書信格式總共有六個部分，下面分開描述：

1、稱呼稱呼是書信的開頭，要頂格寫。敬稱是對他人表示尊敬的稱呼。在書信中應該避免和禁止使用“你”“我”這樣的直接稱謂。稱呼後面要加冒號，表示下面有話要說。

2、問候語問候語要寫在稱呼的下一行，空兩格。它可以獨立成為一段。問候是一種文明禮貌行為，也是對收信人的一種禮節，體現寫信人對收信人的關心。問候語最常見的是“您好！”“近好！”依時令節氣不同，也常有所變化，如“新年好！”“春節愉快！”如果收信人是長輩，可以寫“您好”；或“身體好嗎”等；如果收信人是平輩，可以寫“你好”；如果收信人不是一個人，一般寫“你們好”或“大家好”，不可以寫“您們好”（“您”後面不能加“們”）。

3、正文正文一般分為連線語、主體文、總括語三個部分。每一個部分開頭都應另起一行，空兩格落筆。正文寫完後，通常要向對方表示致敬或祝福。祝頌語是表示致敬或祝賀一類的話，如“此致”、“祝”等。它可以緊接著正文寫，也可以獨佔一行，空兩格寫。另外，在寫與“此致”和“祝”相配套的“敬禮”、“健康”一類表示祝願的話語時，一般要另起一行頂格寫。對長輩，可用“敬祝健康”、“恭請金安”、“福安”、“長壽”“此致敬禮”等。對平輩，可用“祝你愉快”、“工作順利”、“祝你進步”、“春安”等。對晚輩，可用“祝你學習進步”、“順問近好”、“望多保重”。5、署名在信紙的右下方寫上自己的名字，在署名的前面一般還要加上合適的稱謂，如“同學”、“好友”，“弟”“妹”等。6、日期發信的日期可寫在具名的後邊，也可以另起一行。應寫清年月日（不寫年份是錯誤的），以備收信人日後查閱。也可同時寫上地點。如“2016年5月16日於瀋陽”。