銷售管理系統需求分析 引言A集團計算機事業部是全國計算機生產規模較大的廠家之一。隨著A集團計算機在全國計算機市場佔有率的不斷提高及其在使用者心中樹立的良好品牌形象，為A集團計算機的發展帶來了很大的動力。以先進成熟的計算機網路和通訊技術為手段，實施覆蓋A集團計算機事業部銷售、計劃、生產、採購、庫存、綜合人事等各環節的MRP-II管理系統，實現A集團計算機的資源管理智慧化，提高辦公效率及人員的利用率成為促進A集團計算機迅速發展的一支很好的催化劑。 2.使用者概述A集團計算機事業部隸屬於A集團資訊產品本部，下屬有製造部、質量部、銷售公司、綜合部、籌建辦等部門。現在除了個別的工作實現微機輔助管理外，其他各部門尚未實現微機管理，同時已實現微機管理的部門也沒有很好的進行資源共享。而且已經實現微機管理的部門因工作升級、部門工作的變動和重新分工，原有系統已經不能滿足當前工作的需要。特別是原有系統在設計時未從計算機事業部工作的總體考慮和規劃，造成現有系統資料庫、網路結構的設計均不能滿足二次開發的需要。我們提出基於A集團計算機事業部工作的整體考慮，規劃實施"A集團計算機經營管理系統"，此套MRP-II系統要充分滿足當前使用者需求，按照MRP-II管理思想規範A集團計算機的銷售、計劃、採購、生產庫存等管理，透過系統的實施使A集團計算機的資源管理達到智慧化，為A集團的國際化發展戰略的實現奠定基礎。 3.現有業務分析 銷售系統的主要功能有訂單管理、發貨管理、開票管理和計劃制定等幾大模組。其中訂單管理的流程如圖3所示。 流程說明: 各分公司根據使用者的需求查詢公司可供產品列表，若可供產品列表中有對應客戶所需要的型號，則該訂單屬於普通訂單;否則屬於特殊訂單。對普通訂單來說，分公司首先查詢本地庫存，如果庫存滿足需求，直接向用戶銷售，分公司把銷售情況反饋給總部;如果分公司的庫存不能滿足，則分公司向總部營銷中心提出要貨申請，若總部庫存滿足需求，則由總部發貨給分公司;若不滿足需求，由總部營銷中心向企劃處下達月滾動計劃和周滾動計劃，由企劃處組織生產。若是特殊訂單，則分銷公司向總部營銷中心提出特殊計劃申請，由總部營銷中心組織進行技術可行性、生產可行性和財務可行性論證，在滿足各種可行性要求的前提下，總部營銷中心給企劃處下達特殊訂單，由企劃處組織生產。 在訂單管理中，涉及的部門有分銷公司、總部營銷中心、企劃處、科研所、財務處、倉庫等各個部門。具體的資訊流向如下圖所示: 其中涉及的單據有: 要貨需求; 特殊訂單申請表; 對圖4的說明: 銷售中心向營銷中心發貨後，電傳"商品發出憑證"，營銷中心向顧客發出商品填寫憑證單，同時生成應收單據。分公司向總部反映銷售情況，總部傳給分公司發票，總部與分公司之間形成應收帳款。 2.銷售處所經手的單據如下: 單據說明: 傳給營銷中心的單據:合同從營銷中心下達給企劃的單據:特殊訂單、周滾動計劃、月滾動計劃、年計劃(一般只作為參考) 其餘的:發貨如:派車單以及收款如發票、應收、預收等情況與本系統無關。 3.分析 現在營銷中心下轄北京、上海、瀋陽、西安、武漢、成都、廣州幾個分工司，濟南、哈爾濱等辦事處。營銷中心管各分工司的人事，財務管理各分工司的錢、貨、款。營銷中心的日常工作是報價和發貨以及制訂常規計劃，各分公司接收訂單和收款，另外營銷中心規劃網站建設，監控網點實施，並對中心經理進行相應的考核，各分公司辦事處根據規定管理網站。 