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  • 1 # 契約鎖電子合同電子章

    電子合同服務在大陸起步較晚,2005年,《電子簽名法》頒佈標誌以電子簽名為核心的數字化合同管理時代拉開序幕。

    發展背景:

    一方面,網際網路技術的發展與普及,使大陸電商行業發展迅速。新型的商務經營模式與傳統的簽約方式之間產生衝突;另一方面,企業由傳統線下模式向網際網路模式轉型,尋求更多發展機遇。包括合同簽署和管理在內的數字化辦公需求持續攀升。

    發展概況:

    1、延續已久的紙質合同

    長期的企業經營與商務活動中,紙質合同簽約與傳遞的模式沿襲已久。隨著國民文化素質與風險防範意識的增強,無合同不簽約成為一種習慣。在較長一段時間內,籤合同為企業控險、維權發揮了重要作用。

    而隨著生產製造工藝的進步,以網際網路電商平臺為代表的線上交易型別催生著與之匹配的簽約模式,紙質合同簽署與寄送的模式不再適用。

    同時,傳統的線下籤合同模式也使企業飽受困擾:

    安全隱患:由於物理印章使用過程難於管控、印章易偽造且很難透過肉眼精準判斷,因此,偽造紙質合同印章或內容的行為使企業面臨合同糾紛、且事後難追責、難證明;

    成本負擔:紙質合同自發起至最終歸檔全程需人為操作,耗時耗力;此外,隨著經營年限增加,合同管理與倉儲成本也將持續增加。

    外部行業發展需要與內部企業管理需求,催生著數字化的合同管理模式產生。

    2、用“網際網路+”模式管理合同

    基於網際網路+商務的思維,市場需求的刺激催生了電子合同的產生,進而推進無紙化商務閉環的建立。電子合同不僅實現合同從簽署、傳遞、歸檔等過程的線上化,同時還解決了紙質合同時代難鑑定、易損毀等不足。

    一方面,電子合同透過數字簽名與資訊加密技術實現合同簽署完成具備這樣的特性:

    (1)簽署身份可信、不可抵賴

    (2)簽署內容完整、不可篡改

    (3)簽署時間精確、全程留痕

    另一方面,電子合同服務商透過靈活的介面服務為企業各類業務系統賦能,助力企業打通合同線上化簽署、印章電子化管控,進而實現無紙化辦公閉環、推進合同管理提速、降本、控險。

    3、用網際網路思維改善紙質合同管理

    除了電商行業啟用電子合同外,以網際網路思維改善企事業單位紙質合同成為必然趨勢,電子合同從單一的簽約工具正在朝更精細化、智慧化、場景化方向發展,更加強調和突出企業級應用價值。

    紙質合同時代,企業面臨哪些合同管理上的難點?歸結到根本,離不開效率、成本、風險控制三個核心詞:

    (1)人事層級多——風控難:合同管理許可權如何管控;

    (2)人員基數大——成本高:合同數量、合同需求增加,人力物力等成本難控制;

    (3)溝通協同難——效率低:紙質合同審批、蓋章、歸檔受限於時間、區域、人員限制;

    企業根據自身業務場景簽署需求部署電子合同應用,在不改變原有業務流程的情況下,搭建電子簽署與合同管理平臺:

    (1)分級組織架構,許可權分層管控:

    例如:賦予銷售部門經理銷售合同審批許可權以及合同專用章使用權利,而普通業務人員則只有發起合同和申請用章等許可權。

    (2)簽署流程管控,溝通協同高效:

    4、提升電子合同使用與實施價效比

    在實現成本與時間週期上,電子合同產品與服務支援從公有云“即時可用”到私有云“個性定製”,滿足不同體量與發展階段的企業合同管理需求。

    (1)軟體即服務,電子合同雲平臺;

    (2)介面整合,電子合同開放平臺;

    基於以上兩種電子合同服務方式,企業可快速落地電子化的合同管理,實現成本低且週期短。

    針對部分行業人員結構複雜、資訊保密級別高,更傾向於獨立開發、本地化部署電子合同服務,助力企業實現:

    (1)內外互聯視窗:透過本地化部署電子合同管控平臺並以此為視窗,實現內部人員與外部人員互聯,實現業務溝通與合同簽署過程線上化;

    (2)按需部署、階段性開發:企業可基於自身階段性合同管理需求做階段性的功能開發,合同資料可本地維護、管控許可權自主運營,最大限度保障企業合同管理與印章管理的個性化需求。

    5、軟體系統+硬體裝置,合同管理模式“過渡”

    企業積極轉型、啟用電子合同用於提速、降本的同時,也存在部分企業因合作方使用而被動啟用的情況。

    因此,電子合同服務商在持續推廣新產品的同時,還應當投入精力規避合同管理模式轉變給企業帶來的“不適”,從而實現由線下向線上的平穩“過渡”:

    1、對於部分企業存在的A地申請、B地蓋章的情況,透過線上申請電子合同蓋章與線下防偽列印結合的方式,實現電子合同以紙質檔案輸出。

    企業透過配置防偽列印裝置,即可實現蓋章的電子合同列印為紙質合同且具備防偽標識。一方面可滿足高效用章、防偽控險的需求,另一方面,解決紙質合同留檔或合作方簽約的需要。

    2、而對於部分企業無法摒棄物理印章使用的情況(例如印章外借),藉助物聯網技術實現物理印章使用過程線上化管控、紙質合同線上化審計。

    即將物理印章置於硬體裝置(印章控制儀)中,透過電子合同管控平臺授權裝置使用,蓋章後的合同實時拍照回傳到後臺作為審計憑證,既滿足物理印章使用又兼顧物理印章外借過程不受控的弊端。

    6、探索電子合同未來之路

    縱觀電子合同市場近幾年的發展趨勢,電子合同產品與服務突破觀念與技術的阻礙,實現從無到有。

    從其在大陸興起、發展、普及的生長軌跡不難預見,電子合同在企業數字化管理合同的程序中不斷朝智慧化、精細化、輕量化方向發展。

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