我發現,60%左右的排序是ACBD,20%左右的排序是ABCD,10%左右的排序是BACD,這三部分的人基本上都有自己的邏輯框架,而剩下還有不到10%的排序基本上沒有邏輯、雜亂無章。ACD這三者的順序沒有太大爭議,重點是B對我們提出了挑戰,到底要把B放在哪裡呢?
有人說,我的任務都是領導安排的,而領導找我沒有一次不緊急的,所以領導的緊急程度就是我的緊急程度,我的排序就是ACBD。這類人具備比較強的執行力,在職業素養上給我們做了比較好的榜樣(我稱之為“責任化訓練”),因為他們手裡的事情主要就是A和C。
但是,更多人的情況比較複雜,像B,有些事情雖然不緊急但很重要,該怎麼應對呢?其實,緊急是個暫時狀態,緊急就意味著短快,往往不會花費我們太多的時間,而一旦佔用過多的時間,就說明這個任務已經過期了、不緊急了。
可見,A和C的共性不僅是緊急,更是短暫。而B呢,往往意味著要在較長的時期內去完成它;時間越充分,我們的準備也就越充分,結果也會越加令人滿意。
人和組織是在動態變化的,今天,你的手裡可能只有A和C,但當B開始湧現時,你會怎麼著手呢?德魯克說,人不僅是多變的,也是多元的。只要對時間有深刻的認識,我們都會承認,不管大大小小多少事情,都能裝進上面這個ABCD的框架裡。
這個框架,是由著名管理學家史蒂芬·柯維(Stephen Richards Covey)提出的一個時間管理理論,也叫時間管理四象限法則。我認為,這個“四象限”,是多元結構思考力的第一原理。沒有對任務進行組合排列的思考,也就沒有對資源進行有效配置的基礎,安排時間更是如此。
史蒂芬·柯維
可惜的是,大部分人的時間安排是隨意的、隨機的,結果就造成50%-60%的精力花費在緊急不重要的事情上,只有15%的精力投資在重要但不緊急的事情上。而那些優秀的成功人士,總是能夠提前測算出哪些事情是最值得投入的,他們有65%-80%的時間都投放在重要但不緊急的事情上,只有15%的精力花費在緊急不重要的事情上。
舉個例子,春秋時期,涉及醫學的著作能留下來的並不多,比較出名的有《難經》和《黃帝內經》,涉及的名醫有扁鵲、緩和等,數量相對於儒家、法家而言,極其稀少。那麼,扁鵲醫術有多高明?
魏文侯曰:子昆弟三人其孰最善為醫?扁鵲曰:長兄最善,中兄次之,扁鵲最為下。魏文侯曰:可得聞邪?扁鵲曰:長兄於病視神,未有形而除之,故名不出於家。中兄治病,其在毫毛,故名不出於閭。若扁鵲者,鑱血脈,投毒藥,副肌膚,閒而名出聞於諸侯。魏文侯曰:善。使管子行醫術以扁鵲之道,曰桓公幾能成其霸乎!——《鶡冠子·卷下·世賢第十六》
這是魏文王問扁鵲他們兄弟三人誰的醫術高明,扁鵲說大哥最好,二哥次之,自己最差,這裡面道出了一個《黃帝內經》裡的醫學道理:上醫治未病,中醫治欲病,下醫治已病。簡而言之,即是未病先防是上醫、已病防變是中醫、重病防復是下醫。
顯然,扁鵲對自己長兄的醫治方式非常推崇,而扁鵲大哥的治療方式其實就是“治未病”。後來,當扁鵲見到蔡桓公時,本來想以“治未病”的方式治好蔡桓公“在腠理”的疾病,然而蔡桓公諱疾忌醫,直到疾病深入骨髓才想起讓扁鵲來力挽狂瀾,但是扁鵲已經逃出齊國,而蔡桓公不久也因此而死。
實際上,ABCD這個四象限原理,底層邏輯就是考驗我們的多元結構思考力如何,考驗我們對於人生和組織的長期目標是否清晰,考驗我們對於投資與回報的比例配置是否合理。
故此,德魯克認為,卓有成效的管理者追求的是“效能”標準,它主要應用於經理人或管理者身上,而經理人、特別是高層管理者的效能就是組織的效能,他關注的是組織的而非個人的效率。這兩者的區別在於:前者強調做正確的事情(to get the right done),後者強調把事情做正確(to do the things right)。
卓有成效的管理者的任務,是找到正確的事情並把它做好。
那麼,時間都去哪了,不應該成為一種事已至此的無奈,也不應該成為一種無所事事的藉口。先去找出那些正確的事情吧,再把它們排列組合,科學地納入四象限,然後一件一件把它們做對、做好。
最後,你會驚歎,時間是最好的玫瑰,可以給你和你的團隊帶來不可思議的改變!