我們認為營銷中心的主要職責有:透過對銷售計劃、銷售產品、銷售地區、銷售客戶的各種資訊的統計，進一步對銷售數量、金額、利潤、績效、客戶服務作出全面的分析。客戶訂單是企業銷售活動的重要的一環，由營銷中心下達給企劃的需求資訊從某種意義上均可看成是一種訂單。它包含以下一些內容:客戶信用稽核和查詢，為了減少壞帳的發生，建立客戶檔案，並對客戶信用進行稽核，核定其信用額度，當應收帳款加上本次交易金額之和超過信用額度時，一般不予交易;產品庫存查詢，產品庫存的查詢以便可以決定是否需要延期交貨、分批交貨或者用代用品交貨，以滿足使用者需求;產品報價;訂單的輸入、變更及跟蹤、訂單輸入之後可以修改和撤消，並對訂單可以跟蹤分析;交貨期的確認和交貨處理。 現在的問題有: 1)營銷中心對各分工司的考評缺乏力度。原因之一即一家單位，兩家管理。財務和營銷中心對各分公司的要求不同，營銷中心管理人事，但各分公司的回款、收款資訊直接向財務彙報，營銷中心對分公司的貨、款方面的資訊主要靠財務提供。 2)營銷中心缺乏準確的市場資訊來源和對市場的分析。各分公司、辦事處是面向市場的前沿陣地，因為營銷中心缺乏對各分公司有效的管理，因而也就無法保證資訊收集的準確性和及時性。另外，即便對收集起來的資訊也沒有科學的分類和分析，由於銷售業務的複雜性，大量的資料統計和分類由人工來操作，費時費力;3)客戶信用稽核和查詢沒有建立標準的考核辦法，並且查詢起來極為不便;4)月滾動計劃和周滾動計劃的制訂缺乏科學性，準確性。營銷中心除了對市場缺乏科學的分析外，對企業內部的實際生產情況和生產能力也不清楚，這樣制訂的計劃很不穩定，從而直接導致生產變動大。 5)月滾動計劃、周滾動計劃和訂單的變更屬於再生式，而不是淨改變式，這樣手續繁瑣，容易出錯。企業按照滾動計劃的方式逐漸逼近真正的需求計劃，這種編排方式比較科學，但是如果用手工的方式，則編排任務量大，如果採用計算機編排則可以由月滾動生產計劃自動生成周滾動計劃，再由周滾動計劃則可自動生成日滾動生產計劃。編排人員只需做適當修改就可立即下達到各相關部門。 6)銷售的功能之一即特殊訂單的報價。從理論上，根據程式檔案來報價是很合理的。但是，由於根據程式檔案要牽涉的部門很多，包括科研所、質檢、質管、企劃、財務，最後還要經過領導批准，這樣層層簽字，煩瑣的手續導致在實際中根本無法執行。現在報價基本上由銷售說了算。 7)訂單和計劃的完成情況以及執行情況無法跟蹤。 銷售帳表在銷售業務處理中，帳表是銷售業務資訊加工的結果。透過對原始資料進行分類彙總，輸入各種查詢條件隨意檢視帳表的內容，可以對各項銷售業務的動態情況有全面瞭解，從而指導銷售策略的制定。 明細帳1.銷售收入明細帳 根據原始銷售結算單據的單據日期、銷售部門、貨物分類、銷售型別、經銷方式、幣種、稽核狀態等檢視銷售數量、銷售單價、銷售收入、銷售稅額、價稅合計、銷售折扣等內容。 2.銷售成本明細帳 根據原始銷售結算單據的單據日期、銷售部門、貨物分類、銷售型別、經銷方式、幣種、稽核狀態等檢視銷售數量、成本單價、成本金額等內容。 3.銷售明細帳 根據原始銷售結算單據的單據日期、銷售部門、貨物分類、銷售型別、經銷方式、幣種、稽核狀態等檢視銷售數量、銷售單價、銷售收入、銷售稅額、成本單價、成本金額、毛利等內容。 明細表1.銷售明細表 按貨物/部門/業務員/客戶/倉庫等輸出銷售的明細情況，包含銷售數量、銷售金額、銷售折扣等。 