8.2 智能圖書/檔案管理
與服裝類似，書籍和檔案等紙質物品對超高頻RFID無線電磁波影響很小（自身介電常數很小，貼標後電子標籤的性能變化也很小），且原有的行業管理類中已經使用條碼技術，使用電子標籤可以直接替代並提升管理效果。再加上圖書管理和檔案管理的市場規模也不小，成為超高頻RFID最重要的市場之一。
8.2.1圖書館應用
中國圖書館市場藏書量保守估計在50億冊以上。圖書館標籤屬於消耗品，每年按照10%的新增與損耗，一年消耗標籤的潛力約5億個左右。隨著近10年超高頻RFID技術成熟，尤其是價格成本的降低，在圖書館市場發展很快，現在已經成為智能圖書館應用的主流技術。
01、方案概述
超高頻RFID技術出現之前，中國圖書館傳統的圖書流通管理採用磁條和條碼系統，磁條為安全防盜功能，條碼為館藏標識功能。磁條（EM）管理系統存在的主要問題有：
自動化程度低，借閱或歸還均需人工處理；
圖書查找、分類排架困難；
館藏清點繁瑣耗時，勞動強度高；
服務時間受限，不能充分發揮圖書館功能。
超高頻RFID技術的出現極大地提高了採集數據的速度，特別是在運動過程中實現了快速、高效、安全的信息識讀和存儲，而且具有信息載體身份的唯一性，這些特性決定了超高頻RFID技術在圖書館領域具有廣泛的應用前景。
圖書館在應用超高頻RFID後，對比條形碼具有如下一些優勢：
簡化借還書流程，提高流通效率：條碼的借還書流程仍然需要人工打開圖書扉頁並找到條碼位置後才能掃描條碼。這樣的操作流程繁瑣，效率很低。同時，由於條碼容易磨損或脫落，更影響借還書的效率，同時也會影響讀者對圖書館的滿意程度。使用超高頻RFID電子標籤後可以將多本書隨意放置在閱讀器讀寫範圍一次性實現借閱或歸還操作，是條碼操作效率的幾倍，效率大大提高。
兼容複合磁條和永久磁條：無論原先是複合磁條還是永久磁條，超高頻RFID均可與之兼容工作，直接將電子標籤粘貼在圖書中即可，無須去除書中的磁條，可以大幅降低更換工作量，減少對圖書的損壞。
大幅降低圖書盤點和查找工作量：依靠人工的圖書盤點工作，特別是書架圖書的盤點工作量太大而且效率很低。圖書管理員盤點書架圖書要憑自身的記憶對圖書進行分類放置和記錄，費時勞神又很難達到目的。引入先進的超高頻RFID圖書館盤點工具和方法，可以實現圖書盤點的自動化。利用超高頻RFID非接觸、遠距離、快速讀取多個標籤的特點，結合盤點車和層架標籤，可以很方便地實現書籍盤點、順架、查錯架、缺架清查工作；同時上架時還可根據書庫圖形化路線指示按正確位置擺放館藏。
改變借閱管理和安全遺漏流程脫節的情況：圖書館防盜系統只是孤立的防盜系統，圖書歸還和上架之前要經過充磁處理，圖書借出時要進行消磁處理，工作量較大，直接影響了圖書流通及圖書管理的效率。發現丟書時無法記錄圖書的信息，對圖書的日常盤點、補缺工作影響較大。超高頻RFID系統對現有的管理系統進行改進，將防遺漏系統與圖書流通管理系統聯繫起來，記錄每本書的進出庫歷史記錄，從而與借還書的歷史記錄進行匹配。
提高圖書館工作人員的工作滿意度：圖書館工作人員由於積年累月的重複性勞動，加上圖書館工作本就很繁重，很容易讓圖書館工作人員對圖書館工作產生一定的消極思想；由於管理上存在缺陷，圖書館管理者對圖書館的管理也大傷腦筋，加上讀者也對圖書館表示不滿，導致圖書館人員對圖書館工作滿意度有所下降。通過對圖書館超高頻RFID系統的應用，可以彌補管理上的缺陷，同時把工作人員從圖書館日常繁重的重複勞動中解放出來，其主要體現在以下幾個方面：1）超高頻RFID技術大大減少了流通工作量，剩餘的流通工作也是配合超高頻RFID技術的自動化工作，這樣大大提高了圖書館工作人員的工作積極性和精神面貌；2）超高頻RFID技術也解放了大批圖書館工作人員，使他們可以從事其它更高級的諮詢工作，如流動服務、舉辦講座、展覽、培訓等；3）圖書館人員主要工作從流通轉向諮詢，有助於圖書館提升人員素質，會有更多的專業人才加入，有助於圖書館其它服務工作的提高。
