01 / 不懂老闆意圖掉鏈子
掉鏈子可能性：☆☆☆☆
掉鏈子嚴重性：☆☆☆☆☆
“幹活不由東，累死也無功。”會議的意義在於解決問題。而活動專案經理的職責，就是要最大化地滿足老闆/甲方的需求，解決問題。
不思考會議目的的人，往往不能get到深層次需求，不能交付滿意的方案，久而久之，容易被老闆認為“缺乏能力”，對於一些公關公司來說，可能直接導致丟標。
為什麼掉鏈子？
小白看似周全的思考，其實是“執行的大坑”。因為基於時間、位置、預算等條件，根本無法作出符合老闆心意的判斷和方案。
如何不掉鏈子？
先思考“為什麼要舉辦這場活動、如何達成活動的目的”——老闆想要通過這場會解決什麼問題？又有什麼東西在阻礙其達到目標？而不是“我應該如何搞定上級/甲方的要求”。
永遠站在客戶的立場看待活動——活動目的是什麼？到底要傳達什麼資訊？要讓參與者、來賓有什麼樣的感受？
活動的目的決定了選擇什麼調性的場地。強調活動的張力和活力，可以選擇藝術中心。強調活動高階，就會選五星級酒店。
活動資訊也要最大程度地展現於物料和流程設計上——邀請函、場地指示牌、簽到處、內場設計、舞美、桌卡、椅背貼，再到開場視訊、互動環節、主持人的選擇……一般來說，保證嘉賓能夠看到7次以上會議核心資訊，就會記住會議的內容。
02 / 活動場地掉鏈子
掉鏈子可能性：☆☆☆
活動策劃前期，“場地為王”。場地是活動策劃落地的開端。場地不確定，隨後的策劃、籌備、邀約等後續動作都無法推進。而如果場地在活動舉辦前出現意外，活動將面臨“毀滅性打擊”。
1）情形一：慢慢悠悠找場地，火急火燎搶檔期
一些辦會者經驗不足，認為場地很好找；或者領導遲遲不能決策，臨近活動才訂場地。如果恰好趕上旺季，檔期會很難搶得到，可能影響活動執行。另外，也有些主辦方在訂好場地，收到酒店寄出的合同之後，卻遲遲沒有簽約付定金，也可能面臨酒店把場地賣給別家的尷尬狀況。
2）情形二：被警察叔叔“踢會”
大型活動在準備階段，都會遇到一個必須直面的環節——公安報批。如果沒有手續，就會被強制要求停止專案。同時公安報批的檔案材料準備（也稱大型群眾性活動安全工作方案）又是這個環節中必不可少而又最繁瑣的工作。近年也有多次由於主辦方沒有提前進行大型活動報備，最後“引來”了警察叔叔的情況發生。最近拿下近50億票房的《戰狼2》在上映前，共計在全國舉辦26場的路演活動，導演吳京到場和各地粉絲進行互動。然而，7月16日上午10點，吳京在自己微博貼出了一張責令停止活動的通知，鄭州路演就因為沒有報批和通過安全審查，被強制要求暫停。
此次活動臨時取消的原因有三：
1.未提前二十天向當地公安機關備案該活動。
2.場地狹小，存在較大治安安全風險隱患。
3.激增的人流量超出了場地消防安全事故的承載力，存在消防安全隱患。
連吳京都免不了“進坑”，該如何避免呢？
大型活動前往公安機關申請安全許可，是一個非常必要且必須的環節，一定不能抱有僥倖心理。這不但是對活動本身負責，更是對活動所有參與者的人身安全負責！
務必提前20天開始申報備案，如果材料不齊及資質不夠，就需要更充足的時間提前準備。
場地能早訂，就早訂，這樣會擁有充足時間邀約客戶。邀約時間越長，約容易安排行程，客戶到場率越高。自己心裡越踏實，也會為後期執行留下充足時間。看上的場地務必早點簽訂合同！
03 / 嘉賓接待掉鏈子
掉鏈子可能性：☆☆☆☆☆
掉鏈子嚴重性：☆☆☆☆
完美的會議活動，應該為客人制造良好的參會體驗。然而，沒有經驗的活動舉辦方經常在接待環節不太上心，嚴重影響參會體驗。
通知不到位：酒店交通、住宿情況、天氣情況通知不到位，都可能導致嘉賓在找會場時走彎路，或者壓根找不到路。這不僅嚴重影響體驗，更影響嘉賓到場時間，導致會議時間延後和到場率降低。簽到環節：是舉辦方與參會人員第一次“近距離接觸”，也是打造“第一印象”的關鍵環節，卻也是最容易被忽略的環節之一。如果簽到處的人員沒有經驗或處理不當，可能引起來賓不快甚至是衝突。
轉場、吃飯環節：提前通知不到位，現場指揮混亂，造成客戶體驗差，時間延遲，甚至產生危險。
