檔案具有歷史再現性，形式多樣的檔案才具有查考價值。檔案是人類記憶和把握事物發展規律的關鍵所在，檔案的存在是人類發展史上的一項無形的寶貴財富，因此檔案管理工作是維持歷史面貌的重要事業，使瞬間變為永恆，為我們研究歷史現象，準確掌握歷史發展規律，服務服務社會發展提供了堅實的基礎。做好檔案工作是一個社會的、國家健康發展的需求，檔案管理是每一個單位管理工作重要的一部分是提高單位工作質量和效率的重要條件，是對歷史的真實記錄，為促進科學發展提供了第一手資料，是進行科學管理，製定發展的好教材，為科學發展奠定了堅實基礎。

歷史記憶和傳承文明的載體

憑證作用和參考作用

反映歷史真實和全面，維護自身權益

建立信用體系，獲得發展最有力的工具

保護、查閱、分析、辨別和解讀珍貴內容，還原歷史真相

破解歷史的奧秘等重要作用。

人事檔案是中國人事管理制度的一項重要特色，它是個人身份、學曆、資歷等方面的證據，與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據。

高校學生檔案則是國家人事檔案的組成部分，是大學生在校期間的生活、學習及各種社會實踐的真實歷史記錄，是大學生就業及其今後各單位選拔、任用、考核的主要依據。

目前出境、計算工齡、工作流動、考研、考公務員、轉正定級、職稱申報、辦理各種社會保險以及升學等都需要個人檔案，特別是在國有企業、事業單位，人事檔案相當重要。