提高讀者滿意度：讀者經常會對圖書館產生不滿，產生的原因主要是以下幾點：由於圖書館沒有有效的手段對圖書進行盤點，管理系統沒有準確的記錄，結果導致了讀者系統裡能夠查到圖書，但是實際上卻找不到；由於借還書的效率較低，借還書排隊等候時間太長，讀者無謂的浪費時間，導致不滿意；借還書中出現信息讀取錯誤，條碼無法讀出，增加讀者等待時間，導致讀者不滿意；隨著全社會對服務意識的不斷增強，讀者對圖書館的服務要求也越來越高，圖書館需要迫切提升服務水平，提高讀者滿意度。圖書館採用超高頻RFID系統可以給讀者帶來的影響有：避免排隊等候，更方便更快捷；更長的圖書館開放時間；隱私性、選擇性和獨立性；高科技帶來的全新感受。
改變圖書館的服務模式：1）可以實現無人圖書館：超高頻RFID技術的應用，使無人圖書館成為可能，圖書館可以實現真正意義上的24小時全開放；2）圖書館業務流程和重組：超高頻RFID解放了流通部門佔有的大量人員，使圖書館的業務流程重組變得必要和可行；圖書館將從以館藏為中心轉向以讀者為中心，提供給讀者的服務將邁向多元化、高級化和人性化；3）參考諮詢性工作的重要性越發突出：圖書館的參考諮詢工作是讀者與信息資料之間的中介，從而使圖書館區別於一般的信息工具或網絡。圖書館流通工作淡化後，參考諮詢工作會成為圖書館的主要工作；4）不滿足於開展陣地服務、傳統服務，而是充分利用各種設施和技術條件，為社會公眾提供多樣化、個性化服務，使圖書館的服務廣度和深度都得到延伸，提高公共文化服務能力。
圖書館通過超高頻RFID技術，全面數字化管理：除了圖書、光盤、館藏珍品外，圖書館對其它方面的管理也需要數字化。例如：對讀者的管理、行政管理、小額消費等，傳統的管理費時費力，缺乏效率，對讀者、館員都很不方便。通過超高頻RFID技術，能夠有效將這些環節都數字化起來。通過使用超高頻RFID技術，可以在圖書館中實現快速館藏清點功能，借/還書時即時資料識別和安全防盜功能、快速準確的數據庫檢查和更新功能，這使得圖書館管理員的工作變得更加輕鬆、簡便。超高頻RFID標籤系統可以和傳統的安全系統同時使用，可以與現存的圖書館基礎設備和集成圖書館系統進行無縫連接。
隨著科技的發展，RFID技術應用到圖書館已經成為現實。為了提高圖書館的智能化管理水平，提升讀者服務，圖書館採取了分步實施方案。第一期：為實現一站式管理和實現全面智能化管理，智能化的實施通過傳統借還方式與RFID自助相結合的形式來解決從傳統借還轉變至完全自助借還的過渡性障礙。同時也讓讀者體驗到自助借還的方便。第二期：在第一期的方案已經完全成熟後，進行全面實施智能化管理，包括館藏智能化管理，讀者借閱，圖書結構智能化分析。
超高頻RFID 硬件不會對現有的保安系統、個人計算機、電話或其它電子設備帶來任何干擾。系統對人體也沒有害處，不會影響助聽器或心臟起搏器等的正常工作。超高頻RFID 硬件也不會影響任何磁性介質的物體，包括圖書證、信用卡、錄像帶等。
02、系統組成
如圖8-8所示，超高頻RFID智能圖書館系統主要由超高頻RFID管理系統平臺、館員工作站、標籤轉換工作站、自助借還書機、24小時自助還書機、圖書安全監測系統、館藏資料管理系統（盤點車）、Web查詢定位系統組成。