提前想細一點，再想細一點，做好一切可能情況的預期和預案。比如提前準備好場地路線圖、為客戶提醒天氣狀況。如果可能的話，儘可能讓重要嘉賓提前到場。嘉賓隨時可能換檔期，因此要永遠留有planB。
這個Checklist可能會幫到你
客人抵達區是否需要佈置？
客人如何抵達會場？
會場是否方便下車？
入口是否防雨？
私人物品保管區是否滿足使用情況？是否有專人保管？安全怎麼樣？是否產生額外的費用？
下雨天是否可以準備毛巾？需要支付額外的費用嗎？
下雨天是否有防滑提示？
是否需要準備額外特殊的物料？如紅地毯、燈光、煙花等。
客人接待是否安排妥當？
客人數量？有什麼特徵？是否會帶小孩？
客人的出行方式？
需要解決住宿問題嗎？多少人需要安排？
客房數量要求？能否開具發票？
洗漱是否方便？冬天的時候是否有熱水供應？
退房時間？
酒店是否可就地解決餐飲問題？餐廳經營時間？費用如何？
04 / 接待領導掉鏈子
對於某些活動，少數領導或者VIP的體驗比大多數來賓的體驗更重要。對於領導的接待、座位排列、出場順序、拍照位置，都大有門道，稍有不慎就容易捅婁子。
領導的進場、吃飯、住宿沒有細緻安排；
領導/VIP的會場位置、出場順序安排不妥當；
領導講話、臺下表現沒有錄音、拍照或錄影，後期無法傳播。
合影時，領導位置不恰當；
溝通很重要。如果關於領導招待的問題，例如座位、順序、VIP食宿問題，一定要和領導、甲方進行溝通確認，再執行。千萬不要小看一些前期你認為不重要的工作項。以拍照為例，前期拍照在現場或許顯得不重要，但後期照片質量關乎宣傳質量。我還建議請到專業的團隊，畢竟，1000塊錢的攝影師和10000塊錢的攝影師，技術和認知都有差距。
05 / 現場執行掉鏈子
現場執行或者在舞臺中央掉鏈子，一定是最嚴重的事故——不論老闆，甲方，還是你，一定都會驚掉下巴，留下刻骨銘心的印象。
裝置坑，螢幕憋了、話筒沒聲音、燈不亮、某個機關打不開……
嘉賓坑：前期沒有和嘉賓溝通具體環節，環節上出現紕漏；
現場人員對環節、聲光電的配合沒有跟上，PPT版本播錯等等。
以下事故，都是嘉賓沒有彩排原因造成的：
某產品釋出會，公司董事長落水
某產品釋出會上，公司老闆吊在威亞下不來
如何避免掉鏈子：
所有的突發狀況，都是前期沒準備好。因此在活動前，所有細節都要驗證。
1）一定要檢查每一個環節和裝置，哪怕是一個垂幅，哪怕是一頁PPT。特別是moment環節，如果不想在現場出問題，就一定要讓問題提前暴露。
2）準備planB。一旦某個裝置有問題，或者嘉賓不到位，都可以補救。提前多想，做好backup。
3）技術的角度講，找一個專業團隊。保證出現所有狀況都能及時處理，控制整場的進度。
4）一場好的活動，一定是集體協作的結果。活動最討厭一言堂，更不能想當然！
因此，執行人員到場後應迅速進入各自工作崗位，簽到引導維護使用者、主持人再次熟悉串詞、各項物品負責人清點數量並準備提前送到預定位置、提前溝通攝影攝像說明需要什麼場景人物特寫等拍攝需求，如果有多名攝影還要做好分工劃分職責……
總之儘快把所有現場的準備工作做到位。提前建一個活動執行群，出現突發情況，及時通報，比如某個執行人員遲到，總負責人要立馬安排其他人補位；有人遺忘工作內容或走神，旁邊的同事要及時提醒協助，總之執行人員要齊心協力保證活動順利進行。
溝通最重要。甲方和公司溝通中如果不到位，就會在現場把問題發現放大。人是最難控制的。但是，沒有100%完美的活動，只有100%完美的團隊。
一般要進行4次左右彩排：剛搭建完，內部會走一次彩排，讓工作人員在聲光電環節進行配合，知曉時間點。第二遍，嘉賓彩排，引領嘉賓上下臺，讓嘉賓瞭解自己該怎麼走，做些什麼。發現問題，當即解決。第三次聯排，從頭到尾，中間發生問題也不喊停，4-5次帶妝彩排，到此時已經基本上不會出現問題。
01 / 不懂老闆意圖掉鏈子
掉鏈子可能性：☆☆☆☆
掉鏈子嚴重性：☆☆☆☆☆
