合同全生命週期是指產生訂立合同的意向開始至合同有效期屆滿且其糾紛均已解決後的全過程。就如同生命從孕育、出生、長大直至死亡的全過程。

　　以採購合同為例，合同全生命週期管理包括以下幾個階段：供應商篩選、合同模板檢索或合同起草、合同稽核、內部審批、用印歸檔、合同履行、糾紛解決與協同管理等標準化管理流程。

　　一、供應商篩選

　　一般而言，供應商篩選由業務部門相關人員負責，除非公司老闆就是某種意義上的業務員。

　　為保障公司利益，無論是採購商品還是服務，詢單、比價是不可少的。原則上而言，對合資格供應商，要貨比三家。如果業務員告訴你有資格的供應商只有兩家，從中選了一家報價較低的，另外兩家不具備資格。這種操作貌似有一定的合理性，但是，仔細想一下，首先，不具備對有資格的供應商進行三家比價的採購要求，形式上不合格;其次，兩家有資格的供應商的報價的差價是多少?對於20萬以上的訂單，如果差價在幾百元或幾千元之內，也算差價麼?另外，就兩家有資格供應商而言，除了報價上的差異外，還有其他關鍵要素的區別麼，比如產品與服務質量、商譽、過往經驗等。在篩選供應商時，是否有統籌考慮?雖然不是幾百萬或上千萬以上的招標專案，但在篩選供應商時，必要篩選標準與篩選流程還是要遵循的。不然，如何防範非國家工作人員受賄，公司利益受損的行為發生?

　　因此，即便是中小企業，在專案採購中，也一定要業務人員嚴格遵守採購流程管理。更為甚者，負責採購或確定供應商或對供應商篩選構成重大影響或相當影響的人不是上文提到的公司業務人員，也不是老闆，而是物業管理人員，或是公司中層領導，或是專案管理人員，或其他有影響力的人。由此可見，如何進行採購管理，讓最終採購到的商品或服務更加符合市場價格與通用標準，如何防範公司採購中的徇私舞弊與職務犯罪，從而把公司與相關人員拖入不利境地，是採購流程管理中最值得研究的風險防範之處。對於這一問題的思考，公司在制定採購管理制度時，可以參照《政府採購實施條例》的相關規定中的做法，比如迴避制度。供應商認為採購人員及相關人員與其他供應商有利害關係的，可以向採購人或者採購代理機構書面提出迴避申請，並說明理由。採購人或者採購代理機構應當及時詢問被申請回避人員，有利害關係的被申請回避人員應當迴避。

　　綜上，公司在採購合同管理過程中應當從調查供應商的資信情況開始。透過查閱客戶的營業執照、企業信用狀況、公司資質與其人員的資質材料、財務資料，瞭解其商業信用、經營資質、履約能力等，核實和驗證各種資訊的真實性和準確性，必要時可向相關行政管理部門進行核實。另外，要加強內部採購流程管理，防止徇私舞弊與職務犯罪的發生。

　　二、合同模板檢索與合同起草

　　1、合同模板檢索

　　採購合同的合同模板，要採購產品或服務的類別檢索。比如《建設工程施工合同》，公司作為發包人將要採購建築施工服務，住建部有標準的最新版示範文字，《示範文字》由合同協議書、通用合同條款和專用合同條款三部分組成。類似的還有空調、消防施工合同等。對於這類有標準權威示範文字的合同模板，才產生合同意向的初期，法務或律師就要準備好，之後的商務磋商中涉及合同的部分，可以參照《示範文字》的相關事項展開，結合雙方的實際磋商情況，具體修訂。

　　對於沒有權威機構《示範文字》的合同，比如一般的醫療裝置採購合同，檢索或提前準備幾個模板也是很必要的。不僅可以直接套用合同的格式與通用或必要條款，而且可以提高效率，讓法務或律師在有限的合同擬備時間內，把時間與精力分配到更重要的商業條款中去。

　　2、合同起草

　　如果沒有合同模板，就需要臨時起草一份新合同。起草合同時應注意不能遺漏一般條款，當事人也可以根據雙方實際需要自行約定一些條款，但是自行約定的條款不得違反法律法規的強制性規定。