圖8-8 智能圖書館系統主要組成
超高頻RFID管理系統平臺：實現綜合管理，功能包括超高頻RFID設備管理、標籤管理、層架標籤管理、與圖書館文獻管理系統之間SIP2標準接口等。
館員工作站：實現圖書流通工作站、標籤轉換和圖書檢索工作站等功能。館員工作站實現對粘貼有超高頻RFID標籤或貼有條碼的圖書進行快速的借還和續借操作，提高工作人員日常圖書借還操作的工作效率；標籤轉換實現對圖書標籤、借書證標籤、架標和層標標籤的信息讀寫，可將圖書條碼、館藏地等信息識別轉換後寫入標籤；圖書檢索工作站實現圖書信息的快速檢索與定位。
標籤轉換工作站：主要完成對圖書館電子標籤的註冊、轉換、註銷等功能。電子標籤通過轉換，與圖書信息進行綁定，完成流通前的處理操作。系統還有對架標標籤、層標標籤、借書卡標籤的註冊與註銷功能。標籤轉換系統支持SIP2協議，實現系統無縫連接，同時兼容圖書館條碼系統。
自助借還書機：是一種可對粘貼有超高頻RFID標籤的流通資料進行掃描、識別和借還處理的設備系統，方便讀者和工作人員對流通資料進行借出和歸還處理，配備觸摸顯示屏，提供簡單易操作的人機交互界面、圖形界面，可以通過SIP2協議與應用系統無縫連接，快速準確地完成自助借閱和歸還，設備安全可靠，美觀大方。
24小時自助還書機：是一種可對粘貼有超高頻RFID標籤的流通資料進行讀取、識別和歸還處理的設備系統，它對讀者提供24小時自助還書服務，設備配備觸摸顯示屏，提供簡單易操作的人機交互界面、圖形界面，可以通過SIP2協議與應用系統無縫連接，快速準確地完成歸還，設備安全可靠，美觀大方。
圖書安全監測系統：是可對粘貼有超高頻RFID標籤或粘貼有磁條的流通資料進行掃描、安全識別的系統，用於流通部門對流通資料進行安全控制，以達到防盜和監控的目的。該設備系統通過對書籍借閱狀態的判斷來確定報警提示信息是否鳴響。設備安全可靠，堅固耐用，美觀大方。
館藏資料管理系統：以圖書標籤為館藏資料管理介質，多功能移動盤點車為主要工具，通過架標與層標，構築基於數字化的智能圖書館環境，從而實現圖書館新書入藏、架位變更、層位變更、圖書剔除和文獻清點工作，實現館藏的圖形化、精確化、實時化和高效率。系統具有操作界面友好，數據處理能力強等特點。
Web查詢定位管理系統：為讀者提供快捷、方便的查詢方式。讀者可按書名、責任者、主題詞、出版社、ISBN、中圖分類法等進行模糊查詢與多結查詢，不但能夠查詢到圖書的詳細信息，還能圖形化顯示、定位圖書所在的書架位置。Web查詢定位系統為讀者提供更為個性化的圖書檢索查詢方式，提高圖書館人性化服務水平。網頁界面美觀，佈局合理大方。
圖書標籤：應採用符合圖書館規範的超高頻芯片，且標籤尺寸為細長條型，可以隱秘的粘貼在書脊內。
標籤讀寫標準：完全按照高校圖書館UHF RFID技術：數據模型規範標準。目的是讓客戶可以多選擇，而且在將來的館際互借中得到應用。
03、項目實施方案
項目實施方案中有許多內容，本節主要針對於超高頻RFID相關的內容進行介紹。
（1）圖書標籤安裝
圖書標籤運至現場拆封檢查標籤外觀和數量。抽樣測試標籤讀寫性能及差錯率。檢查項目：採用不同厚度圖書（100頁、300頁、500頁）進行標籤讀寫能力測試；採用多本圖書（3、5、8、10）進行多本防衝突讀寫能力測試；標籤粘貼隱秘性測試（不同厚度圖書：100頁、300頁、500頁）；標籤粘貼位置測試（書脊：上部、中部、下部）；標籤屏蔽測試（手握攜帶、挎包攜帶）。
