機關、單位應當根據“誰主辦，誰負責”的原則，明確涉密會議管理職責。

特別是主辦單位要對承辦單位提出明確要求，督促其落實保密管理措施，提供安全保密的環境、設施和設備，對工作人員進行保密教育，要求其明確職責，做好保密服務保障工作。

根據會議、活動涉密程度和工作需要，確定參加人員範圍，審核參加人員資格，登記參加人員姓名、單位、職務等情況。

對涉密會議、活動使用或形成的涉密文件、資料及其他涉密載體，在制作、分發、存放、回收、銷毀等各個環節，落實保密管理措施。

涉密會議、活動應在符合保密要求的場所進行，會場及設施設備應經安全保密檢查檢測，攜帶、使用錄音等設備應經主辦單位批准。

嚴格涉密會議、活動的新聞宣傳報道保密審查，接受採訪應當經過批准，會議、活動信息未經有關主管部門審批，不得公開宣傳報道，以防新聞洩密事件的發生。

話筒、音響、鍵盤、鼠標等信息設備不得配備無線或藍牙模塊。

參加涉密會議、活動應當遵守保密方案和保密須知，認真執行保密紀律和保密要求。不得擅自委託其他人員代替參加會議；不得擅自記錄、錄音、攝像；不得攜帶手機或其他無線設備進入會議、活動場所，對個別會議地點和參加人員有特殊保密要求或主辦單位有明確要求的，不得攜帶手機前往。

參加涉密會議、活動領取的涉密文件、資料使用和保管

涉密會議特別注明要“會後收回”的或由會議代表帶回單位交保密室保管的文件資料，參加人員應在會議結束時主動交回會議管理人員或退回單位保密室並辦理退回簽收手續，不得私自留存涉密文件資料，不得擅自記錄、錄音、攝像、拍照和摘抄，不得擅自複印涉密文件、資料等。

召開涉密視頻會議，應當斷開所有不參會會場的視頻會議設備與網絡的連接，對參會會場及設施設備進行安全保密檢查。

涉密視頻會議系統進行維護和音視頻錄製，應當由涉密人員負責。

涉密視頻會議音視頻資料應當按照涉密載體進行管理。