　　合同法是私法，以當事人意思自治為主，根據中國合同法規定，合同的內容由當事人約定，一般應包括以下條款：

　　1、當事人的名稱或者姓名、住所;

　　2、標的;

　　3、數量;

　　4、質量;

　　5、價款或者報酬;

　　6、履行期限、地點和方式;

　　7、違約責任;

　　8、解決爭議的方法。

　　三、合同稽核

　　1、合同一般由公司法務或外聘法律顧問稽核。外聘法律顧問即律師事務所的律師，律師作為多家公司的法律顧問，另外還可能兼顧訴訟或其他法律事務，能夠分到每一家公司的合同稽核時間有限，而且常規的合同，主要是律師助理進行稽核的。故建議，若公司實力還可以，建議聘請有律師從業經驗的人負責法務合規崗。這裡的律師從業經驗，還主要是非訴經驗，比如該人在律所工作期間就大量從事外聘法律顧問的合同稽核工作。雖然合同稽核是律師的基本功，但是不是所有的律師都擅長審查合同。

　　2、合同稽核不只是書面修訂工作。稽核前如果不瞭解公司業務或/及合同訂立的商業目的與特定行業的專業知識，合同稽核就會流於形式，做的只是表面文章。

　　比如，建築施工合同，通用條款一般不用稽核修訂，專用條款才是法務或律師應該重點關注的內容。又比如，醫療技術服務單位與醫療機構的合作協議，不僅要了解合作的內容，還要熟悉醫療技術服務單位的業務情況，透過查閱醫療技術服務單位的資料，並與相關業務或技術人員溝通後，才能明確合作雙方在醫療技術服務合作過程中，各自應承擔的權利與義務，進而明確雙方的責任。需要向業務或技術人員瞭解的內容包括但不限於醫療技術服務合作分為幾個環節，各個環節分別由哪一方負責，雙方在階段性環節交接過程中，如何劃分各自的權利與義務等等，只有搞清楚了，才能夠清楚表述在合同中，從而避免在今後履行過程中，因為各自的權利義務界定不清而互相扯皮或產生糾紛。

　　如果說合同稽核中，搞清楚公司的業務背景與技術情況是前提，那麼法務或律師能發揮作用的地方更多體現在商業條款上。如果按照現成法律規定，在可自由協商約定的範圍內，為己方爭取利益，並能夠同時促進合同的訂立與履行，儘可能避免未來產生的糾紛，是合同審查要考慮的重點。

　　另外，如果是交易相對方提供的合同文字，那麼一定要警惕合同中的隱形陷阱，比如捆綁銷售、邏輯矛盾、權利義務不對等、必要法律條款缺失等。

　　3、合同稽核的格式要求

　　在進行合同稽核時，最好採用審閱格式，無論是修改、刪除、新增，還是批註都能夠一目瞭然。

　　四、內部審批與用印、歸檔

　　公司內部審批一般分為紙質審批與電子審批兩種形式。紙質審批比較傳統，需要人找人，層層簽字，效率低，費時耗力。電子審批可以透過公司OA系統或釘釘或企業微信進行，可以方便大家時時移動辦公，高效便捷，但保密性不太好。企業的IT人員要做好網路審批電子資料的儲存與防竊取、防洩漏工作。

　　用印管理，公司的公章、營業執照，一般由專門人員保管。每次用印前，不僅要確認審批流程已經走完，而且要核實蓋章檔案與審批申請檔案的一致性。

　　歸檔管理，歸檔分為紙質檔案與電子檔案。紙質檔案需要按時間或型別歸檔存放，電子檔案主要是歸檔已蓋章原件的掃描件，方便調取與查閱。

　　五、合同履行

　　合同履行是合同管理中非常關鍵的一個過程。按照合同法規定，當事人應當按照約定全面履行自己的義務。當事人應當遵循誠實信用原則，根據合同的性質、目的和交易習慣履行通知、協助、保密等義務。

