隨著知識經濟時代的到來和網路技術的快速發展，檔案工作逐步走向資訊化、網路化。特別是大資料、物聯網等資訊科技的衝擊下，給企業檔案的服務模式帶來巨大的挑戰，同樣也帶來全新的機遇。

隨著企業檔案資源的不斷累積，建立更加智慧化的管理方式以及服務模式，包括檔案資源收集、檔案資料庫的建設、檔案資訊資源開發利用，才能更大程度的實現檔案資源的利用價值，發揮其經濟效益。下面我們具體說說企業建立智慧檔案庫房有哪些必要性。

轉變服務理念，在當今智慧企業建設的大背景下，檔案服務角色的改變無可避免，需要對檔案資訊資源進行收集、挖掘開發，經綜合分析與提取形成企業的智慧資訊，並將其應用於企業的領導決策、生產經營管理和各項生產服務中，同時需要為企業職工提供全方位、便捷的服務，檔案室要根據企業職工的利用檔案的情況，及時推送服務。

創新服務模式，現代化資訊科技為檔案智慧化管理提供了條件，基於物聯網、大資料技術的發展，檔案資源也逐步實現資訊化，企業檔案透過建立資料庫和資訊管理系統，使檔案資源之間具有關聯性，於企業職工而言，可以隨時隨地獲取他們需要的資訊，提升檔案資源的利用。

檔案資訊知識化建設，企業檔案除了單純的儲存和利用，更為重要的是滿足使用者知識性和專業性的資訊需求。這就需要從海量的室藏檔案資訊中提取有用資訊並進行整合歸類，實現檔案資訊資源的增值利用。知識創新服務要求在為使用者提供服務時，結合新的網際網路技術和行動網路裝置，針對企業內不同使用者的需求，為其提供科學的、新穎的資訊，實現服務內容和服務模式的策略調整。

智慧檔案庫房的建設，一方面透過規範檔案著錄工作以及元資料的規範性，保證輸入計算機資料與資訊的準確性，統一分類號保證檢索查全率，規範題名保證檢索查準率，確保了檔案管理的標準化、規範化和科學化。

另一方面，可透過各種方式向用戶提供需要的檔案資訊，可透過移動終端和智慧檔案平臺進行檔案檔案檢索，實現檔案資訊服務移動化和智慧化。站在企業角度還可為各崗位建立知識服務資料庫，主動為相關崗位提供檔案知識，進行檔案知識化管理。企業的中心工作延伸到哪裡，檔案工作就服務方向到哪裡，為企業真正帶來經濟效益。