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  • 21 # 管理者的地圖

    什麼是問題?就是可以無限細分,拆解到最底下那個層次且彼此互斥的程度。問題結構化包含了現狀、影響、干係人、趨勢、解決辦法,是為解決問題做決策支援的前提。

    一、不管是建立思維模式還是使用其他一些的管理技巧,本質的問題是要想清楚:我們需要解決的問題是什麼?

    不是防範問題,而是發現問題和解決問題。防範問題並不一定意味著你能看見問題。防範是靜態的,發現和解決是動態的,恰恰問題的產生都是動態的。

    (一)發現問題比解決問題更重要。

    1.解決一個問題前,要先理解這個問題是什麼。

    方向對了,即使路途七拐八彎,最終總會到終點。如果一開始方向就錯了,即使你一路順風順水也是徒勞。

    2. 有時候解決問題可以有很多不同的多個方案,但發現關鍵問題卻不是每個人都能做到的。

    如果你解決了幾個關鍵問題,剩下的問題就都能迎刃而解。

    如何發現關鍵問題呢?

    一槍能“打死”你的,這就是底線風險。做了這事能“活命”的,就是生存策略。

    例如,一個組織中,問題會很多,辨別並清楚哪個是最關鍵的,這就是戰略思維。

    有的公司只會制定目標,一個大目標展開後又有若干子目標,但如何達成目標卻在原則和細節上都得不到統一。

    所以,在檢查戰略目標的時候,必須進行分離統一性檢查和協作衝突性檢查,儘量避免資源發散和內部衝突——既要原則正確,又要細節正確。

    2.2壞戰略逃避細節和焦點問題,忽視選擇和集中的力量,兼顧所有問題,試圖同時照顧各種相沖突問題背後的利益,所以往往只是集中了令各方“滿意”的觀點,而非集中了能解決問題的資源。

    2.3戰略的首要問題是重新定義問題——要思考,解決了哪些關鍵性的問題,就能夠使整個問題看起來不棘手。

    不要盯著鎖看,而要去尋找開鎖的鑰匙——對“挑戰”進行定義,對“障礙”進行識別,只有在你所認同的路徑上攔路的,才是你要面對的問題。執行戰略不是事必躬親,而是把關鍵的“石頭”搬開。

    2.4但是,在現實生活中,發現問題通常都是結果導向——只有在病人臥床不起的時候,才提出病人有病——有些覺得很不可思議的事情,在現實中荒唐而普遍地存在著。

    有些時候,需要先行動起來,然後一步一步迭代地暴露問題,解決問題——大多數情況是在修正對問題的理解,而這個理解加深的過程必須以行動為前提。

    行動起來問題才會暴露,不翻滾一下,怎麼能看得見淤泥呢?我們需要在某個規定的時間內完成最初的第一版,而後在繼續在這個版本的基礎上面進行修改,首先是完成,然後才是完善。

    快速的失敗也好過無休止的反覆。比的是快和糾偏能力,不是比一次決策成功率。

    大多數的決策都沒那麼壞,而結果有多好,一看執行過程,二看宏觀趨勢。

    曾經以為的那些聰明的人,那些創造偉大的人,真的有高瞻遠矚的能力,真的有一眼看破本質的能力,真的從來不會犯錯。其實,他們只是迅速果斷地從觀念踏入了實踐。

    (二)如果定義清楚了問題,解決方法也就出現了。

    對於很多問題來說,能正確地描述,基本就知道接下來該怎麼解決。換言之,一個問題,如果一直沒確定性的表述,就沒有解決的可能。

    1.我們對於世界的認知,永遠都存在不可知的一部分——客觀情況永遠不可能精確掌握,我們與真實情況之間永遠有一臂之隔。

    所以,發現問題並描述問題是一件困難的事——把問題能夠系統地說清楚,是一個細緻的活兒——事實是什麼,沒有絕對客觀的答案;而採取什麼措施,又取決於你認為的事實是什麼。

