智慧密集架是在傳統檔案裝具的基礎上實現裝置的智慧化、自動化、資訊化，可實現遠端操作控制、終端智慧控制，根據任務指令完成多項控制任務，包括檔案資訊的引導，監控環境資料、架體通風等。智慧密集架之所以智慧主要是透過智慧化管理系統就是結合檔案管理軟體，將檔案資料和密集架控制系統相連線, 實現資料系統和控制系統的緊密結合，以及檔案庫房管理的現代化、智慧化。

智慧密集架管理系統具備檔案定位功能，使用者可在密集架列屏以及PC端上查詢檔案，透過在計算機上查詢到需要的檔案，然後遠端開啟，再到庫房該列密集架進行檔案取放時，檔案位置能給予直觀的顯示。

檔案查詢功能，透過智慧密集架管理系統可在管理軟體或智慧裝置上查詢到的檔案可遠端開架，管理員只需要直接到提前開啟的架體上取放檔案，不需要記憶位置。管理員在架體的操作面板上可以檢視架體的存放數量及目錄，查檔更加方便。

智慧密集架系統具備自動溫溼度記錄功能，根據預設的溫溼度值自動通風換氣，此外也支援手動通風換氣，當密集架環境資料不符合檔案存放條件時，系統將自動進行提示，讓密集架滿足檔案、資料的存放條件。

確保人身安全，設計粗糙的產品在任何行業均存在安全性問題。具備本質安全的防擠壓保護功能的系統能確保使用人員的人身安全。智慧密集架管理系統中裝置有多重紅外感測器，可以做到架內有人時，自動鎖定架體，架體停止移動，架內無人自動解鎖。

智慧密集架管理系統中的智慧化功能還擁有智慧燈光照明、智慧語音控制、密集架工作狀態顯示等。資訊科技的快速發展，越來越多智慧化成果應用到檔案管理中，大大降低檔案工作人員的勞動強度，提高工作效率，保障檔案安全。