1、標題。一般只寫文種“邀請函”即可,字號比通常標題要略大一些。有時也可以加“事由”,如“關於參加研討會的邀請函”。有時還可包括個性化的活動主題標語,如“溝通無限中部六省城市信息化高級論壇邀請函”。

2、稱謂。是對邀請對象的稱呼。要頂格寫受邀單位名稱或個人姓名,後加冒號。要寫明對方姓名、職務、職稱、學銜。也可以用“同志”、“經理”、“教授” 、“先生”、“女士”、“小姐”稱呼。通常還要加上“尊敬的”之類定語。

3、正文。是邀請函的主體。頭可向被邀請人簡單問候,位置在稱謂下一行,空兩格。接著寫明舉辦禮儀活動的緣由、目的、事項及要求,寫明禮儀活動的日程安排、時間、地點,邀請對象以及邀請對象所做的工作等,並對被邀請方發出得體、誠摯的邀請。若附有票、券等物也應同邀請函一併送給邀請對象。有較為詳細出席說明的,通常要另紙說明,避免邀請函寫得過長。

4、敬語。末尾一般要寫常用的邀請慣用語。如“敬請光臨”、“敬請參加”、“請屆時出席”之類的敬語。有些邀請函可以用“此致敬禮”、“順致節日問候”等敬語。

恭候光臨：意思是恭敬地等候您的來臨。“恭候光臨”指敬辭，恭敬地等候，感情色彩更加強烈、更加誠懇。“恭”態度肅敬。字形採用“心”作邊旁，採用“共”作聲旁。恭候光臨多用於長輩、職位層級高於自己的人。恭候光臨的期待感比較強烈。

大駕光臨：

皇帝出行，儀仗隊之規模最大者為大駕，在法駕、小駕；形容尊貴的客人到家或單位做客。現在一般當“來”的客氣說法。

每一個人一生之中都會遇到很多喜事連連，總有邀請別人參加相關的活動，那麼首先就要寫一個邀請函，就是適逢我家喬遷之喜之時，我們誠摯邀請好友親人朋友家人到什麼地方參加我們的宴會和慶祝活動，敬請各位屆時光臨恭賀，我們不甚感激。

標題是由文種名或活動名稱和文種名組成，還可包括個性化的活動主題標語，邀請函的稱謂使用“統稱”，並在統稱前加敬語。

邀請函的正文是指活動主辦方告知被邀請方舉辦禮儀活動的緣由、目的、事項及要求，寫明活動的日程安排、時間、地點，並對被邀請方發出得體、誠摯的邀請，切忌以通知口吻向受眾行文。

末尾用“敬請光臨”、“敬請光臨指導”、“請屆時出席” 之類的敬語。有些邀請函可以用“此致敬禮”、“順致節日問候”等敬語。