就越容易寫出

　　為誰而寫

　　私人信件為家人、朋友、愛人而寫;商務信件為生意夥伴而寫;廣告為一般大眾而寫;海報為某一群人而寫。瞭解了為誰而寫，就可以使應用文的內容適度而得體，使你的資訊能全面地傳達給對方。

　　寫作目的

　　為什麼要寫這篇應用文?是要把你的資訊提供給對方，還是要求對方給你提供資訊?是洽談生意還是聯絡感情?一篇應用文儘管確定了主題，有時卻達不到目的，這是為什麼?目的不明確，就會造成內容不確切，造成費解。

　　文章的格式和結構

　　不同型別的應用文其格式和結構是不相同的。信件有信件的格式和結構，廣告有廣告的格式和結構。不瞭解各類應用文的格式和結構，就寫不好應用文。

　　應用文的特點

　　實用性強

　　應用文在內容上十分重視實用性。它是用來辦事、解決實際問題的，具有很強的實用性。

　　真實性強

　　“真實”是文章的生命，一切文章都要求具有真實性。對於這一點，各類文章要求不同。它反映的情況、問題，敘述的事實 是客觀存在的，釋出、傳達上級指示精神是確有的，不能經過任何藝術加工。

　　針對性強

　　它根據不同的領域、不同的具體業務、不同的行文目的，選用不同的文種。

　　時效性強

　　應用文在傳遞資訊、解決實際問題方面取得好的效果，必須注意時間、效率，講究時效性。一般來說，應用文往往是在特定的時間來處理特定的問題，儘快的傳遞相關資訊，因此時效性很強。不及時發文，拖拖拉拉，或時過境遷再放馬後炮，使資訊失敗，就會失去其實用價值。

　　格式化比較固定

　　應用文有其慣用的外觀體式和主體風格。有不少體式 是社會長期約定俗成的，也有一些體式由國家統一規定，如公文。還有一些應用文格式比較簡單。不論體式如何，都是為了提高辦事效率，更好地發揮它的工具作用。

　　應用文的格式

　　稱呼：

　　頂格，有的還可以加上一定的限定、修飾詞，如親愛的×××等。

　　問候語：

　　如寫“你好”、“近來身體是否安康”等。獨立成段，不可直接接下文。否則，就會違反構段意義單一的要求，變成多義段了。

　　正文。

　　這是信的主體，可以分為若干段來書寫。

　　祝頌語。

　　以最一般的“此致”、“敬禮”為例。“此致”可以有兩種正確的位置來進行書寫，一是緊接著主體正文之後，不另起段，不加標點;二是在正文之下另起一行空兩格書寫。“敬禮”寫在“此致”的下一行，頂格書寫。後應該加上一個驚歎號，以表示祝頌的誠意和強度。

　　稱呼和祝頌語後半部分的頂格，是對收信人的一種尊重。是古代書信“抬頭”傳統的延續。古人書信為豎寫，行文涉及對方收信人姓名或稱呼，為了表示尊重，不論書寫到何處，都要把對方的姓名或稱呼提到下一行的頂頭書寫。它的基本做法，為現代書信所吸收。

　　署名和日期。

　　寫信人的姓名或名字，寫在祝頌語下方空一至二行的右側。最好還要在寫信人姓名之前寫上與收信人的關係，如兒×××、父、你的朋友×××等。再下一行寫日期。