查詢條件可以為原始銷售結算單據的單據日期、銷售部門、貨物分類、銷售型別、經銷方式、幣種、稽核狀態等。 2.退貨明細表 按貨物/部門/業務員/客戶/倉庫等輸出銷售退回(含紅字發票、紅字銷售調撥、紅字零售)的明細情況，包含退回數量、退回金額等。 查詢條件可以為原始銷售結算單據的單據日期、銷售部門、貨物分類、銷售型別、業務員、倉庫、經銷方式、幣種、稽核狀態等。 3.現收款明細表 按客戶、部門、業務員查詢現收款明細。 查詢條件可以為原始銷售結算單據的單據日期、銷售部門、客戶分類、業務員、結算方式、幣種等。 統計表1.銷售統計表 按貨物/客戶/部門/業務員/日期彙總等輸出某一時間範圍內的銷售數量、銷售金額、銷售成本、銷售稅金、銷售價價稅合計、銷售毛利、毛利率和銷售折扣。按統計依據專案作彙總統計。 查詢條件可以為原始銷售結算單據的單據日期、銷售部門、貨物分類、銷售型別、客戶分類、經銷方式等。 2.勞務收入統計表 按勞務/部門/業務員/客戶等彙總輸出某時間範圍內的銷售數量、銷售金額和銷售折扣。按統計依據專案作彙總統計。 查詢條件可以為原始銷售結算單據的單據日期、銷售部門、勞務、勞務分類、銷售型別、客戶分類、經銷方式、幣種等。 3.銷售日報 按貨物逐日全面反映企業的各種銷售的主要和輔助業務:銷售訂貨、開票、銷售支出等。 查詢條件可以為原始銷售結算單據的單據日期、銷售部門、銷售型別、客戶、經銷方式、幣種、稽核狀態等。 銷售分析 銷售分析以系統的原始銷售業務資料為基礎，對使用者普遍關心的銷售經營情況進行定量的靜態與動態的分析，旨在正確評價企業過去的銷售業務經營業績，全面反映銷售業務的現狀，準確估計銷售業務的潛力，充分揭示銷售業務經營中存在的風險。由此指導企業組織和調整銷售計劃和銷售策略，提高銷售管理和控制水平。 1.銷售增長分析 按貨物/部門分析部門或貨物本期比前期的銷售增長情況，以及本年累計的銷售情況。增長分析的指標包括:發貨金額、銷售金額、銷售收入、銷售成本和銷售毛利。 分析條件有:分析期間、部門、貨物、客戶分類、銷售型別、經銷方式、幣種。 2.貨物流向分析 按客戶/地區/行業分析某時間區間企業所經營的貨物或貨物分類的銷售流向。貨物流向分析的指標包括:發貨金額、發貨數量、銷售金額、銷售數量。 分析條件有:分析期間、部門、貨物、客戶分類、銷售型別、經銷方式、幣種。 3.銷售結構分析 按貨物/部門/業務員/客戶/地區/行業分析任意時間段銷售構成情況。銷售結構分析的指標包括:發貨數量、發貨金額、發貨折扣、銷售數量、銷售收入、銷售金額、銷售稅金、銷售成本、銷售折扣、銷售毛利、退貨數量、退貨金額等。 分析條件有:分析期間、部門、貨物、客戶分類、地區、銷售型別、經銷方式、幣種。 4.銷售毛利分析 分析貨物月或季的毛利變動及影響原因。毛利分析的指標包括:銷售數量、銷售單價、成本單價、毛利額。 分析條件有:分析期間、部門、貨物、客戶分類、地區、銷售型別、經銷方式、幣種。 5.市場分析 反映某時間區間內部門或業務員所負責的客戶發貨、銷售及回款、財務應收的情況。分析表格輸出所選定各客戶的發貨、銷售和回款情況。 分析條件有:分析期間、部門、業務員、貨物、客戶分類、銷售型別、幣種。 6.貨齡分析 按貨物/客戶/地區/行業/業務員分析各貨齡區間發貨未開票情況。 分析條件有:分析期間、部門、貨物、客戶分類、地區、行業、銷售型別、經銷方式、幣種、貨齡區間。