“幹活不由東，累死也無功。”會議的意義在於解決問題。而活動專案經理的職責，就是要最大化地滿足老闆/甲方的需求，解決問題。
不思考會議目的的人，往往不能get到深層次需求，不能交付滿意的方案，久而久之，容易被老闆認為“缺乏能力”，對於一些公關公司來說，可能直接導致丟標。
為什麼掉鏈子？
小白看似周全的思考，其實是“執行的大坑”。因為基於時間、位置、預算等條件，根本無法作出符合老闆心意的判斷和方案。
如何不掉鏈子？
先思考“為什麼要舉辦這場活動、如何達成活動的目的”——老闆想要通過這場會解決什麼問題？又有什麼東西在阻礙其達到目標？而不是“我應該如何搞定上級/甲方的要求”。
永遠站在客戶的立場看待活動——活動目的是什麼？到底要傳達什麼資訊？要讓參與者、來賓有什麼樣的感受？
活動的目的決定了選擇什麼調性的場地。強調活動的張力和活力，可以選擇藝術中心。強調活動高階，就會選五星級酒店。
活動資訊也要最大程度地展現於物料和流程設計上——邀請函、場地指示牌、簽到處、內場設計、舞美、桌卡、椅背貼，再到開場視訊、互動環節、主持人的選擇……一般來說，保證嘉賓能夠看到7次以上會議核心資訊，就會記住會議的內容。
02 / 活動場地掉鏈子
掉鏈子可能性：☆☆☆
掉鏈子嚴重性：☆☆☆☆☆
活動策劃前期，“場地為王”。場地是活動策劃落地的開端。場地不確定，隨後的策劃、籌備、邀約等後續動作都無法推進。而如果場地在活動舉辦前出現意外，活動將面臨“毀滅性打擊”。
為什麼掉鏈子？
1）情形一：慢慢悠悠找場地，火急火燎搶檔期
一些辦會者經驗不足，認為場地很好找；或者領導遲遲不能決策，臨近活動才訂場地。如果恰好趕上旺季，檔期會很難搶得到，可能影響活動執行。另外，也有些主辦方在訂好場地，收到酒店寄出的合同之後，卻遲遲沒有簽約付定金，也可能面臨酒店把場地賣給別家的尷尬狀況。
2）情形二：被警察叔叔“踢會”
大型活動在準備階段，都會遇到一個必須直面的環節——公安報批。如果沒有手續，就會被強制要求停止專案。同時公安報批的檔案材料準備（也稱大型群眾性活動安全工作方案）又是這個環節中必不可少而又最繁瑣的工作。近年也有多次由於主辦方沒有提前進行大型活動報備，最後“引來”了警察叔叔的情況發生。最近拿下近50億票房的《戰狼2》在上映前，共計在全國舉辦26場的路演活動，導演吳京到場和各地粉絲進行互動。然而，7月16日上午10點，吳京在自己微博貼出了一張責令停止活動的通知，鄭州路演就因為沒有報批和通過安全審查，被強制要求暫停。
此次活動臨時取消的原因有三：
1.未提前二十天向當地公安機關備案該活動。
2.場地狹小，存在較大治安安全風險隱患。
3.激增的人流量超出了場地消防安全事故的承載力，存在消防安全隱患。
連吳京都免不了“進坑”，該如何避免呢？
如何不掉鏈子？
大型活動前往公安機關申請安全許可，是一個非常必要且必須的環節，一定不能抱有僥倖心理。這不但是對活動本身負責，更是對活動所有參與者的人身安全負責！
務必提前20天開始申報備案，如果材料不齊及資質不夠，就需要更充足的時間提前準備。
場地能早訂，就早訂，這樣會擁有充足時間邀約客戶。邀約時間越長，約容易安排行程，客戶到場率越高。自己心裡越踏實，也會為後期執行留下充足時間。看上的場地務必早點簽訂合同！
03 / 嘉賓接待掉鏈子
掉鏈子可能性：☆☆☆☆☆
掉鏈子嚴重性：☆☆☆☆
完美的會議活動，應該為客人制造良好的參會體驗。然而，沒有經驗的活動舉辦方經常在接待環節不太上心，嚴重影響參會體驗。
為什麼掉鏈子？
通知不到位：酒店交通、住宿情況、天氣情況通知不到位，都可能導致嘉賓在找會場時走彎路，或者壓根找不到路。這不僅嚴重影響體驗，更影響嘉賓到場時間，導致會議時間延後和到場率降低。簽到環節：是舉辦方與參會人員第一次“近距離接觸”，也是打造“第一印象”的關鍵環節，卻也是最容易被忽略的環節之一。如果簽到處的人員沒有經驗或處理不當，可能引起來賓不快甚至是衝突。
轉場、吃飯環節：提前通知不到位，現場指揮混亂，造成客戶體驗差，時間延遲，甚至產生危險。