    例如,市場有其複雜的一面,我們不可能等到完全的真相出現,再去做判斷,去行動。有時候要做出適當地推敲;如果因為不確定因素太多,讓計劃停滯不前,不如給出一個合理範圍的設想,進行下一步的行動,盡現有能力和資源給出一個清晰的答案(哪怕和真實情況有偏離),拒絕模糊性。

    在儘可能地系統分析的情況下,得到一個較為接近真相的近似解,然後根據這個近似解去行動,才能夠透過反饋,獲知我們很多分析所不能觸達的真相。

    所以,對管理者的要求是:掌握一般規律下資訊分析的能力,以及特殊情況下的判斷力,盡最大可能消除模糊性,盡最大可能給出一個答案,將簡化後的資訊以結果論證的形式,呈現給團隊成員,保證目標一致和凝聚力。

    敢於/善於在不確定情況下進行的確定性表述,就是一個管理者的水平所在。對問題的表述可以不一定非常準確,但是有助於鑑定問題能否被現有資源解決。

    2.每個層級都有每個層級的問題,需要每個層級的管理者去力求精確地描述。必須要完成清晰的需求定義,哪怕含有部分情境假設。越具體清晰的描述,越有利於產生畫面感,推進各級著手開展各自的工作。

    二、只關注問題本身,而忽略引發問題的因素或者不知道問題的根源所在,往往找不到解決問題的答案,甚至越做越糟糕。

    我們往往都是先確定出現問題的環節,然後針對這個環節出現的問題提出一個建議,卻沒有想關鍵問題/障礙的原因出現在哪裡——解決問題的時候要解決的也是原因,只有追到每個因,解決好每個因的問題,最後的結果才能更好。

    分析結果背後產生的原因,是解決問題重要的手段與過程。有些時候,成功的原因和失敗的原因是同一個——如果我們一不留神的話。從一般到抽象是歸納,從抽象到一般是還原;如果歸納不能解決我們的問題,那就還原。能夠重構問題的,大多都具備超強的問題解決能力。

    1. 例如,好戰略不應該侷限於問題本身,而應該考慮到其他因素是否也是關鍵。需要調整的不是壞的狀態,而是導致這種壞狀態的原因——人們往往更期望描述願景和規劃未來,而不是耐心思考問題和阻礙,以及產生問題的原因到底是什麼。

    如果領導者把挑戰的主要特徵定性為“表現不佳”,這就為壞戰略的制定奠定了基礎——“表現不佳”只是一種結果,真正的挑戰在於導致表現不佳的那些因素。

    除非領導者能夠解釋清楚為什麼過去的情況一直不盡如人意,或者為什麼挑戰如此嚴峻,否則就很難制定出好戰略,這就會導致在制定戰略時常常會犯的三個錯誤:

    1.1戰略倒退: 將願景與戰略混為一談。

    1.2戰略偏左: 未意識到關鍵問題或問題本質,激進地提出不合理的方案去解決問題。

    1.3戰略偏右: 未意識到關鍵問題,目標和口號過多,沒有切實地去解決真正問題。

    2. 管理者需要廣泛地跨越層級地去搜集資訊和調查分析,就是為了及時發現和解決相關的風險。

    2.1要做到這點的同時,又不讓相關的同事覺得信任受損,對公司的整體文化(底層建設、工作原則)有極高的要求——管理者也需要是心理學家——在解決自己心理問題的過程中,也在理解他人,理解人性。

    那麼,如何保持足夠頻繁且連貫一致的對話以符合人們的期待,並確保對話能夠解決困擾人們的各種問題呢?為了保證對話的開誠佈公,可以採用匿名質詢方式:人們以無記名的方式將他們的問題與關注點寫在紙上並上交。這樣做,給了人們去識別問題原因的勇氣。