　　1、合同履行的目的是確保合同得到切實履行，實現合同目的，為企業帶來經濟利益。就採購合同的履行而言，例如技術服務採購合同，合同約定，甲方分階段向技術服務提供商支付服務費，分階段付款以分階段完成的技術任務為必要條件。在合同履行中，每一筆款項支付前，要先核對該階段的技術任務是否已經保質保量完成。如果沒有按時完成或到期後交付的技術成果不合格，那個按照原合同的相關約定，要求未按約履行的一方承擔違約責任，或者經雙方協商，另行達成其它補充約定。

　　關於合同履行，《中華人民共和國合同法》第六十一條規定：“合同生效後，當事人就質量、價款或者報酬、履行地點等內容沒有約定或者約定不明確的，可以協議補充;不能達成補充協議的，按照合同有關條款或者交易習慣確定。”

　　2、合同履行中，比較麻煩的就是合同的變更與提前解除。當事人經協商一致，可以變更或解除合同。中華人民共和國合同法》第九十四條規定，有下列情形之一的，當事人可以解除合同：

　　(一)因不可抗力致使不能實現合同目的;

　　(二)在履行期限屆滿之前，當事人一方明確表示或者以自己的行為表明不履行主要債務;

　　(三)當事人一方遲延履行主要債務，經催告後在合理期限內仍未履行;

　　(四)當事人一方遲延履行債務或者有其他違約行為致使不能實現合同目的;

　　(五)法律規定的其他情形。

　　3、對合同的履行重視不夠

　　一般企業都會委託法務或律師在合同訂立環節參與其中，但訂立後的合同履行環節，往往重視不夠，從而導致合同未按照約定履行，進而影響企業的經濟利益。

　　合同履行環節的管理活動包括履行實施和履行監控。履行實施時，合同執行部門應會同相關參與部門明確各部門的權利和責任，制定各類業務合同履行的流程，確保按照合同約定全面推進合同的履行。比如：某公司產品銷售合同的履行過程中，專案管理部為合同履行的主管部門，其他業務部門在銷售合同的履行過程中為參與部門，對專案管理部起配合、支援作用。專案管理部對於每筆產品銷售合同指定合同業務負責人，負責合同履行過程的協調排程、資訊溝通、情況彙報、資料彙集，全面推進合同的履行。質量檢驗部門的職能是監督出廠的產品必須合規(或者必須符合合同的約定)，在產品出現質量問題時協助專案管理部門進行處理;庫房管理部門的職能是根據專案管理部門出具的有關提貨手續及時、準確的向客戶或者承運人交付貨物;運輸管理部門的職能是應當根據專案管理部門履行銷售合同的需要及時、準確的將產品運送至客戶，以運送或者安排運送產品的方式支援專案管理部門對產品銷售合同的履行。

　　合同管理部門應要求合同履行部門定期統計本部門各類合同的進度情況，對於合同履行的進度主要應關注產品交付/驗收狀態、產品交付/驗收完成時間、收款/付款情況，並將合同的執行情況與合同約定情況進行對比，提示未按約定時間進行的事項、原因以及由此產生差錯的可能性和影響，並制定後續跟進計劃。合同管理部門可會同相關業務部門根據業務特點對重要型別合同設定合同履行的里程碑，並關注里程碑完成情況。

　　合同管理部門應彙總各部門各類合同進度完成情況，提示重大未履約事項、原因及可能產生的影響和後續跟進計劃，作為定期彙報給管理層的決策支援報告。

　　當合同履行完畢，由公司法律部或業務部門確認雙方再無任何權利義務關係，企業也應及時對合同及其相關資料進行整理並妥善保管，儘可能完善相關證明和記錄，不能認為對方現在沒有否認就萬無一失。合同資料是產生合同糾紛時重要的證據來源，很多的訴訟失敗都是因為證據管理問題造成的，而不是因為事實問題造成。事後應對處理是在事前防範和事中控制沒有奏效的情況下，為減少企業的經濟損失，維護企業的合法權益不得已的措施之一，但也是合同風險防範的最後保障。