銷售管理系統需求分析 引言A集團計算機事業部是全國計算機生產規模較大的廠家之一。隨著A集團計算機在全國計算機市場佔有率的不斷提高及其在使用者心中樹立的良好品牌形象，為A集團計算機的發展帶來了很大的動力。以先進成熟的計算機網路和通訊技術為手段，實施覆蓋A集團計算機事業部銷售、計劃、生產、採購、庫存、綜合人事等各環節的MRP-II管理系統，實現A集團計算機的資源管理智慧化，提高辦公效率及人員的利用率成為促進A集團計算機迅速發展的一支很好的催化劑。 2.使用者概述A集團計算機事業部隸屬於A集團資訊產品本部，下屬有製造部、質量部、銷售公司、綜合部、籌建辦等部門。現在除了個別的工作實現微機輔助管理外，其他各部門尚未實現微機管理，同時已實現微機管理的部門也沒有很好的進行資源共享。而且已經實現微機管理的部門因工作升級、部門工作的變動和重新分工，原有系統已經不能滿足當前工作的需要。特別是原有系統在設計時未從計算機事業部工作的總體考慮和規劃，造成現有系統資料庫、網路結構的設計均不能滿足二次開發的需要。我們提出基於A集團計算機事業部工作的整體考慮，規劃實施"A集團計算機經營管理系統"，此套MRP-II系統要充分滿足當前使用者需求，按照MRP-II管理思想規範A集團計算機的銷售、計劃、採購、生產庫存等管理，透過系統的實施使A集團計算機的資源管理達到智慧化，為A集團的國際化發展戰略的實現奠定基礎。 3.現有業務分析 銷售系統的主要功能有訂單管理、發貨管理、開票管理和計劃制定等幾大模組。其中訂單管理的流程如圖3所示。 流程說明: 各分公司根據使用者的需求查詢公司可供產品列表，若可供產品列表中有對應客戶所需要的型號，則該訂單屬於普通訂單;否則屬於特殊訂單。對普通訂單來說，分公司首先查詢本地庫存，如果庫存滿足需求，直接向用戶銷售，分公司把銷售情況反饋給總部;如果分公司的庫存不能滿足，則分公司向總部營銷中心提出要貨申請，若總部庫存滿足需求，則由總部發貨給分公司;若不滿足需求，由總部營銷中心向企劃處下達月滾動計劃和周滾動計劃，由企劃處組織生產。若是特殊訂單，則分銷公司向總部營銷中心提出特殊計劃申請，由總部營銷中心組織進行技術可行性、生產可行性和財務可行性論證，在滿足各種可行性要求的前提下，總部營銷中心給企劃處下達特殊訂單，由企劃處組織生產。 在訂單管理中，涉及的部門有分銷公司、總部營銷中心、企劃處、科研所、財務處、倉庫等各個部門。具體的資訊流向如下圖所示: 其中涉及的單據有: 要貨需求; 特殊訂單申請表; 對圖4的說明: 銷售中心向營銷中心發貨後，電傳"商品發出憑證"，營銷中心向顧客發出商品填寫憑證單，同時生成應收單據。分公司向總部反映銷售情況，總部傳給分公司發票，總部與分公司之間形成應收帳款。 2.銷售處所經手的單據如下: 單據說明: 傳給營銷中心的單據:合同從營銷中心下達給企劃的單據:特殊訂單、周滾動計劃、月滾動計劃、年計劃(一般只作為參考) 其餘的:發貨如:派車單以及收款如發票、應收、預收等情況與本系統無關。 3.分析 現在營銷中心下轄北京、上海、瀋陽、西安、武漢、成都、廣州幾個分工司，濟南、哈爾濱等辦事處。營銷中心管各分工司的人事，財務管理各分工司的錢、貨、款。營銷中心的日常工作是報價和發貨以及制訂常規計劃，各分公司接收訂單和收款，另外營銷中心規劃網站建設，監控網點實施，並對中心經理進行相應的考核，各分公司辦事處根據規定管理網站。 