如何不掉鏈子？
提前想細一點，再想細一點，做好一切可能情況的預期和預案。比如提前準備好場地路線圖、為客戶提醒天氣狀況。如果可能的話，儘可能讓重要嘉賓提前到場。嘉賓隨時可能換檔期，因此要永遠留有planB。
這個Checklist可能會幫到你
客人抵達區是否需要佈置？
客人如何抵達會場？
會場是否方便下車？
入口是否防雨？
私人物品保管區是否滿足使用情況？是否有專人保管？安全怎麼樣？是否產生額外的費用？
下雨天是否可以準備毛巾？需要支付額外的費用嗎？
下雨天是否有防滑提示？
是否需要準備額外特殊的物料？如紅地毯、燈光、煙花等。
客人接待是否安排妥當？
客人數量？有什麼特徵？是否會帶小孩？
客人的出行方式？
需要解決住宿問題嗎？多少人需要安排？
客房數量要求？能否開具發票？
洗漱是否方便？冬天的時候是否有熱水供應？
退房時間？
酒店是否可就地解決餐飲問題？餐廳經營時間？費用如何？
04 / 接待領導掉鏈子
掉鏈子可能性：☆☆☆☆
掉鏈子嚴重性：☆☆☆☆☆
對於某些活動，少數領導或者VIP的體驗比大多數來賓的體驗更重要。對於領導的接待、座位排列、出場順序、拍照位置，都大有門道，稍有不慎就容易捅婁子。
為什麼掉鏈子？
領導的進場、吃飯、住宿沒有細緻安排；
領導/VIP的會場位置、出場順序安排不妥當；
領導講話、臺下表現沒有錄音、拍照或錄影，後期無法傳播。
合影時，領導位置不恰當；
如何不掉鏈子？
溝通很重要。如果關於領導招待的問題，例如座位、順序、VIP食宿問題，一定要和領導、甲方進行溝通確認，再執行。千萬不要小看一些前期你認為不重要的工作項。以拍照為例，前期拍照在現場或許顯得不重要，但後期照片質量關乎宣傳質量。我還建議請到專業的團隊，畢竟，1000塊錢的攝影師和10000塊錢的攝影師，技術和認知都有差距。
05 / 現場執行掉鏈子
掉鏈子可能性：☆☆☆
掉鏈子嚴重性：☆☆☆☆☆
現場執行或者在舞臺中央掉鏈子，一定是最嚴重的事故——不論老闆，甲方，還是你，一定都會驚掉下巴，留下刻骨銘心的印象。
為什麼掉鏈子？
裝置坑，螢幕憋了、話筒沒聲音、燈不亮、某個機關打不開……
嘉賓坑：前期沒有和嘉賓溝通具體環節，環節上出現紕漏；
現場人員對環節、聲光電的配合沒有跟上，PPT版本播錯等等。
以下事故，都是嘉賓沒有彩排原因造成的：
某產品釋出會，公司董事長落水
某產品釋出會上，公司老闆吊在威亞下不來
如何避免掉鏈子：
所有的突發狀況，都是前期沒準備好。因此在活動前，所有細節都要驗證。
1）一定要檢查每一個環節和裝置，哪怕是一個垂幅，哪怕是一頁PPT。特別是moment環節，如果不想在現場出問題，就一定要讓問題提前暴露。
2）準備planB。一旦某個裝置有問題，或者嘉賓不到位，都可以補救。提前多想，做好backup。
3）技術的角度講，找一個專業團隊。保證出現所有狀況都能及時處理，控制整場的進度。
4）一場好的活動，一定是集體協作的結果。活動最討厭一言堂，更不能想當然！
因此，執行人員到場後應迅速進入各自工作崗位，簽到引導維護使用者、主持人再次熟悉串詞、各項物品負責人清點數量並準備提前送到預定位置、提前溝通攝影攝像說明需要什麼場景人物特寫等拍攝需求，如果有多名攝影還要做好分工劃分職責……
總之儘快把所有現場的準備工作做到位。提前建一個活動執行群，出現突發情況，及時通報，比如某個執行人員遲到，總負責人要立馬安排其他人補位；有人遺忘工作內容或走神，旁邊的同事要及時提醒協助，總之執行人員要齊心協力保證活動順利進行。
溝通最重要。甲方和公司溝通中如果不到位，就會在現場把問題發現放大。人是最難控制的。但是，沒有100%完美的活動，只有100%完美的團隊。
一般要進行4次左右彩排：剛搭建完，內部會走一次彩排，讓工作人員在聲光電環節進行配合，知曉時間點。第二遍，嘉賓彩排，引領嘉賓上下臺，讓嘉賓瞭解自己該怎麼走，做些什麼。發現問題，當即解決。第三次聯排，從頭到尾，中間發生問題也不喊停，4-5次帶妝彩排，到此時已經基本上不會出現問題。