　　六、糾紛解決

　　合同糾紛是指因合同的生效、解釋、履行、變更、終止等行為而引起的合同當事人的所有爭議。合同糾紛的內容主要表現在爭議主體對於導致合同法律關係產生、變更與消滅的法律事實以及法律關係的內容有著不同的觀點與看法。合同糾紛的範圍涵蓋了一項合同的從成立到終止的整個過程。

　　解決途徑，首先，通常是經公司領導人決策，透過法務發催款函或合同解除通知書等與對方協商解決，如果經過協商仍不能解決合同糾紛，那麼，可以委託律師出具律師函或直接起訴或申請仲裁。

　　七、協同管理

　　合同管理是一個異常複雜的綜合過程，我們強調法務部門對於合同管理中的重要作用的同時，絕對不能忽視相關部門之間的協同管理的作用。較為突出的問題是隻針對合同本身進行修訂，而不提前與其他部門協調妥當，並且事後又未及時、準確地傳遞相關資訊給其他部門，導致內部活動失衡而導致法律風險。為此，我們在合同管理過程中，要非常關注合同風險防範的協同性問題。在此問題中，應當注重以下三個方面：

　　1、注重合同管理上下環節之間的協同配合。業務人員在合同資信調查中掌握第一手資料，在與合作方的實地接觸過程中，即可對對方的規模、實力有一個大致瞭解，並透過對書面資料的真實性進行核對，從而為專業部門進一步審查提供依據;法務部門對業務部門提交證照資料進行審查，判斷對方是否有簽訂合同的主體資格，是否合法存續等;財務部門核實其財務資金情況;技術部門核查對方在技術上的履約能力。

　　2、注重合同審查部門之間的配合。在合同審查過程中，由技術、法律、經濟部門對合同進行聯合審查十分必要。它們不但要對與合同業務相關的國家法律、行規有所把握，還要依據企業內部的規章制度對合同內容的合規性進行分析。例如，技術部門審查的重點是：合同專案的技術方案是否科學、可行，是否能滿足專案的實際需求，合同的任務、工期、質量標準等技術條款是否準確、清楚等;經濟部門的審查重點是：合同的價格是否合理，對專案投入產出的核算是否經濟、準確，資金的來源、用途、使用方式是否符合財經政策、行政法規和制度;法律部門的審查重點是：合同雙方的約定是否符合現行法律規定，是否存在較大的履約風險，合同條款是否完備，權利義務是否明確、具體等。審查工作科學分工相互配合，才能使合同內容得到全方位的考察和確認。

　　對於廣大中小企業，法務部門或法務崗往往承擔了技術、經濟與法律的所有審查任務，法務人員不僅要與技術人員核實合同所涉技術問題，所有相關技術資料，以確保技術條款的表述無誤，而且還要與業務人員核查價格的合理性，是否經過了三方比價，以判斷採購價格是否公允。

　　綜上，本文從供應商篩選、合同模板檢索或起草、合同稽核、內部審批與用印歸檔、合同履行、糾紛解決與協同管理七個環節論述了合同的全生命流程管理。可見，制定科學的合同管理制度和流程，使管理模式制度化、常態化相當重要。通常，企業的合同管理崗位通常設在法務部門，作為合同管理的歸口部門，法務部門除了對合同進行法律審查外，還要對其流程進行全方位控制，將合同納入相應協同部門的審查範圍，確保各個風險點可查、可控。

合同的生命週期沒有具體限定，完全由當事人雙方約定履行期限。

合同的法律特徵：

1、合同是雙方的法律行為。即需要兩個或兩個以上的當事人互為意思表示；

2、雙方當事人意思表示須達成協議，即意思表示要一致；

3、合同系以發生、變更、終止民事法律關係為目的；

4、合同是當事人在符合法律規範要求條件下而達成的協議，故應為合法行為。

合同一經成立即具有法律效力，在雙方當事人之間就發生了權利、義務關係；或者使原有的民事法律關係發生變更或消滅。

當事人一方或雙方未按合同履行義務，就要依照合同或法律承擔違約責任