    2.2同時,深入實地調查研究,資料說話,把每一個影響經營的關鍵因素都總結出來,並且數字化實時監控,而非大多數企業需要透過大量的開會來了解收入預算變化,分析成本增加,盤點資金計劃變動,覆盤專案問題。

    自己的體驗能代表很多東西,也要要求下屬定期親身體驗全流程,要能總結出關鍵節點——卓越就是隱藏在不起眼的平常中。因為平常,才會司空見慣而麻木;因為不起眼,才會有機會超越認知盈餘。

    凡人畏果,菩薩畏因,找不到根因就永遠停留在表面,也永遠無法徹底解決問題。信奉“請給我結果”圭臬的老闆,大多數是片面的理解“結果”,導致結果並不理想。

    三、公司與公司之間的差距就在於如何面對問題,如何處理問題。

    1.一直在說“這個問題是什麼,是什麼”,卻從來沒有想過應該給出一個更優秀的解決方案去解決這個問題,這是組織組織效能不高的原因,也是企業應該著重培養的重點以及員工職業化提升的空間。

    為了在高層次獲取成功,在低層次喪失一些效率也是值得的——見效後再高效——沒有見效,如何讓人有信心提升,從而更加註重去深入研究如何高效?

    例如,設定專門的質量改進小組,專門做單點研究。發現了某一個問題/故障,把問題/故障用一頁紙展現出來——一個小話題,匯出來一頁紙的問題質量改進:

    1.1問題/故障是什麼?1.2原因是什麼?1.3真因是什麼?1.4用什麼方式解決?1.5怎麼來預防?

    2.分析的角度不同,結果也不同,準確把握髮展規律和方向是分析的好壞的前提。資訊還是那些資訊,所有的人都看得到,只不過看問題的方位角度不同了,你就可以看到別人所看不到的情況,想到別人所想不到的問題。瞭解的資料和資訊越多,分析得越細緻,解決方案就會越多,選出更高效方案的機會也就更大。

    3.大多數的分析都是結論先行,造成了所有做的分析都只是為了驗證先前的“結論”。不思考問題和背後的運轉邏輯,用結論來看待這個世界是最省力的辦法,但偏見和謬誤就這麼產生了。

    要在分析當前發生什麼,未來趨勢會怎麼樣走之後,再確定突破策略——不是解決現在的問題,而是想到未來發展所可能遇上的核心問題;解決了,站在現在,你就是領先者——找到真正問題的阻礙,也就是找到挑戰,然後才是策略。在做出決定之前,思考一下做了會怎麼樣?不做會怎麼樣?換種做法又怎麼樣?

    4.簡單的答案往往不能解決問題,因為我們會忽視很多細節、在關鍵問題上犯懶,導致了疏忽遺漏從而做出錯誤判斷——有的時候,邏輯都是對的,但事實不是這個樣子。

    把複雜問題簡單化,是我們腦子常有的惰性,它根植於我們的基因中,這種思維有利於我們理解世界,找尋規律。但是在解決問題時,卻容易讓我們步入歧途——忽視了複雜問題中的其它影響因素。

    個人也好,團隊也好,都經常犯這個錯誤而不自知——所謂“活在當下”或“順其自然”,其實是缺少遠見(“懶得想”),或者是雖有遠見但沒有執行(“懶得做”)的藉口。

    5.不要在一個只能滿足要求的解決方案上止步不前。

    6.解決非獨立問題的時候,在陷入細節前,多把注意力放在問題外的更大圖景中,跳出問題看問題。

    例如,繪畫是觀察的藝術,學會觀察就學會了繪畫。畫椅子,更加註重畫椅子周圍的空間,得到的效果比椅子更真實;如果是導演電影,就是先找觀眾的情緒,觀眾的思考,觀眾的讚美;產品設計也是如此,產品的負空間就是使用者,我們把目光聚焦在使用者需求上,產品改如何最佳化就顯而易見了。

    儘可能看具體事情以外的、不會明顯顯露的東西,更容易全面探究本質。不要過早地下結論,一旦大腦下了結論,你就看不到真實的場景了,看到的就是大腦加工後的內容。不要死盯著問題本身不放(而是把注意力轉向問題之外的大環境),就可以幫我們收穫更好的解決方法。

    7.對同一個問題,不同的人都能理解成不同的問題。之所以複雜,是因為你不瞭解他的想法,他的需要。

    你就算了解他此時的想法和需要,下一秒他也有可能改變。如果我們對問題是什麼都無法達成一致,那我們還怎麼找到一致的解決方案呢?