我們認為營銷中心的主要職責有:透過對銷售計劃、銷售產品、銷售地區、銷售客戶的各種資訊的統計，進一步對銷售數量、金額、利潤、績效、客戶服務作出全面的分析。客戶訂單是企業銷售活動的重要的一環，由營銷中心下達給企劃的需求資訊從某種意義上均可看成是一種訂單。它包含以下一些內容:客戶信用稽核和查詢，為了減少壞帳的發生，建立客戶檔案，並對客戶信用進行稽核，核定其信用額度，當應收帳款加上本次交易金額之和超過信用額度時，一般不予交易;產品庫存查詢，產品庫存的查詢以便可以決定是否需要延期交貨、分批交貨或者用代用品交貨，以滿足使用者需求;產品報價;訂單的輸入、變更及跟蹤、訂單輸入之後可以修改和撤消，並對訂單可以跟蹤分析;交貨期的確認和交貨處理。 現在的問題有: 1)營銷中心對各分工司的考評缺乏力度。原因之一即一家單位，兩家管理。財務和營銷中心對各分公司的要求不同，營銷中心管理人事，但各分公司的回款、收款資訊直接向財務彙報，營銷中心對分公司的貨、款方面的資訊主要靠財務提供。 2)營銷中心缺乏準確的市場資訊來源和對市場的分析。各分公司、辦事處是面向市場的前沿陣地，因為營銷中心缺乏對各分公司有效的管理，因而也就無法保證資訊收集的準確性和及時性。另外，即便對收集起來的資訊也沒有科學的分類和分析，由於銷售業務的複雜性，大量的資料統計和分類由人工來操作，費時費力;3)客戶信用稽核和查詢沒有建立標準的考核辦法，並且查詢起來極為不便;4)月滾動計劃和周滾動計劃的制訂缺乏科學性，準確性。營銷中心除了對市場缺乏科學的分析外，對企業內部的實際生產情況和生產能力也不清楚，這樣制訂的計劃很不穩定，從而直接導致生產變動大。 5)月滾動計劃、周滾動計劃和訂單的變更屬於再生式，而不是淨改變式，這樣手續繁瑣，容易出錯。企業按照滾動計劃的方式逐漸逼近真正的需求計劃，這種編排方式比較科學，但是如果用手工的方式，則編排任務量大，如果採用計算機編排則可以由月滾動生產計劃自動生成周滾動計劃，再由周滾動計劃則可自動生成日滾動生產計劃。編排人員只需做適當修改就可立即下達到各相關部門。 6)銷售的功能之一即特殊訂單的報價。從理論上，根據程式檔案來報價是很合理的。但是，由於根據程式檔案要牽涉的部門很多，包括科研所、質檢、質管、企劃、財務，最後還要經過領導批准，這樣層層簽字，煩瑣的手續導致在實際中根本無法執行。現在報價基本上由銷售說了算。 7)訂單和計劃的完成情況以及執行情況無法跟蹤。 銷售帳表在銷售業務處理中，帳表是銷售業務資訊加工的結果。透過對原始資料進行分類彙總，輸入各種查詢條件隨意檢視帳表的內容，可以對各項銷售業務的動態情況有全面瞭解，從而指導銷售策略的制定。 明細帳1.銷售收入明細帳 根據原始銷售結算單據的單據日期、銷售部門、貨物分類、銷售型別、經銷方式、幣種、稽核狀態等檢視銷售數量、銷售單價、銷售收入、銷售稅額、價稅合計、銷售折扣等內容。 2.銷售成本明細帳 根據原始銷售結算單據的單據日期、銷售部門、貨物分類、銷售型別、經銷方式、幣種、稽核狀態等檢視銷售數量、成本單價、成本金額等內容。 3.銷售明細帳 根據原始銷售結算單據的單據日期、銷售部門、貨物分類、銷售型別、經銷方式、幣種、稽核狀態等檢視銷售數量、銷售單價、銷售收入、銷售稅額、成本單價、成本金額、毛利等內容。 明細表1.銷售明細表 按貨物/部門/業務員/客戶/倉庫等輸出銷售的明細情況，包含銷售數量、銷售金額、銷售折扣等。 