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1 # 記憶的傷痕31478177
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2 # 夢想282640526
只要你在一個組織內,就離不開會議。會議的目的有四:①內部溝通。②統一思想。③解決問題。④分配任務。很多企業/管理者不會組織會議,領導心血來潮的召集,大家稀裡糊塗的參加,會上不著邊際的討論,最後一頭霧水的結束。這樣的會議純屬浪費時間!
網上看過一個萬達公司會議的小視頻,非常令人震撼。上百人的會議,幾分鐘內全部就位,會議結束後幾分鐘內又迅速離場。會議前,連擺放礦泉水的位置都用繩子定位校準,一條直線,整齊劃一。董事長王健林時間觀念跟強,說一個小時就一個小時,時到即止,絕無拖延。
那麼,如何組織會議,才能做到簡潔高效呢?
一:高效會議的三大核心詞
1:時間。會議是有時間成本的。要抓住四個方面的時間,①,召開時間。②嚴格守時。③,發言時間。④會議時長。
2:準備。軍事上,不打無準備之仗,否則必然失敗。管理上,不開無準備之會,否則必然無效。
3:結果。會議的目的是解決問題,所以不能議而不決,所以,必須有決議、有追蹤、有結果、有考核。
二:高效會議的“三個零”思維
1:只開會+無決議=0。核心是“議要要決”,會上明確誰來幹、什麼時間完成。
2:有決議+不執行=0。核心是“決而要行”,責任單位要製定實施計劃並落實。
3:有執行+無跟蹤=0。核心是“行而要果”,按時間節點跟蹤,並驗證和反饋結果。
三:高效會議的四個支柱
1:制度。必要時,可以製定會議管理的制度,明確公司會議的類型、頻次、紀律和要求。這是基本保障。
2:規則。會議是為了議事,所以要有議事的規則。比如限時、圍繞主題、爭議解決等等。這是效率保障。
3:閉環。會議決議事項必須按照PDCA循環要求形成閉環。這是結果保障。
4:培訓。為了提高會議效率,需對員工進行“會議訓練”,比如,如何開會、主持、匯報、記錄、跟蹤等。這是技能保障。
三:高效會議的10大要點
1:提前會議通知。會議一定要提前通知,方式可以是電話、文字、短信、郵件等方式。會議通知要明確時間、地點、人員、主持人、議題、議程、注意事項等要求。
2:確定會議議題。會議就是為了解決問題,所以一定要明確會議的議題。大家都不知道開什麼會,到了會議室再開始思考,這樣的會議絕對沒有效果。
3:明確會議議程。議程,就是會議的流程。誰來匯報、誰來發言、誰來總結都要明確下來。職責明確、流程清楚,大家就不是“聽會”,而是“議會”,會議效率會大大提昇。
4:準備會議資料。會議之前,一定要將與會議議題有關的背景資料準備好,併發放到有關與會人員。一般與會議通知一起下發。這樣,會議才能有的放矢、保證效果。
5:準備情況確認。為保證會議效率,會議組織人員要提前對會議室裝備、與會人員進行確認,確保人員按時出席、設備運轉正常。如有異常,及時向領導匯報。
6:申明會議紀律。我在國企的時候,有一次生產副總主持會議,一個車間主任遲到,副總馬上讓他出去罰站十分鐘。會議紀律非常重要,這是高效會議的最基本要求。
7:掌握會議節奏。會議為什麼開不好?主要是主持人掌握不好會議節奏,讓會議偏離了主題。要在明確會議時長,限定發言時間,提醒圍繞主題,解決觀點衝突等方面下文章。
8:形成會議決議。會議的“癌症”就是議而不決。這是會議主持人需要特別注意的。應根據討論的結果,最後拍板形成會議決議。明確問題解決的責任、時間和方法。
9:整理會議紀要。會議一定要形成會議紀要,並最晚於會議結束後第二天,經領導審核無誤後下發相關參會人員。會議紀要是會議決議事項跟蹤檢查的依據。
10:決議事項跟蹤。為確保會議決定事項落到實處,領導應指定專人(比如秘書)進行跟蹤、檢查和驗證。週期性的會議(如周例會),應通報跟蹤結果。
回覆列表
高效會議,是指政策的臨時變動,根據全國上下統一憲法規定,全民必須傳達精神文件政策,採取及時會議決定,傳達上級文件精神的會議。