很多人對領導會產生天然的陌生感,覺得官大一級壓死人,進而產生退縮、逃避,還有部分人覺得領導反饋問題是在打小報告、搬弄是非。進而發生少溝通或不溝通的情況。
許多上下級每天都能見面,實際上的溝通是無效或低效的,如在電梯裡問吃了嗎?今天天氣怎麼樣等無關痛癢的問題,或者認為只要完成任務就行,不用溝通,亦或是走進另一個極端,一定要跟領導關係搞得緊密,要吃飯喝酒才能心安的情況。
還有人人會給自己找藉口,認為領導太忙了,找不到機會溝通。其實溝通無處不在,甚至上洗手間時碰到,也可以順便聊兩句。就事論事的時候,不需要那麼多客套,可以是彙報工作進度,可以是確認資訊,可以是諮詢業務,甚至在在非正式的場合,如走廊、等電梯時,還可以閒聊。
領導也是正常的普通人,他也有溝通的需求,平常大部分的時間要完成他的領導給他的任務,還要做好自己的本職工作,手下管的幾號人分出的溝通時間就很少了,他也很希望員工能主動找他溝通。
溝通的目的就是為了先達成統一戰線,接下來的工作能更好地展開。同時,無論是怕還是其他,遵循這兩個向上溝通的原則,能幫到你向上溝通時變得有成效。
原則1:不卑不亢1.放下心理包袱
當自己是下屬時,把自己當人看;當自己是領導時,把下屬當人看,這是很好的做人處事之道。
大家是合作關係,上下級只是合作中的一種合作模式。上級又不是外星人,同樣只是一個為自己目標而奮鬥的人。
沒有溝通就無法相互理解,領導比你忙,那就你多主動找他溝通一下,有時候可能就幾句話的事情,就能把壓在你心頭的大山給搬開了。
不要怕,領導也不會隨便罵人的,退一步說,如果真的是做得不夠好,被罵幾句也沒啥呀,你其實還應該感謝領導現在對你要求嚴格。
2.主動溝通,建立溝通機制
建立溝通機制遠比溝通內容更重要。機制的核心就是確保時間,交流的內容是第二位的。
剛進入團隊,一定要主動和領導約定固定的溝通通道。最好2週一次,實在不行每個月一次,每次30分鐘。提前訂好時間、發過去要聊的議題,這樣會讓溝通更加順暢。
Facebook營運長謝麗爾·桑德伯格就是向上管理和向下溝通的高手。面對比自己年輕許多的領導,剛加入Facebook的桑德伯格就與扎克伯格商定: 每週雙方做一次面對面的工作反饋。
最初幾年,每週五下午兩人都見面,並且事無鉅細地談論雙方所關心的事情。“幾年下來,分享真實的意見已經成為我們關係當中很自然的一部分,我們現在隨時會這麼做,而不必再等到週五了。”
找到與上級溝通的有效渠道,需要做出嘗試。根據不同上級的做事風格,以及不同的組織文化,或者短期之內本部門所承擔的目標不同,下級與上級的溝通方式各有不同。
一些講求創意型的公司,上級對下級的溝通可能是更靈活一些,比如說他們可能有共同的愛好,一起去打球,乃至於一起吃飯,然後在非正式的場合,與上級進行溝通。
上級對下級、下級對上級,彼此之間的溝通機制不暢通,或者這種溝通機制沒有建立起來的話,工作成本就比較高。
3. 公開支援,私下批評
這個其實是做人之道,只是面對領導特別重要,因為領導, 尤其是面對不確定現狀,團隊不穩定時期的領導,他需要一定的權威。
所以在公開場合,即使你的意見再正確,也最好私下溝通 。慢慢你會發現,私下兩個人指出對方缺點越深刻,兩個人關係越好。而公開場合則完全相反。
舉個例子:《觸龍說趙太后》是一個絕妙的向上溝通案例。趙太后剛執政,秦國進攻,想從齊國搬救兵,齊國要把長安君,也就是她兒子送去做質子。趙太后不同意,各種臣子勸說也沒有用。
老臣觸龍去勸。一開始先不說這件事,而是聊了一會家常,然後主動說,“我老了,希望在沒死之前,託付我的兒子給你做黑衣衛。”太后說:“大老爺們也疼愛小兒子嗎?”
觸龍說,“肯定啊,不過我認為你愛燕後多於長安君。父母愛子女,就該為他的長遠打算,燕後出嫁,你哭得那個兇啊。但是每年祭祀,你都祈求她早日生孩子,不要被趕回來。今天長安君地位這麼高、土地這麼肥沃,如果沒有為國立功,以後憑什麼在趙國站住腳呢?所以我覺得你愛他不如燕後。”
趙太后說,“好,那就任你指派吧。”
這就是一個絕妙的向上溝通。其實當時的趙國並不缺口若懸河的說客,只是他們沒想到,太后也需要“遊說”,也需要向上管理,也需要從被關心的角度來切入。
原則2:向上溝通的語言策略在保證了線上溝通做到不卑不亢後,改進表達方式就顯得格外重要,不能因稍有不對,就忘記了目標,情緒化做事。下面舉了日常工作中遇到的三個例子:
1.“閃避”型
領導問了你某個與業務有關的問題,而你不知該如何做答,千萬不可以說“不知道”。這時應該說:
“讓我再認真地想一想,三點以前給您答覆好嗎?”
這樣的說法不僅暫時為你解危。也讓領導認為你在這件事情上頭很用心,一時之間竟不知該如何啟齒。
對於自尊心較強的下屬一般很喜歡這種既保住面子,又留有餘地的策略。但是,這種策略是治標不治本的。事後可得做足功課,按時交出你的答覆。而且,如果多重複幾次,領導會對你形成遲鈍、反應太慢的壞影響,影響領導對你的“可預測性”。
3.“冷靜”型
遭上級批評,的確是一件令人苦惱的事。不需要將不滿的情緒寫在臉上,但是卻應該讓批評你的人知道,你已接收到他傳遞的資訊。這時應該說:
“謝領導的指正,對於您說的這幾點,我會仔細考慮您的意見。”
不卑不亢的表現令你看起來更有自信,更值得人敬重,讓人知道你並非一個剛愎自用、或是經不起挫折的人。
把領導的目標引向重在未來的改進、而不是追究過去的錯誤上。讓他明白,批評決不是責備,同時也保留做一些必要的申辯和解釋的餘地。這是你的高明之處。但是,如果你的領導喜歡家長式的領導風格、性格專橫跋扈,對你這種過於矜持的反應,也許他只會給你一個白眼!
4.“抱團”型
你剛剛才得知,一件非常重要的案子出了問題,如果立刻衝到領導的辦公室裡報告這個壞訊息,就算不干你的事,也只會讓領導質疑你處理危機的能力,弄不好還惹來一頓罵,把氣出在你頭上。
此時,你應該以不帶情緒起伏的聲調,從容不迫地說:“我們似乎碰到一些狀況??”
說時千萬別慌慌張張,也別使用“問題”或“麻煩”這一類的字眼;要讓領導覺得事情並非無法解決,而“我們”聽起來像是你將與領導站在同一陣線,並肩作戰。
運用“自己人效應”與上級“抱團取暖”,符合心理學的原理。重點在於怎樣及時幫助上級出點子、力挽狂瀾才是你的重點思考內容。
溝通的目的是為了統一戰線,更好地達成目標,我們要不卑不亢的同時,也要做好語言上的應對策略。
今日精進
作為下屬,你覺得讓你的領導睡不著覺的事情到底是什麼?