標籤粘貼培訓：依照測試結果，對標籤粘貼方法和位置進行現場培訓，保證標籤的靈敏度和隱蔽性。
上下架規則培訓：根據圖書館現有排架規則，對施工人員進行標籤轉換流程培訓，保證做到上下架有序，圖書排列符合圖書館規則和要求。
標籤轉換質量檢測：每本圖書標籤必須按照標籤轉換規則進行操作（標籤轉換-標籤檢測-完成），保證標籤讀寫能力和讀取率達到100%。
每個借閱室標籤轉換完成，採用移動盤點設備對所有圖書進行順架檢測，保證所有圖書達到100%讀取率。
（2）層架標籤安裝
層架標籤檢查：層架標籤運至現場拆封檢查標籤外觀和數量。抽樣測試標籤讀寫性能及差錯率。檢查項目：層架標籤架號檢查，保證層架標籤無漏號；層架標籤條碼讀取檢查，保證條碼100%可讀；層架標籤RFID讀寫檢測，保證100%讀寫能力；層架標籤安裝：按照圖書館書架規則進行有序安裝，保證無差錯；每個借閱室層架標籤安裝完成，結合圖書標籤盤點檢查，同時對層架標籤進行復查，保證讀寫能力和準確率達到100%。
（3）自助借還設備安裝
設備到達現場，拆箱檢查外觀和配件是否無損和遺漏。
安裝、開機進行各部件性能檢查：各部件安裝情況檢查：檢查各部件是否安裝牢固，無鬆動現象；超高頻RFID閱讀器讀寫能力檢查：讀寫性能檢查（單本圖書、多本圖書3-10冊），保證100%讀寫率；超高頻RFID閱讀器讀寫範圍檢查：保證讀寫範圍控制在半徑25cm；軟件各項功能檢查：借書、還書、續借、查詢等功能符合館方要求。
（4）RFID館員工作站安裝
安裝完成後開機進行各部件性能檢查；各部件安裝情況檢查：檢查各部件是否安裝牢固，無鬆動現象；主機啟動檢查：讀寫設備連接主機，安裝設備驅動，檢查讀寫設備啟動運行狀況，保證做到即插即用；超高頻RFID閱讀器讀寫能力檢查：讀寫性能檢查（單本圖書、多本圖書3-10冊），保證100%讀寫率；超高頻RFID閱讀器讀寫範圍檢查：保證讀寫範圍控制在半徑20cm；
（5）超高頻RFID移動盤點車設備安裝
安裝、開機進行各部件性能檢查；各部件安裝情況檢查：檢查各部件是否安裝牢固，無鬆動現象；手持設備讀寫範圍檢查：保證讀寫範圍控制在半徑7.5cm，無漏讀或誤讀現象；桌面機設備讀寫範圍檢查：保證讀寫範圍控制在半徑20cm，無漏讀或誤讀現象；桌面機設備讀寫能力檢查：讀寫性能檢查（單本圖書、多本圖書3-10冊），保證100%讀寫率。
（6）24小時還書及分揀設備安裝
設備讀寫範圍檢查：外天線保證讀寫範圍控制在半徑10cm，無漏讀或誤讀現象。內天線保證讀寫範圍控制在半徑25cm，無漏讀或誤讀現象；機械運行檢查：保證機械設備正反運行，還書、退書成功率達到99%。
04、發展和展望
隨著圖書館行業的發展，城市和校園部署了多種業態的自助借閱設備，如圖8-9所示，自助閱覽室、自助圖書館、預約取書櫃等自助借閱設備被開發出來。其中教室樓下部署自助圖書館設備，人流密集處部署自助閱覽室，學生公寓等區域部署預約取書櫃，最終實現圖書館+的拓展部署模式。
圖8-9圖書館行業的發展
8.2.2檔案管理應用
人們總是希望在需要一份資料的時候，能快速的查找到它，但在檔案管理館、企事業單位檔案管理處，經常可以看到管理人員為找到需要的資料焦急而忙碌。長久以來這個問題一直使檔案資料管理人員費勁了腦筋。目前國內檔案館主要運用檔號和條形碼標記形式用於內部的排架和定位。在實物檔案的物流過程中，起著重要作用的是檔號和條形碼。傳統的檔案管理方式存在檔案數量冗餘、查詢、盤點困難、處理時間長等低效率現象，而信息技術手段的應用則是解決問題的關鍵。超高頻RFID技術的引入將徹底改變人們對檔案管理活動的認識。