正式溝通一般指在組織系統內依據組織明文規定的原則進行的溝通，包括考試中常出現的橫向和縱向溝通都屬於正式溝通。正式溝通的優點是約束力強、溝通效果好，但其缺點是組織管理層次多、溝通渠道長，因而資訊傳遞速度慢，容易造成資訊損失。正式溝通通常有五種形態，即鏈式、環式、Y 式、輪式、全通道式溝通。

二、內容

(一)鏈式溝通

1.含義

鏈式溝通又稱為直線型溝通，是指若干溝通參與者，從最初的發信者到最終的受信者，環環銜接，形成資訊溝通的鏈條。特點是機制比較簡單、速度較快、有明確領導人、適合等級結構、滿意度低、失真度高。

2.優點與缺點

優點是傳遞資訊的速度最快;解決簡單問題的時效最高。缺點是資訊經過層層篩選，容易出現失真的現象，使上級不能直接瞭解下級的真實情況，下級不能瞭解上級的真實意圖;各個資訊傳遞者接受資訊差異很大，平均滿意程度有很大的差距;處於最低層次的溝通只能作上行溝通，或接收失真度較大的資訊，造成心理壓力大，最容易產生不滿足感;每個成員的溝通面狹窄，彼此溝通的內容分散，不易形成群體共同意見，最低層次的溝通者與最高層次的溝通者難以通氣，不利於培養群體凝聚力。

3.適用

在這種組織溝通網路中，上下級資訊交流是採取主管領導和底層都屬無直接聯絡，透過中間層進行聯絡的方法。如果一個組織系統過於龐大，需要實行分層授權管理的正式組織，鏈式溝通是一種行之有效的方法。

(二)Y式溝通

1.含義

Y式溝通是指鏈式溝通的途中變換為環式溝通，是鏈式溝通與環式溝通的結合。其速度、滿意度、失真度等也介於鏈式溝通與環式溝通之間，適用於主管人員的工作任務十分繁重，需要有人選擇資訊，提供決策依據，節省時間，而又要對組織實行有效的控制。

2.優點與缺點

Y式溝通的優點是集中化程度高，較有組織性，資訊傳遞和解決問題的速度較快，組織控制比較嚴格。但是，由於組織成員之間缺少直接和橫向溝通，不能越級溝通，除節點外，全體成員的滿意程度比較低，組織氣氛大都不和諧。Y式溝通模式其成員之間交流資訊，是採用上情下達和下情上傳的逐級傳達的形式，雖然資訊傳遞快，但由於資訊經過層層篩選，中間環節過多，可能使上級不能瞭解下級的真實情況，資訊被過多的中間環節所控制。這樣，資訊傳遞中間環節的操縱可能造成資訊失真，給企業工作帶來不良影響。

3.適用

在企業組織中，這一溝通網路大體相當於從企業上層領導到中層機構，再到基層主管部門，最後到基層工作單位之間的4級縱向系統，它適用於企業規模較大而管理水平不高的大中型企業。

(三)環式溝通

1.含義

環式溝通也稱圓周式溝通，類似鏈式溝通，但資訊鏈首尾相連形成封閉的資訊溝通的環。這種組織內部的資訊溝通是指不同成員之間依次聯絡溝通。環式溝通的溝通成員相互基於平等的溝通地位，與周邊的成員互動與溝通，且溝透過程中沒有任何一方主控訊息的傳送與回饋。

2.優點與缺點

優點是組織內民主氣氛較濃，團體的成員具有一定的滿意度，橫向溝通一般使團體士氣高昂。缺點是組織的集中化程度和領導人的預測程度較低，溝通速度較慢，資訊易於分散，往往難以形成中心。

3.適用

如果在組織中需要創造出一種高昂士氣來實現組織目標，同時追求創新和協作，加強組織中的決策機構、諮詢機構、科研開發機構以及小規模獨立工作群體，採用環式溝通是一種行之有效的措施。

四)輪式溝通

1.含義

輪式溝通是指最初發信者直接將資訊同步輻射式傳送到最終受信者。輪式溝透過程中有一明顯的主導者，凡訊息的傳送與回饋均需經過此主導者，且溝通成員也透過此主導者才能相互溝通。

2.優點與缺點

優點是集中化程度高，解決問題的速度快;解決問題的精確度高;處於中心地位的領導人的滿足程度較高，他是資訊溝通的核心，一切資訊都得經過這個核心進行傳遞，所以可以接收所有的資訊，有利於瞭解、掌握、彙總全面情況並迅速把自己的意見反饋出去。缺點是溝通渠道少;除處於核心地位的領導瞭解全面情況外，其他成員之間互不通氣，平行溝通不足，不利於提高士氣;組織成員心理壓力大，成員平均滿足程度低，影響組織的工作效率，將這種溝通網路引入組織機構中，容易滋長專制型交流網路。

3.適用

輪式溝通網路是加強組織控制、爭時間、搶速度的一個有效方法。一般生產機構多采用這種溝通模式以便於管理，在某一組織接受了緊急攻關任務，要求進行嚴格控制時，可採用這種溝通網路。

​(五)全通道式溝通

1.含義

全通道式溝通是指所有溝通參與者之間窮盡所有溝通渠道的全方位溝通。這是一種非等級式溝通，滿意度高、失真度低，但規模受限、速度低

2.優點與缺點

優點是該網路是高度分散的，組織內的每一個成員都能同其他任何人進行直接交流，沒有限制;所有成員是平等的，人們能夠比較自由地發表意見，提出解決問題的方案;缺點是溝通渠道太多，易於造成混亂;對較大的組織不適用，在一個較大的企業組織中，各成員不能都有彼此面對面的接觸機會;溝通路線的數目會限制資訊的接收和傳出的能力;資訊傳遞費時，影響工作效率。

3.適用​

​這是一個開放式的網路系統，其中每個成員之間都有一定的聯絡，彼此瞭解。此網路中組織的集中化程度及主管人的預測程度均很低。由於溝通渠道很多，組織成員的平均滿意程度高且差異小，所以士氣高昂，合作氣氛濃厚。這對於解決複雜問題，增強組織合作精神，提高士氣均有很大作用。但是，由於這種網路溝通渠道太多，易造成混亂，且又費時，影響工作效率

正式溝通有下向（downward）、上向（upward）、橫向（1ateral）、外向（outside）溝通等幾種： 主要是同層次，不同業務部門之間的溝通。在正式溝通系統內，一般機會並不多，若採用委員會和舉行會議方式，往往所費時間人力甚多，而達到溝通的效果並不很大。因此，組織為順利進行其工作，必須依賴非正式溝通以輔助正式溝通的不足。

正式溝通的優點是：溝通效果好，比較嚴肅，約束力強.易於保密，可以使資訊溝通保持權威性。

重要的訊息和檔案的傳達，組織的決策等，一般都採取這種方式。

其缺點在於，因為依靠組織系統層層傳遞，所以很刻板，溝通速度很慢，此外也存在著資訊失真或扭曲的可能。