查詢條件可以為原始銷售結算單據的單據日期、銷售部門、貨物分類、銷售型別、經銷方式、幣種、稽核狀態等。 2.退貨明細表 按貨物/部門/業務員/客戶/倉庫等輸出銷售退回(含紅字發票、紅字銷售調撥、紅字零售)的明細情況，包含退回數量、退回金額等。 查詢條件可以為原始銷售結算單據的單據日期、銷售部門、貨物分類、銷售型別、業務員、倉庫、經銷方式、幣種、稽核狀態等。 3.現收款明細表 按客戶、部門、業務員查詢現收款明細。 查詢條件可以為原始銷售結算單據的單據日期、銷售部門、客戶分類、業務員、結算方式、幣種等。 統計表1.銷售統計表 按貨物/客戶/部門/業務員/日期彙總等輸出某一時間範圍內的銷售數量、銷售金額、銷售成本、銷售稅金、銷售價價稅合計、銷售毛利、毛利率和銷售折扣。按統計依據專案作彙總統計。 查詢條件可以為原始銷售結算單據的單據日期、銷售部門、貨物分類、銷售型別、客戶分類、經銷方式等。 2.勞務收入統計表 按勞務/部門/業務員/客戶等彙總輸出某時間範圍內的銷售數量、銷售金額和銷售折扣。按統計依據專案作彙總統計。 查詢條件可以為原始銷售結算單據的單據日期、銷售部門、勞務、勞務分類、銷售型別、客戶分類、經銷方式、幣種等。 3.銷售日報 按貨物逐日全面反映企業的各種銷售的主要和輔助業務:銷售訂貨、開票、銷售支出等。 查詢條件可以為原始銷售結算單據的單據日期、銷售部門、銷售型別、客戶、經銷方式、幣種、稽核狀態等。 銷售分析 銷售分析以系統的原始銷售業務資料為基礎，對使用者普遍關心的銷售經營情況進行定量的靜態與動態的分析，旨在正確評價企業過去的銷售業務經營業績，全面反映銷售業務的現狀，準確估計銷售業務的潛力，充分揭示銷售業務經營中存在的風險。由此指導企業組織和調整銷售計劃和銷售策略，提高銷售管理和控制水平。 1.銷售增長分析 按貨物/部門分析部門或貨物本期比前期的銷售增長情況，以及本年累計的銷售情況。增長分析的指標包括:發貨金額、銷售金額、銷售收入、銷售成本和銷售毛利。 分析條件有:分析期間、部門、貨物、客戶分類、銷售型別、經銷方式、幣種。 2.貨物流向分析 按客戶/地區/行業分析某時間區間企業所經營的貨物或貨物分類的銷售流向。貨物流向分析的指標包括:發貨金額、發貨數量、銷售金額、銷售數量。 分析條件有:分析期間、部門、貨物、客戶分類、銷售型別、經銷方式、幣種。 3.銷售結構分析 按貨物/部門/業務員/客戶/地區/行業分析任意時間段銷售構成情況。銷售結構分析的指標包括:發貨數量、發貨金額、發貨折扣、銷售數量、銷售收入、銷售金額、銷售稅金、銷售成本、銷售折扣、銷售毛利、退貨數量、退貨金額等。 分析條件有:分析期間、部門、貨物、客戶分類、地區、銷售型別、經銷方式、幣種。 4.銷售毛利分析 分析貨物月或季的毛利變動及影響原因。毛利分析的指標包括:銷售數量、銷售單價、成本單價、毛利額。 分析條件有:分析期間、部門、貨物、客戶分類、地區、銷售型別、經銷方式、幣種。 5.市場分析 反映某時間區間內部門或業務員所負責的客戶發貨、銷售及回款、財務應收的情況。分析表格輸出所選定各客戶的發貨、銷售和回款情況。 分析條件有:分析期間、部門、業務員、貨物、客戶分類、銷售型別、幣種。 6.貨齡分析 按貨物/客戶/地區/行業/業務員分析各貨齡區間發貨未開票情況。 分析條件有:分析期間、部門、貨物、客戶分類、地區、行業、銷售型別、經銷方式、幣種、貨齡區間。