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開發商、業主大會和原物業公司要做好承接驗收前的準備工作,並及時書面通知新物業公司進行承接驗收。
新物業公司應當在接到通知後15個工作日內做出書面回覆並與開發商或業主大會約定承接驗收時間。在約定時間內,開發商、業主大會或原物業公司應先做資料交接:將物業的產權資料、工程竣工驗收資料、工程技術資料、工程經濟資料和其他有關資料移交給新物業公司。資料移交完畢後,移交和接收雙方須簽字認可;若有未移交部分,由雙方列出未移交部分的清單,確定移交時間並簽字認可。資料交接完畢後是現場交接:新物業公司應對物業管理區域內共用設施裝置進行逐項驗收,註明裝置現狀及接管時間。開發商或業主委員會應對查驗接管過程進行記錄,並存檔備查。交接證明應由交接雙方、相關單位蓋章及現場參加人員簽字。開發商、業主大會授權的業主委員會及原物業公司應當配合新物業公司依法接管保安、消防、停車等安全防範崗位,維護物業管理區域的正常秩序。
先來看看換物業時的交接程式。《物業管理條例》第三十九條規定:“物業服務合同終止時,物業管理企業應當將物業管理用房和本條例第二十九條第一款規定的資料交還給業主委員會。物業服務合同終止時,業主大會選聘了新的物業管理企業的,物業管理企業之間應當做好交接工作。”因此,正確的流程應該如下:
1.書面告知老物業。當新的物業服務企業確定後,業主委員會應當以書面形式告知老物業服務企業移交資料和撤離的具體時間和要求等。這一步很重要,關係到後續程式。
2.制定交接計劃。業主委員會應當確定擬另行選聘新的物業服務企業時,就要著手製定交接初步計劃,明確交接時間、具體資料、財產、費用結算等事項。當新的物業服務企業確定後,業主委員會應當會同新(老)物業服務企業共同制定交接正式計劃,細化所有交接事項。必要時可以邀請居民委員會、房管辦等有關單位、部門參與指導。計劃制定後,應告知所在街鎮有部門及居民委員會、房管辦等。
3.制定應急預案。業主委員會應當對“老物業”是否配合交接進行充分的研判,並與老物業作充分的溝通與協調。如老物業表示可能不會主動配合交接的,業主委員會應當提前做好應急預案。應急預案應抄告所在地的街鎮及居民委員會、房管辦等。對於可能引發治安案件或刑事案件的,應主動事先告知所在地綜治管理部門、公安派出所、行業主管、居委會等部門。
4.合理確定交接時間。交接時間涉及到合同期限問題,業主委員會在與新的物業服務企業訂立物業服務合同時,應充分考慮到交接時間問題。合同生效日或結束日應當避免春節、國慶節、五一勞動節、元旦、 雙休日等節假日或敏感日。特別注意的是,交接時間不得在夜間或零點進行。換句話說,要放在維穩力量工作日為宜。
其次,老物業拒不撤離不移交的處理方式如下:
1.雙方協商。由物業服務企業、業主委員會等相關方,透過互諒互讓、友好協商方式加以解決。
2.第三方調解。由居民委員會調解組織、街鎮設立的人民調解組織、專業調解組織(如浦東新區物業管理糾紛調解委員會)進行調解。或者由房管辦或區縣房管部門進行協調。形成調解協議或協調會議紀要,交接雙方訂立移交協議實施交接。
3.約談。由社群管理、治安管理、公安、行業主管、行業協會等部門聯合約談拒不撤離的物業公司。重點需要告知老物業遵紀守法以及如違反面臨的法律責任風險。特別需要注意的是,交接的最大阻力可能是老新物業公司聘請的保安公司(保安人員)各為其主。保安的主管部門如果事先約談雙方保安公司負責人,一般情況下,保安公司配合交接的可能性就會大大增加。在業主大會表決選聘物業獲得“雙過半”同意的基礎上,應按“選退出管理、後解決糾紛”原則處理交接問題。
4.行政處罰。根據《物業管理條例》第五十九條規定,違反本條例的規定,不移交有關資料的,由縣級以上地方人民政府房地產行政主管部門責令限期改正;逾期仍不移交有關資料的,對建設單位、物業服務企業予以通報,處1萬元以上10萬元以下的罰款。當被處罰的物業企業不履行處罰決定時,可以申請人民法院強制執行。物業服務企業一旦被處罰,將對其承接物業專案造成非常不利的後果。比如在上海則無法承接新的專案。
5.民事訴訟。根據最高人民法院《關於審理物業服務糾紛案件具體應用法律若干問題的解釋》(法釋[2009]8號)規定,物業服務合同的權利義務終止後,業主委員會請求物業服務企業退出物業服務區域、移交物業服務用房和相關設施,以及物業服務所必需的相關資料和由其代管的專項維修資金的,人民法院應予支援。物業服務企業拒絕退出、移交,並以存在事實上的物業服務關係為由,請求業主支付物業服務合同權利義務終止後的物業費的,人民法院不予支援。