    不同性格的人住在不同“樓層”,“公寓樓層”不同,代表了視野的不同,看到的風景不一樣。

    想有效溝通需要親自去往對方樓層才行——當和不同的人去溝通時就要去到他的層次——站在他的視角去溝通,這是非常關鍵的。

    8. 問題的關鍵在於怎樣思考手頭的想法。關鍵資訊應該包括三部分:已完成、要做的、需要協助的。

    這也是一種學習能力。學習能力不應只是一種能力與技巧,更應是一種理念與思維習慣,即應對成敗時及時地總結與不斷地思考。“擁抱檢查人員”會成為虛心學習的強大媒介。

    無論檢查團隊何時來檢查,員工都應該主動諮詢:“我們這裡有一個故障/問題,向您請教一下,其他的公司是如何處理的?”

    如果我們在某些領域的工作方式非常新穎和專業,我們會將檢查人員看作擁護者,並與之分享這些好的做法。

    如果我們在某些領域的工作方式非常糟糕並且需要幫助,我們會將檢查人員看作獲取相關資訊和解決方案的有利渠道。

    這種做法會在員工中產生“敏而好學,不恥下問”的風氣,而不是“諱疾忌醫”。

    人的天性會排斥檢查,認為檢查是在給自己的工作挑刺。但如果把檢檢視做對已有工作的最佳化和提高,就能以更開放的心態去面對了。所以,大多數時候阻礙我們的不是檢查本身有多麻煩,而是我們對於檢查的認知。

    總而言之,每種思維模式沒有對錯,更多地要去看自己想借助思維模式解決什麼問題。

    工具和手段是幫助我們思考的東西,是一種形式,最重要的是我們掌握了哪些事實依據,按照什麼方式思考,怎麼驗證、調整我們的方案。

    思考工具只是容器,最核心的是容器裡面的液體,即我們基於經驗、思考產生的洞察力。工具和方法論只是提高我們的工作效率和思路,根據經驗和思考去洞察問題,才是最核心的能力。

    所以,太過注重方法論、工具論,有時候也不是好事,這會讓我們在方法和工具裡迷路,忘記了方法和工具產生的原理。

    我們要從受眾/使用者的角度考慮問題,才能更好地感知問題點,去最佳化解決問題。例如,從產品經理專業的角度做產品效能,從受眾角度使用者角度去做產品功能,才能效能好,功能實用。

    高手所謂的“淺顯常識”,對於一般人而言,都如同天書般的高深。為什麼會這樣呢?因為很多人都靠著本能在工作,沒有養成獨立思考和深度思考的習慣。

    有時候,你自以為是在獨立思考,其實也只是無意識假定給你的預知判斷。所以,找到自己的思維模式、思維路徑,可以發現一些底層邏輯。

    去和別人的思維進行對比,學習打磨自己,保持持續地思考,在海綿式思維的基礎上培養淘金式思維。聚焦答案,而非聚焦問題。

    更高層次的系統思考及解決問題的能力是建立系統。沒有系統能力的企業,在解決一個問題的時候就會創造一大堆潛在的其他問題。久而久之,按下葫蘆浮起瓢,疲於解決各種例外問題,直到整個組織完美地相互鎖死。在這種情況下,改變只能等待外部衝擊或內部危機爆發。

    這是另外一個話題,找時間再談。

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